O que é 5s? Aprenda cada uma das 5 etapas e seus benefícios

Método 5S: qual a origem, pilares e benefícios para organizações?

Aprender o que é 5s pode gerar inúmeros benefícios para um empreendimento. A metodologia 5s corresponde a regras e comportamentos que devem ser seguidos para alcançar uma melhor produtividade no trabalho.

Essa técnica é versátil e pode ser aplicada desde de um quarto de estudos até uma grande empresa ou fábrica.

Como o 5s foi aplicado nas indústrias?

Após a derrota do Japão na Segunda Guerra Mundial, o país foi obrigado a acatar regras impostas pelos Estados Unidos, que ocupou o território japonês. Durante a guerra, também houve a explosão das bombas atômicas que foram lançadas em Hiroshima e Nagasaki.

O Japão precisava, portanto, reconstruir a infraestrutura e a economia da nação. Tanto a população quanto a condição financeira do país estavam extremamente abaladas.

Foi nesse período em que iniciou-se a reconstrução das indústrias japonesas. Foram criadas novas ferramentas, métodos e filosofias que foram capazes de melhorar a economia e a infraestrutura do Japão. Essas técnicas são utilizadas até hoje em diversos setores, o principal objetivo é aumentar a qualidade de todos os processos da empresa.

Um dos métodos que passou a ser utilizado em indústrias japonesas foi o 5s. Essa metodologia foi criada por donas de casa japonesas, o objetivo era a organização e administração do lar. Porém, com o 5s essas mulheres envolviam toda a família nas atividades organizativas e na manutenção da ordem na casa.

Essa cultura de manutenção do lar passou a ser implementada nas indústrias, como um programa básico para obter qualidade em uma organização. O 5s, ou “estilo japonês de administração”, passou a ser adotado por diversas empresas ao redor do mundo.

O que é 5s: como implementar cada etapa?

1) Seiri (Senso de Seleção)

Seiri é a etapa do 5s em que realiza-se uma seleção do material do local de trabalho. É a fase do descarte.

Essa etapa pressupõe que um dos motivos que incentivam a procrastinação é a existência de um ambiente bagunçado. Sendo assim, a desorganização é um obstáculo para a produtividade.

Segundo o método, o primeiro passo em um projeto é organizar o ambiente e o segundo passo é começar. Assim, deve-se observar o local com um olhar crítico e eliminar o que é desnecessário.

É preciso determinar:

• Quais atividades profissionais devem ser realizadas?
• Em qual espaço elas serão executadas?
• Quais objetos serão úteis?
• Quais objetos devem ser descartados?

A realização do Seiri precisa ser frequente, pois novos objetos podem surgir e,como consequência, novos obstáculos surgirão. O mais recomendável é tornar o Seiri um hábito, seja no quarto onde você estuda ou no escritório onde trabalha.

Benefícios do Seiri:

• Facilita o acesso a documentos e informações;
• Diminui a necessidade de espaço e estoque;
• Diminui o desperdício
• Diminui custos;
• Aproveita-se melhor o tempo e recursos disponíveis;
• Organiza-se melhor o espaço;
• Eliminação de obstáculos na hora de executar tarefas.

2) Seiton (Senso de Planejamento e organização)

Nesta etapa, deve-se planejar o ambiente de maneira funcional e estratégica. Os materiais necessários para a execução do trabalho devem estar dispostos de maneira visual e de fácil acesso.

Hoje em dia, o Seiton também deve ser pensado para organizar nossa vida virtual: os notebooks, computadores e celulares, pois eles também são utilizados profissionalmente.

É preciso separar materiais por função, entre essas deve-se criar hierarquias.

Os materiais que são utilizados constantemente devem estar perto do local onde se trabalha, como uma agenda em cima da mesa. Enquanto objetos que são utilizados raramente devem ser guardados em locais em que não atrapalhem a rotina, como armários ou estantes.

Caso você seja proprietário de um empreendimento, lembre-se que é preciso organizar os materiais utilizados pelos funcionários. Esses também devem estar perto do local em que são utilizados.

Após a organização, faça uma verificação se está tudo correto:

• Há um local determinado para cada tipo de objeto?
• Os materiais e equipamentos estão organizados e identificados?
• Os materiais quando utilizados são colocados de volta no lugar?
• Todos os materiais próximos do local de trabalho estão sendo utilizados?
• Há excesso de materiais em mesas/gavetas/armários?

