Planilha do Ciclo PDCA: como fazer?

Você conhece o Controle Total de Qualidade? Trata-se de uma metodologia que busca aplicar melhorias contínuas por meio de diversas ferramentas, como o Ciclo PDCA, responsável pelo planejamento de processos, suas aplicações, previsão de falhas, soluções e análise de resultados. Neste artigo, vamos dar enfoque aos principais pontos do Ciclo PDCA e como utilizar essa ferramenta em uma planilha. Confira:

O Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA – ou Ciclo de Deming, como também é chamado – é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um ciclo de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e, por fim, agir (act). O objetivo deste ciclo é ajudar a entender não somente as origens de um problema, mas também as possíveis soluções, focando sempre na causa e não nas consequências.

Assim que a oportunidade de melhoria for identificada, é chegada a hora de colocar em prática as atitudes que mudarão o que for necessário para atingir os resultados desejados com mais eficiência e qualidade. Esse é um método que parte do princípio de que o planejamento não é algo absoluto, ou seja, que não ocorre uma única vez. Assim, ao longo do processo, pode ser que haja necessidade de mudar o planejamento. É exatamente aí que o Ciclo PDCA entra, com um controle contínuo que contribui para que cada fase se desenvolva da melhor forma possível.

As origens do PDCA

Em meados da década de 20, o físico norte-americano Walter Andrew Shewert, muito conhecido por sua atuação na área do controle estatístico de qualidade, criou o Ciclo PDCA. Entretanto, foi só na década de 50 que essa ferramenta foi popularizada em todo o mundo pelo professor William Edwards Deming, famoso por sua dedicação às melhorias dos processos produtivos nos EUA durante a Segunda Guerra Mundial.  

Fases do Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é formado por 4 fases, o que não significa que elas devam ser realizadas necessariamente de forma linear. Conheça-as abaixo: 

Planejar (Plan)

Na fase do planejamento, serão estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Para isso, basta refletir e responder algumas perguntas: quais serão os problemas resolvidos dessa vez? Por que é tão importante resolver essa questão? Para que tudo corra de forma eficiente, é essencial que o gestor saiba como realizar planejamentos de projetos, com conhecimento sobre os diversos modelos de planejamento existentes para selecionar aquele que seja mais adequado. Aqui, vale utilizar ferramentas como o Diagrama de Ishikawa, 5W2H ou aquela que melhor se adequar. 

Fazer (Do)

Depois de identificar devidamente todos os problemas e realizar esboços das metas que serão alcançadas, é hora de colocar tudo em prática. Essa é a fase em que o plano de ação será realizado de acordo com o que foi planejado anteriormente, tomando cuidado para que não haja desvios pelo caminho. Porém, caso isso aconteça e não seja possível executar aquilo que foi planejado por algum motivo, basta voltar à fase anterior e verificar quais foram os motivos que causaram a falha do planejamento. Por outro lado, se a iniciativa for executada conforme o previsto, é hora de seguir para a próxima fase.

Checar (Check)

Agora, a próxima fase é a de checagem. Aproveite este momento para fazer um monitoramento sistemático da realização de cada atividade que foi definida no plano de ação para comparar o previsto com o realizado, identificando também eventuais falhas que possam ser sanadas no próximo ciclo. Vale observar também possíveis oportunidades de melhoria que possam ser utilizadas no futuro. Para isso, é essencial o bom uso de uma boa metodologia estatística para evitar erros e economizar tempo e recursos.

Agir (Act)

Se tudo tiver corrido conforme o planejado e todas as metas tenham sido alcançadas, o gestor pode adotar o plano aplicado como padrão. Mas se algo não tiver saído como o esperado, é hora de direcionar as ações para os pontos que impossibilitaram o alcance dos objetivos estipulados. Depois de finalizar a análise de dados, é preciso realizar os ajustes que sejam necessários para corrigir falhas e implantar melhorias imediatas, retomando o ciclo PDCA. 

Planilha PDCA: como fazer?

Para que o ciclo PDCA tenha um bom funcionamento e solucione os problemas da organização, é essencial que todas as fases e objetivos tenham definições claras. Assim, ao reduzir eventuais erros que possam ocorrer, economiza-se tempo e recursos.

Por isso, uma boa dica é organizar o que será feito em uma planilha PDCA simples, mas eficiente. Utilizando programas como o Microsoft Excel ou o Google Spreadsheets, do Google Drive, crie uma planilha com três colunas. O nome da primeira será “PDCA”, da segunda será “Descrição” e da terceira será “Ferramentas”.

Os próximos passos também são simples. Na coluna que dá nome ao método, utilize uma célula para escrever cada fase do ciclo. Na segunda coluna, descreva as tarefas que são necessárias para a realização da fase. Por fim, na terceira coluna, marque as ferramentas que irá utilizar, como o Diagrama de Ishikawa, o método 5W2H e assim por diante. No fim, você deve ter diversas células descritivas de processos na coluna do meio, acompanhadas de ferramentas na terceira coluna.

Uma das maiores vantagens do Ciclo PDCA é a confiabilidade do método, que confere ainda mais eficiência na execução das atividades da empresa. Apesar de ter uma aplicação simples, o método exige atenção para ser utilizado da forma correta. Assim, ao organizar cada uma das fases na planilha PDCA, a visualização das etapas fica mais fácil e eficiente, o que evita erros e poupa tempo.

Vale lembrar que as etapas do PDCA podem ser sempre melhoradas e adaptadas conforme as necessidades da empresa.

Para saber mais, confira as leituras abaixo:

Exemplos de PDCA em uma empresa para otimização de processos

Lean seis sigma para serviços: como funciona?

5 vantagens do PDCA: o que é e como implementar

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