Você conhece a ISO 9001? Trata-se de um sistema de gestão desenvolvido para garantir a otimização dos processos, maior agilidade no desenvolvimento de produtos e uma produção mais eficiente. Todos esses fatores trazem grandes implicações na satisfação dos clientes! Neste artigo, vamos abordar a metodologia empregada na ISO 9001, sua relação com o ciclo PDCA e como identificar se a organização está fugindo do padrão. Confira:
A ISO 9001 foi criada para melhorar a gestão das empresas e pode ser aplicada junto de outras normas de funcionamento, como normas de saúde ocupacional, meio ambiente e de segurança. Para conseguir a certificação da ISO, a empresa precisa cumprir requisitos específicos para garantir que tudo corra da forma adequada.
Por meio da ISO 9001, as organizações conseguem melhorar a prestação de serviços ao cliente, uma vez que a certificação confere maior agilidade no desenvolvimento dos produtos e na própria produção.
A certificação ISO 9001 confirma que a empresa dispõe de qualidade e segue as normas necessárias para desenvolver e oferecer os melhores produtos e serviços para o cliente. Além disso, há também o aumento da integração entre uma gestão de qualidade e as linhas estratégicas que a empresa segue.
Conquistar essa certificação significa conquistar também um atestado de reconhecimento nacional e internacional da qualidade do trabalho, uma vez que esta norma assegura boas práticas de gestão e relacionamento entre clientes e fornecedores. A ISO 9001 possibilita também desenvolvimento mais intenso dos colaboradores, servindo como alavanca na busca pela qualidade total, otimização dos processos e redução de custos.
Entretanto, vale lembrar que os resultados positivos serão obtidos apenas se estes conhecimentos forem aplicados na rotina de trabalho, de modo que seja gerado valor real à organização. Desta forma, logo serão notadas as melhorias na produtividade do time e um contínuo crescimento de desempenho.
Para alcançar este cenário, é essencial que a organização esteja completamente imersa no processo. Cada colaborador deve saber o que são suas tarefas e os motivos pelos quais ele a realiza, o que exige tempo e investimento em treinamentos e ferramentas.
Antes de mais nada, é essencial lembrar que o nome “PDCA” nada mais é do que a abreviação das iniciais de quatro etapas em inglês: “plan”, “do”, “check” e “action”, que significam “planejar”, “fazer”, “checar” e “agir”, respectivamente. O ciclo PDCA tem tudo a ver com a norma ISO 9001, uma vez que essa norma nada mais é do que a adaptação dos processos de uma empresa de forma global, seguindo uma abordagem Plan-Do-Check-Act.
Na prática, isso significa que o método PDCA irá estruturar as etapas da norma, regendo todo o funcionamento deste sistema de gestão da qualidade.
Antes de seguir com qualquer outra ação, a empresa deve fazer bons estudos do contexto organizacional atual, de modo que identifique os riscos e as oportunidades. O item 6 da ISO 9001 diz respeito à concepção do sistema que será implementado. Assim, entender bem o negócio, suas características, questões externas e internas, política de qualidade, planejar um sistema que considere riscos e oportunidades é o primeiro passo para que os objetivos definidos sejam claros e que seja traçado o melhor percurso para a melhoria.
Os itens seguintes da norma são o 7 e 8, relacionados ao Apoio e Operação. Estes itens estão relacionados à execução dos processos por meio de suporte e etapas de preparo. Em outras palavras, se a empresa quiser buscar os caminhos da certificação, será necessário prover pessoas, infraestrutura, equipamentos e recursos necessários para que os processos do sistema de gestão funcionem e gerem os resultados esperados.
Agora, vamos tratar do item 9, que diz respeito à verificação do desempenho obtido pelos processos na realização das atividades que foram planejadas. Aqui, é essencial que a empresa acompanhe, meça e cheque com precisão tudo que foi empregado por meio das auditorias internas, avaliações de desempenho e análises críticas do sistema de gestão via Alta Direção.
Finalmente, o item 10 soluciona as questões de praticidade nas ações de melhoria. As análises realizadas devem abrir caminho para o registro de eventuais não conformidades e, portanto, as ações corretivas que devem ser tomadas para solucionar os problemas que foram mapeados.
Ao ler as informações referentes à ISO 9001, você vai perceber que aparecem duas frases-chave: “manter informação documentada” e “reter informação documentada”. No caso da primeira, a norma determina que deve haver algum documento – como procedimento, instrução de trabalho, fluxograma, diagrama e até mesmo um projeto – para evidenciar que o requisito em questão foi atendido.
Por ser necessária a retenção da informação documentada, a ISO 9001 demanda a existência de algum registro. Este pode ser um formulário, um relatório, gráficos, planilhas e outros. Basta evidenciar que o requisito foi atendido.
Assim, a equipe deve determinar, elaborar e manter sempre atualizada a documentação que será uma evidência do atendimento à norma ISO 9001. Essa é uma tarefa de longo a médio prazo, que deve ser feita com extrema atenção. Como são estes documentos que irão evidenciar o cumprimento dos requisitos, os colaboradores de T.I. têm função estratégica na manutenção da segurança da informação.
Será necessário que eles utilizam de forma eficiente os mecanismos de bloqueio à intrusão, como firewalls, senhas difíceis de serem quebradas, assinaturas eletrônicas e, claro, tenham uma rotina constante de cópias de segurança das informações documentadas.
Após a implantação da norma ISO 9001, cabe à empresa contratar uma certificadora para a realização da auditoria externa de certificação. Se tudo correr bem, a empresa deverá receber o certificado com validade de três anos. Durante este período, ainda serão feitas mais duas auditorias de manutenção e uma de recertificação.
Para seguir com seus estudos, confira as seguintes leituras:
Como usar o PDCA e o Diagrama Espinha de Peixe?
Ferramenta PDCA: saiba tudo sobre ela
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