Benefícios do Seiton:

• Maior facilidade para encontrar documentos e materiais;
• Menos estresse e perda de tempo ao procurar objetos;
• Diminuição na compra de novos materiais devido desgaste dos anteriores;
• Aumento do fluxo de informações;
• Maior agilidade na atividade profissional;
• Melhora no aspecto visual do ambiente.

3) Seisou (Senso de limpeza)

Em japonês, Seisou possui diferentes significados. O termo pode ser um adjetivo para algo limpo, caprichado ou esmero.

Nessa etapa, são informadas ações que devemos ter para mantermos o ambiente limpo. Os locais de trabalho quando estão limpos são mais eficientes do que quando estão sujos. Além disso, ferramentas e máquinas limpas duram mais e causam menos problemas durante a operação.É preciso manter a limpeza do ambiente e também educar os funcionários para mantê-la. Todos que frequentam a empresa precisam ter uma mentalidade de não sujá-la e ter cuidado com as áreas comuns.

Além disso, atitudes ecológicas como separar o lixo reciclável são uma forma muito importante de organização e limpeza.

É preciso verificar:

• Os equipamentos utilizados para trabalho estão limpos?
• O ambiente de trabalho está limpo e bem conservado?

Benefícios:

• Maior durabilidade dos equipamentos;
• Ambientes mais higiênicos, agradáveis e saudáveis;
• Menor desperdício;
• Melhoria da imagem interna e externa da empresa.

4) Seiketsu (Senso de saúde e bem-estar)

O objetivo desse senso é assegurar uma maior saúde física, emocional e segurança para os colaboradores de uma empresa. Essa etapa também destaca a importância das relações interpessoais no ambiente de trabalho.

Portanto, a liderança da organização deve tomar atitudes para aumentar o bem-estar geral no ambiente. É preciso cuidar para que as práticas realizadas nos sensos anteriores continuem, como a limpeza e organização do local. Também deve-se visar a saúde dos colaboradores, através de planos de saúde e exames de check-up gerais.

Cada organização precisa planejar medidas de segurança individuais e coletivos, visando um ambiente sem acidentes pessoais. A comunicação interna também é importante, para auxiliar relações entre os colaboradores de uma empresa, assim aumentando o bem-estar de todos.

É preciso verificar:

• Quesitos como iluminação, limpeza e conforto;
• Os colaboradores dos setores utilizam os equipamentos necessários e adequados para o trabalho?
• Esses equipamentos estão em boas condições e não oferecem riscos de acidentes?
• A relação entre todos da empresa está harmônica?

Benefícios:

• Menor risco de acidentes;
• Aumento do bem-estar do funcionário, por estar em um ambiente limpo, seguro e confortável;
• Melhoria na imagem da organização;
• Maior organização e controle dos processos;
• Prevenção de estresse;
• Maior engajamento da equipe;
• Melhores relações entre os membros.

5) Shitsuke (Senso de Autodisciplina)

Após a realização de todas as etapas, é preciso que as pessoas conscientizem-se sobre a necessidade da autodisciplina.

Esse é o momento em que é preciso que a organização tenha determinação para dar continuidade no que já foi transformado e continuar buscando melhorias contínuas. Para isso, deve-se delegar responsabilidades, organizar quando e como serão feitas as verificações das regras apresentadas acima.

Para tanto é preciso:

• Estruturar procedimentos claros e possíveis de serem cumpridos;
• Criar uma comunicação interna clara e objetiva;
• Organizar e cumprir cronogramas de tarefas;
• Entender o porquê da execução de cada tarefa, assim como explicar o porquê para a equipe profissional;
• Sempre verificar se as ações exigidas nos sensos anteriores estão sendo cumpridas.

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Benefícios:

• Melhoria contínua;
• Incentivo da disciplina e responsabilidade em todas as áreas da organização;
• Maior bem-estar e harmonia na empresa.

O programa 5s é capaz de aumentar a qualidade dos serviços ou produtos oferecidos por uma empresa. Quando a satisfação do cliente aumenta, também aumenta-se o número de vendas.

Para aprender mais sobre o método e ver exemplos práticos de como aplicá-lo em empresas, recomenda-se o curso 5S: Auditoria e Implantação.

Se interessa por métodos japoneses de administração e gestão? Confira nossa publicação 10 Posts sobre sistema Lean Manufacturing: aprenda tudo sobre.

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