PDCA e Kaizen: conheça as diferenças entre as duas ferramentas

Você já deve ter ouvido falar no ciclo PDCA, um método muito utilizado na solução de problemas das empresas – principalmente aqueles que não são visualizados com tanta clareza. Enquanto isso, outro método muito aplicado também é o kaizen, utilizado para reduzir os custos e aumentar a produtividade da equipe. Mas qual será a diferença entre essas duas metodologias? Será que são complementares? Continue a leitura e saiba mais sobre o PDCA e Kaízen!

O que é PDCA?

Como mencionamos acima, o ciclo PDCA nada mais é do que uma metodologia empregada na hora de solucionar problemas que não são facilmente identificáveis. Geralmente, esses problemas continuam insistindo em atrapalhar a produção e, por isso, já passaram por várias tentativas de solução sem sucesso. Assim, o método visa acelerar e aperfeiçoar a produção da empresa identificando os problemas, as causas que estão relacionadas a eles e as soluções.

Um dos pontos mais atrativos deste método é sua interatividade. Como já é indicado pelo nome, o ciclo PDCA depende dos colaboradores para ser executado. Assim, a cada vez que o ciclo é feito, o time irá obter resultados diferentes e, assim, sucessivamente. Estes resultados serão utilizados nas próximas vezes de forma cumulativa, ou seja, este é um método contínuo. 

O ciclo PDCA é formado por quatro etapas. A primeira é a etapa Plan, que diz respeito à estratégia que será aplicada para resolver o problema. Para isso, é preciso identificar o problema e buscar o histórico dele. Em seguida, este problema deve ser cuidadosamente observado e analisado para que seja possível criar um plano de ação a fim de solucioná-lo.

A etapa seguinte é a “Do”, ou “execução”. Essa é a etapa onde o plano de ação que foi criado será executado. Vale lembrar que essa é uma fase que exige um acompanhamento atento, uma vez que as ações serão executadas conforme o planejamento. 

Depois, vem a etapa “check”, que envolve uma verificação de tudo que foi feito e dos resultados que foram obtidos com o plano de ação. Este é o momento de verificar se o que foi planejado foi implantado corretamente. 

Por fim, a última etapa é a “act”, que traz uma reflexão sobre as ações que serão tomadas depois do término do ciclo. O que deu certo deve ser padronizado, e o que não deu deve ser melhorado.

Para debater qual ferramenta é melhor ou, até mesmo, qual usar entre PDCA e Kaízen, falta lhe mostrar a segunda.

E o Kaizen?

Você deve ter observado que o PDCA é um método bastante prático, certo? Agora, vamos saber mais sobre o Kaizen. “Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje” é a frase que define este método. Criado pelo professor Masaaki Imai, essa metodologia busca a qualidade total junto da melhoria constante por meio do aperfeiçoamento diário. A palavra “kaizen” significa “mudança para melhor”, e é este o objetivo deste método.

Para Masaaki, a aplicação do Kaizen exige que alguns preceitos sejam incorporados na filosofia da empresa. Por exemplo, o desperdício deve ser eliminado, todos os colaboradores devem estar plenamente envolvidos, o método não deve implicar em custos para a empresa, entre outros.

O Kaizen busca a melhoria contínua, mas isso não significa que as mudanças serão implementadas rapidamente. Por exemplo, para a administração, o método sugere que o gerente dedique ao menos 50% do seu tempo ao aprimoramento. Isso significa utilizar papel de rascunho para impressões, compartilhar informações importantes com o time, entre outras. Já no Kaizen para pessoas, a ideia é dar os estímulos certos para que elas demonstram mais empenho para realizar suas tarefas.

Os times que aplicam o Kaizen costumam realizar um estudo de todos os problemas que precisam ser solucionados. Então, eles irão verificar se soluções fáceis podem ser aplicadas ou se há necessidade de aplicar o ciclo PDCA para agilizar e melhorar o entendimento dos processos.

Quer entender melhor sobre Kaizen? Temos um vídeo curtinho pra te auxiliar no conhecimento sobre a metodologia:

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Afinal, devo usar o Kaizen ou o ciclo PDCA?

A resposta para essa pergunta é: depende. Um grande benefício do ciclo PDCA está na facilidade incorporada ao método. Por ser prático e intuitivo, o PDCA pode ser aplicado a projetos dos mais simples até os mais complexos, já que os resultados do ciclo irão guiar a equipe em direção à melhoria contínua. Isso implica em mais eficiência nos processos e maior produtividade da equipe, que passa a trabalhar nos projetos com muito mais agilidade. Por exemplo, a Arezzo, conceituada marca de sapatos, aplica o PDCA na estratégia de vendas, ensinando aos vendedores um método de gestão estruturado.

Por outro lado, o Kaizen foi uma das ferramentas que ajudou o Japão a se reconstruir após a Segunda Guerra Mundial. Muito disso vem da filosofia do método de que não há necessidade de grandes investimentos para que melhorias significativas sejam aplicadas. Com pequenas melhorias feitas na rotina, grandes resultados podem ser alcançados a longo prazo. Assim, o Kaizen é uma excelente opção para criar uma cultura nova na empresa.

Agora que você já aprendeu um pouco sobre PDCA e Kaízen, continue seus estudos sobre melhoria e qualidade com as seguintes leituras:

Conheça as etapas do Ciclo PDCA

Planilha do Ciclo PDCA: como fazer?

Como aplicar Kaizen: confira o passo a passo para conseguir melhorias

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