A gestão da qualidade utiliza diversas ferramentas conhecidas por siglas e o DMAIC é uma delas. Os atrasos na produção, o desperdício ou a falta de matéria-prima, os erros entre os processos e ausência de manutenção nos equipamentos são alguns dos fatores que podem gerar consequências diretas no resultado de um negócio.
Por isso, todas as empresas, sejam de pequeno ou grande porte, estão preocupadas em criar os melhores processos e também os mais produtivos e esse objetivo pode ser alcançado utilizando o método DMAIC. Mas como ele é aplicado?
No post de hoje, vamos explicar o que é DMAIC, como funciona cada uma das etapas deste método e como usá-lo para orientar a melhoria de processos em uma empresa. Acompanhe!
DMAIC é a abreviação das palavras em inglês: Define, Measure, Analyze, Improve e Control. Quando traduzido para o português, significa: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. A sigla se refere a um método usado como um roteiro para orientar o desenvolvimento de processos.
As etapas que formam esse método visam planejar, controlar o fluxo de trabalho visando chegar a metas de otimização definidas. O DMAIC é composto por cinco etapas e cada uma ajuda a reunir dados e informações para tomadas de decisão estratégicas e bem orientadas.
Por permitir uma análise mais detalhada, o DMAIC é a base da metodologia Six Sigma.
Quando uma empresa opta por implementar a metodologia Six Sigma, naturalmente se utiliza do DMAIC como ferramenta. Os principais objetivos do método é:
Com tudo isso em prática, o retorno financeiro e a competitividade da empresa aumentam.
As palavras que formam a sigla DMAIC se referem às 5 etapas de funcionamento do método que devem ser realizadas na ordem. Se ao final do ciclo o resultado que era esperado não foi alcançado, um novo ciclo deve ser iniciado e repetido quantas vezes forem necessárias até que a melhoria seja atingida. Veja como funciona cada etapa:
A primeira etapa do DMAIC consiste em definir os pontos que serão trabalhados durante todo o ciclo. Para isso, é necessário estudar e analisar todas as possibilidades de melhoria existentes.
Aqui também são definidos quem fará parte da equipe que vai conduzir todo o processo. Os envolvidos devem ser diversificados para ter contribuições de diversos pontos de vista.
Também faz parte desta fase o alinhamento em relação às expectativas com o resultado que se espera alcançar através da realização desse método.
É importante fazer um brainstorming rico nessa fase para selecionar os problemas de forma objetiva, focando naqueles que são mais relevantes e viáveis.
Esta etapa do DMAIC envolve compilar dados estatísticos dos indicadores de desempenho da empresa incluídos no processo que será otimizado.
É importante ter dados quantitativos que permitem fazer uma comparação mais acertada lá na frente, possibilitando verificar a eficácia das mudanças por meio dos resultados.
Dessa forma, a equipe consegue estudar em detalhes o cenário atual da empresa, verificar onde há acertos e os erros que precisam ser reparados.
Dica: não comece a implementar ações sem antes reunir os dados e informações relacionados ao momento pré-mudança.
Algumas ferramentas auxiliares nessa fase do DMAIC são o Diagrama de Ishikawa e o Gráfico de Pareto.
O terceiro passo do DMAIC é ‘Analisar’. As ações aqui executadas serão fundamentais para formular os processos que vão solucionar o problema e trazer as melhorias necessárias. Ou seja, aqui são definidos qual é a causa principal ou origem do problema.
Nas etapas Definir e Medir, a equipe vai se empenhar sobre várias ocorrências e encontrar os motivos que levam a cada uma delas. Contudo, é importante chegar na causa mãe, ou seja, aquela que gera os desvios e que podem impedir o processo de funcionar 100%.
Com essa definição, a expectativa é conseguir trabalhar melhor na formulação dos planos de ação para melhoria.
Para essa análise ficar mais fácil, a equipe pode usar a técnica dos 5 porquês da qualidade, um método simples, criado pelo engenheiro mecânico Taiichi Ohno (1912-1990), que visa a solução e o descobrimento de causas raízes de problemas.
Esta é a etapa que começa a execução, a equipe coloca a mão na massa para ‘Melhorar’ o que foi identificado no passo anterior como causa raiz do problema.
Com essa informação, os envolvidos relacionam as oportunidades de solução, seleciona aquelas que são mais viáveis para testar e criar planos de ação que vão atestar a eficácia de cada uma.
Para orientar os testes, a ferramenta 5W2H é bastante eficiente para guiar os planos de ação.
Com os resultados adquiridos é possível identificar quais melhorias são mais efetivas para acabar com a causa raiz do problema e para serem implementadas em toda a empresa.
Nesta quarta etapa, a equipe pode identificar diversas possibilidades de ação, mas nem todas precisam ser testadas. Elas podem ser registradas para serem utilizadas em uma oportunidade futura.
As mudanças que serão implementadas devem ser monitoradas por um responsável pelo DMAIC, que vai acompanhar a execução do processo em larga escala.
A última etapa do DMAIC é ‘Controlar’. Esta fase garante que a empresa mantenha a busca pela melhoria contínua dos processos. Depois de tanto trabalho para colocar os planos de ações em prática, é fundamental monitorar o desempenho e os resultados alcançados.
É recomendado criar checklists para fazer o controle das tarefas que compõem o plano. As cartas de controle podem ajudar a quantificar esse progresso.
Essa tarefa de finalização pode ser dividida entre os membros da equipe e analisada depois nas reuniões para verificar os resultados desde o nível operacional até o retorno financeiro alcançado com as melhorias.
Dessa forma, o ciclo do DMAIC se fecha, mas deixa como herança uma empresa mais organizada, que executa seus processos de maneira eficaz.
Se você quer saber mais detalhes sobre cada fase, confira o vídeo do Master Black Belt Carlos Sander gravou para a Frons sobre o assunto:
O PDCA e DMAIC são ferramentas com foco na melhoria contínua de processos, mas que se diferem principalmente em suas etapas de planejamento.
O PDCA é formado apenas por uma etapa de planejamento, enquanto no DMAIC esta fase é dividida em definir, medir e analisar, como vimos com detalhes no tópico anterior. Por isso, o primeiro método é mais simples e mais rápido de ser utilizado, envolve menos pessoas, menos ferramentas e menos áreas.
Já o DMAIC tem um viés mais estático, com etapas bem elaboradas baseadas em indicadores de performance, por isso, muitas vezes é considerado uma evolução do PDCA.
Podemos resumir que as etapas do PDCA e do DMAIC são sim bastante semelhantes, porém o DMAIC acaba focando um pouco mais em planejamento e utiliza-se de ferramentas estatísticas mais aprofundadas. Sendo assim, você estaria apto a resolver problemas mais complexos.
A imagem abaixo mostra um pouco do Ciclo PDCA.
O DMAIC pode ser aplicado em qualquer área e tamanho de empresa que queiram solucionar problemas e melhorar seus processos. Ele é especialmente útil nos casos mais vulneráveis e de risco.
Utilizando este método, você consegue entender melhor as demandas, quais são as necessidades, como reduzir erros de equipes e a melhor forma de lidar com projetos.
O DMAIC também pode se aliar ao modelo CANVAS, quer saber como? Assista nosso vídeo sobre o assunto:
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