O workflow ou fluxo de trabalho, é como uma empresa organiza todos os seus processos. Passando por todos os setores da organização e sua rotina de tarefas, sendo importante ter um que funcione adequadamente e que permita o bom funcionamento do negócio.

Para escolher um modelo de maneira correta e assertiva, é importante levar alguns aspectos em conta na hora de fazer a escolha. E para deixar isso mais fácil, o blog da Frons traz um post com um passo a passo de como definir o seu workflow. Continue sua leitura e saiba como fazer a melhor escolha!

O que é workflow?

Antes de mostrar o tutorial para definir seu fluxo de trabalho, é preciso entender o que ele é exatamente. Basicamente, um workflow é um método de organização de processos que consiste em uma sequência lógica de etapas a serem realizadas, sendo preferencialmente automatizadas.

As etapas podem ser representadas em fluxograma de processos ou uma lista de verificação, para facilitar a sua compreensão por parte da equipe. Esse fluxo de trabalho pode ser executado individualmente ou com várias pessoas envolvidas, como no caso de um trabalho mais complexo.

Essa cadeia de tarefas que acontecem conforme uma sequência lógica é o que resume a definição de workflow. Ele é um verdadeiro roteiro de como os processos de uma empresa devem ser realizados.

Essa cadeia de tarefas que acontecem conforme uma sequência lógica é o que resume a definição de workflow. Ele é um verdadeiro roteiro de como os processos de uma empresa devem ser realizados.

Para deixar ainda mais fácil de entender, vamos ver um exemplo: o setor de marketing gera um lead para a parte de vendas, que entra em contato com ele e fecha negócio, após isso o financeiro recebe o pagamento e lança essa informação no sistema. Além disso, outras áreas vão ser mobilizadas no processo, desde a produção até a logística de enviar o produto.

Tipos de workflow

Existem 4 classificações de workflow e cada uma pode servir para diferentes tipos de processos. Então vamos ver aqui quais são esses modelos e como funcionam.

Ad hoc

O fluxo de trabalho Ad hoc é pensado para os processos mais dinâmicos, por exemplo, nos quais os envolvidos executam tarefas individuais. Ou seja, cada indivíduo realiza uma atividade que depende do trabalho do resto da equipe. Por conta disso, o Ad hoc é um tipo de workflow flexível e muito adaptável aos processos de cada organização.

Administrativo

Esse modelo, ao contrário do anterior, é pouco flexível e sua recomendação é para processos da área financeira, recursos humanos, gestão, logística, entre outros. Sua forma é rígida e apresenta poucas variações possíveis, sendo utilizado em atividades repetitivas e previsíveis. Dessa forma, os processos podem ser facilmente automatizados e evitando a perda de tempo do time administrativo.

Produção

Esse tipo aqui consegue processar uma enorme quantidade de dados e controlar diversas regras. Normalmente é usado em grandes empresas e organiza seus processos mais críticos com precisão.

Tipos de workflow

Ele possui regras bem definidas e precisa de uma auditoria para garantir seu controle, sendo ainda mais necessário quando é utilizado no setor financeiro da organização. E por essas grandes empresas geralmente se organizarem em funções e não em processos, a sua implementação costuma ser um pouco mais difícil.

Colaborativo

Nesse tipo de workflow, o trabalho coletivo é fundamental. Pois nesse caso os fluxos necessitam da colaboração dos profissionais de diferentes setores para tudo funcionar. Ele é muito utilizado junto de automações, assim, consegue facilitar a comunicação entre as várias áreas da organização envolvidas no fluxo de trabalho.

Passo a passo para montar o seu workflow

Para te ajudar com a tarefa de aumentar a eficiência dos seus processos e garantir melhores resultados, vamos explicar em um passo a passo como criar o seu workflow de maneira assertiva.

Siga a sua leitura e veja como definir o seu!

1. Analise os processos internos

Faça uma análise de como são os processos internos atualmente do seu trabalho, isso será fundamental para que você saiba o que já funciona bem e o que falta neles. Assim, você consegue identificar precisamente os pontos que ainda precisam ser melhorados na sua produção.

Com esse diagnóstico interno, fica muito mais fácil definir os caminhos a serem seguidos para obter os resultados desejados.

Para ler depois: Metodologia de gerenciamento de processos: 6 fases do ciclo de melhoria.

2. Defina responsáveis por cada coisa

Se todo mundo é responsável por algo, então, ninguém está cuidando dela. É necessário que as funções e responsabilidades estejam bem definidas, para evitar confusões e desentendimentos sobre quem deveria realizar determinada tarefa. Então isso deve estar claro no workflow, quem deve efetuar aquela atividade ou não. Assim, você garante clareza e objetividade na realização delas.

3. Escolha uma situação para o início do projeto

É essencial que exista uma situação que desencadeie o início de toda a sequência de etapas. Defina isso e faça com que todos os envolvidos saibam exatamente qual será o fato que dá início ao processo, para que quando isso acontecer a equipe consiga agir adequadamente.

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4. Crie uma listagem com todas as atividades a serem feitas

Para garantir que tudo ocorra conforme o previsto, crie uma lista com todo o planejamento de tarefas a serem executadas e os imprevistos que podem acontecer. Assim, você consegue manter toda a linha produtiva seguindo um cronograma e prevenir possíveis transtornos.

Uma boa dica para listar essas atividades é construir esse planejamento com a ajuda dos colaboradores, eles estão diretamente envolvidos na realização das tarefas e podem contribuir para a identificação das prioridades.

5. Todo começo precisa de um final

Se é importante definir um momento de início para o workflow, ele precisa também de uma situação que marque o seu encerramento. E aqui o planejamento ajuda muito na escolha desse marcador final e o resultado esperado.
Além disso, como na definição do gatilho para o começo do processo, é fundamental deixar claro a todas as partes qual é o ponto que finaliza todo o trabalho.

Passo a passo para montar o seu workflow

Por que usar um workflow na sua empresa?

Um bom workflow trará inúmeros benefícios ao seu negócio, ele contribui para a redução de despesas e desperdícios durante os processos. Além disso, pode ajudar com a produtividade e eficiência na produção, resultando em melhor desempenho de toda a organização.

O fluxo de trabalho bem organizado também auxilia no trabalho em conjunto: ele deixa a organização de atividades muito mais simples e objetivapadronizando os processos e tornando mais fácil que os colaboradores saibam o que fazer em cada etapa.

Com isso você tem um melhor monitoramento das atividades que estão sendo realizadas, além de conseguir prever as consequências que uma modificação durante o processo pode causar. Ou seja, ele permitirá diagnósticos mais precisos sobre problemas na operação inteira.

São várias vantagens para sua empresa e funcionários ao adotar um método de organização dos processos, até mesmo para você que trabalha sozinho ele vai ajudar. Então, pense sobre definir um workflow e teste no seu dia a dia para ver na prática os resultados.

Agora que você aprendeu a montar o seu workflow da melhor forma possível e como ele é importante, irá conseguir obter resultados melhores e trabalhar com muito mais eficiência. E se você quer desenvolver ainda mais o seu fluxo de trabalho, confira nosso post sobre como criar um fluxograma simples e produtivo.

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Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma e Gestão Empresarial. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 60.000 alunos na comunidade online. Com mais de 30 mil certificados emitidos, é CEO da Frons, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.