O ciclo PDCA é um importante método utilizado para otimizar processos e contribuir com a solução de problemas. Se você quer melhorar a execução de estratégias no seu trabalho e garantir mais qualidade no serviço realizado, essa metodologia vai te ajudar.
Continue a sua leitura aqui nesse post e confira tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta altamente eficiente de otimização.
PDCA é a sigla que designa quatro atividades que devem ser realizadas de forma cíclica, sendo:
Cada uma delas formam o Ciclo de Melhoria Contínua, que vão desde o planejamento até a ação de melhoria.
Essas quatro ações aplicadas nos processos se fecham, formando um círculo. É um processo contínuo para promover constantemente melhorias. Além disso, ao contrário de outras ferramentas de qualidade, o ciclo PDCA não foi criado para ser utilizado uma única vez, mas sim várias.
Isso acontece porque o método parte da ideia de que nenhum planejamento é final, pois eventuais ajustes podem ser feitos. Essas pequenas modificações garantem que os resultados sejam alcançados com eficiência e qualidade. Com isso em mente, a organização pode utilizá-lo tanto nos projetos quanto na estratégia da empresa.
O PDCA é um método interativo e que traz diferentes resultados a cada repetição, sendo uma ferramenta de uso constante para garantir mais sucesso na solução de transtornos. Ele pode ser escolhido tanto para essa resolução de problemas como para a implementação de novas ideias na organização.
O modelo PDCA é uma ferramenta estratégica muito eficiente para sistematizar os processos do negócio com qualidade e eficiência, sem ser algo complexo e cheio de detalhes que podem confundir os participantes do projeto ou organização.
Com a sua utilização, a equipe terá a capacidade e conhecimentos necessários para se organizar de forma mais produtiva nas atividades. Sendo assim, ele possui diversas vantagens como:
Ela pode ser utilizada tanto para comércios pequenos quanto para multinacionais gigantes, basta seguir às quatro fases que compõem o ciclo. Assim, cada empresa implementa o processo da forma que for melhor para a rotina da organização.
Além disso, o ciclo PDCA mantém os colaboradores a par tanto dos objetivos quanto do andamento dos projetos. Suas etapas deixam mais claros os pontos positivos e negativos dos projetos, resultando na aplicação de medidas preventivas e corretivas. Assim, os colaboradores conseguem um conhecimento mais profundo das demandas.
Aplicar o método de forma contínua o torna parte da estrutura de raciocínio dos processos da empresa, proporcionando resultados perceptíveis no nível das entregas e nos resultados gerais.
Por ser uma ferramenta de aplicação simples, que não exige grandes transformações, ela pode ser aplicada com facilidade na gestão de diversos tipos de projeto.
Agora que já vimos o que é esse método e quais os seus benefícios, chegou a hora de mostrar como aplicá-lo em seus processos de trabalho e organização. Confira a seguir cada uma das etapas pertencentes ao ciclo:
Antes de qualquer ação, é preciso planejar. Esta etapa é essencial para definir os objetivos da organização, o que é preciso para alcançá-los e como realizar essas ações. Por exemplo, no caso de um projeto de construção civil, nada acontece até que o Termo de Abertura do Projeto ou algum outro documento formalize os próximos passos.
Não é à toa que o planejamento é a etapa inicial de qualquer projeto. Esse é o momento para analisar com profundidade o processo que será otimizado.
Para isso, primeiramente, é preciso identificar quais são os problemas que podem ser solucionados para proporcionar melhorias nos processos e estratégias do projeto. Então, não deixe essa etapa de lado, pois ela é muito importante para o andamento correto do ciclo.
Após isso, o ideal é observar o problema e suas características, por diversos pontos de vista. Dessa forma, é possível compreender exatamente o que está causando ele e então partir para o próximo passo que é analisá-lo.
Faça uma análise profunda de todas as causas possíveis para o erro e realize testes para separar quais são os prováveis ou não, além de colocar eles em uma ordem definida pela sua relevância.
Para terminar essa etapa, após ter encontrado o que está causando a falha com as informações coletadas, é necessário criar um plano com ações para resolver isso. Nesse caso, a ferramenta 5W2H pode ser de grande ajuda na criação desse plano.
Para conseguir realizar tudo que descrevemos, vale a pena revisitar alguns questionamentos importantes para o bom andamento das atividades:
Com isso você já tem o suficiente para continuar no ciclo e realizar a segunda etapa.
Após definir os objetivos e os responsáveis pelas etapas do projeto, chegou o momento de colocar tudo em prática na fase de execução. Se for necessário, é importante repassar as responsabilidades e os prazos de entrega de todos os envolvidos.
Aqui, surgem dois desafios para os gestores: destacar, de forma clara, qual a importância dos colaboradores no processo de produção e garantir que as atividades serão executadas conforme o planejamento.
Por esses motivos, a etapa de execução precisa ser monitorada com muita proximidade para que tudo saia conforme descrito no plano de ação. Afinal, como as tarefas estão sendo realizadas é essencial para que as melhorias planejadas sejam implementadas com eficiência.
De nada adianta fazer um ótimo plano de ação que delineia com maestria as soluções se a execução não for feita com uma excelência semelhante.
Este é o momento de validar as atividades executadas seguindo o que foi planejado anteriormente.
Um colaborador encarregado deve avaliar de forma crítica os prazos, a qualidade, os custos e os recursos. As informações obtidas devem ser documentadas para uma posterior gestão de conhecimento.
Essa análise pode ser feita por indicadores de desempenho ou até mesmo reuniões de acompanhamento, que devem ser realizadas com frequências definidas pelo gestor do projeto.
Além disso, esse é o momento ideal para avaliar os resultados que estão sendo obtidos pelas mudanças implementadas. A análise constante de métricas relevantes é fundamental para entender se as metas estabelecidas foram atingidas.
Essa é uma etapa que deve ser realizada com cuidado, pois ela é essencial para garantir a melhoria contínua.
Após identificar as eventuais falhas que surgiram durante a execução do planejamento, chega o momento de fazer os ajustes necessários. Essa é a etapa que mais caracteriza o PDCA como um ciclo, pois todas as fases anteriores devem sofrer alguns ajustes para garantir que o objetivo esperado será atingido.
Esse é o momento de agir para que todas as mudanças que deram certo sejam padronizadas, fazendo parte dos processos. Isso é fundamental para que os resultados se mantenham positivos e para que problemas já solucionados não tenham chances de aparecer novamente.
Sendo assim, um momento crucial, porque se separa o que deu certo do que deu errado. As mudanças efetivas começam fazem parte da empresa e as que não funcionaram voltam ao início do ciclo para serem analisadas.
Para finalizar o método, você deve realizar uma análise de todos resultados alcançados e documentar eles — isso pode ser feito com a ajuda de gráficos ou um diagrama de Pareto — além de identificar o que ainda pode ser melhorado futuramente, na realização de novos ciclos.
Por isso, o modelo PDCA é uma ferramenta de melhoria contínua, ele promove a constante evolução dos processos da organização.
Entendeu como o ciclo pode te ajudar a otimizar sua execução de estratégias? Essa ferramenta é muito útil na evolução de processos e deve ser por todos no mercado, desde os gestores até os iniciantes. Confira aqui no blog da Frons muitos outros conteúdos que vão te ajudar a melhorar cada vez mais no seu trabalho.
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