Uma das principais preocupações de um gestor é a de estabelecer um detalhamento completo das atividades a serem desenvolvidas e da meta final a ser atingida em uma organização, em que o plano de ação se apresenta, portanto, enquanto a materialização dessa etapa.
Isso porque sem ele é impossível realizar um gerenciamento de qualidade e assertivo. Afinal, como estar presente e atuante no mercado e não construir uma estratégia que o auxilie a desenvolver um propósito? E como imaginar alcançá-lo e manter uma estabilidade sem qualquer projeto traçado?
Por isso, veremos a seguir sobre o que é o plano de ação, sua importância, os principais tipos e como aplicá-lo em seu negócio. Continue a leitura e confira!
O plano de ação é a metodologia referente a uma estratégia de gestão, que tem enquanto objetivo estruturar e descrever execuções e planejamentos necessários para o alcance dos objetivos previamente estabelecidos, ou até mesmo a resolução de determinadas falhas e limitações de projetos e produções.
Ele é uma das ferramentas básicas de qualquer gerenciamento, pois sua composição e desenvolvimento garantem que nenhuma atividade será negligenciada e que as tarefas estabelecidas estejam alinhadas com o propósito final do seu negócio. Tendo, portanto, um caráter fortemente centralizador e sistemático.
Na prática, é incorporado ao nível individual —para sua atuação enquanto profissional, independentemente do nicho ou setor que atue, e também como uma metodologia coletiva dentro das empresas, trazendo mais firmeza e estabilidade para os seus processos.
Na esfera organizacional, pode estar presente em diferentes departamentos e operações, como no setor de recursos humanos, áreas financeiras e de gestão de riscos, serviços de expansão e melhorias, cadeia de suprimentos e muito mais.
Leia ainda: 5 passos para montar um plano de ação para reduzir custos!
Com um mercado cada vez mais competitivo e com tendências sempre muito aceleradas de mudança e crescimento, saber fazer e estruturar o básico das ações que norteiam todo o trabalho de uma organização é essencial.
É nessa característica que se sustenta a importância e impacto do plano de ação. É ele que busca conceber, arquitetar e esclarecer quais são os objetivos, prioridades, o que é necessário para alcançá-los e quais os caminhos a serem seguidos.
Para sua empresa, é ter uma definição clara do caminho a ser seguido, da capacidade de execução dos recursos e colaboradores e do foco que conduz e orienta o próprio sentido do negócio.
Para seus funcionários, significa a chance de produzirem um trabalho mais coerente e alinhado às expectativas, um aumento da capacidade de produção e uma atuação assentada ao propósito do empreendimento.
Não existe uma estrutura única para essa elaboração, mas são dispostas algumas etapas de planejamento que se mostram essenciais para a definição de um planejamento estratégico de sucesso. Confira!
Você consegue definir qual o propósito da sua organização? Qual a finalidade do seu posicionamento no mercado? Há valores, visões e metas bem estabelecidos? Qual será o diferencial apresentado a parceiros, colaboradores e consumidores?
Esses são os principais pontos norteadores para qualquer etapa de planejamento, já que é com base nesses objetivos que você irá alinhar todas as ações a serem descritas e desenvolvidas.
Sabendo destes objetivos, você consegue traçar, de forma ainda mais precisa, assertiva e detalhada, quais tarefas podem ajudá-lo a concretizá-los. Para isso, devem ser concebidas com base nas especialidades de cada departamento e de maneira a possuir uma ordem condizente com a cronologia e lógica de suas execuções.
É preciso garantir ainda que sejam passíveis de serem executadas, podendo ser subdivididas em tarefas menores e mais simples, respeitando a escala hierárquica da integralidade dos macroprocessos.
É fundamental ter certeza de que ao colocar determinada tarefa em prática, os colaboradores terão à disposição todos os elementos e recursos necessários para um bom desenvolvimento da atividade.
E para um cálculo assertivo e otimizado, é preciso identificar, detalhar e estabelecer um orçamento para sua aquisição e manutenção, com base na expectativa de consumo e funcionamento.
Para sua análise precisa e qualificada, deverão ser estudados e aplicados indicadores de desempenho que viabilizem a detecção e quantificação da performance, fundamentadas em critérios e referências pré-estabelecidos. Possibilitando, desta maneira, a constatação dos resultados e reconhecimento de possíveis limitações e falhas nessas execuções.
Estar à frente de uma gestão significa também reconhecer capacidades e contar com uma cadeia de profissionais que tenha a competência necessária para compreender e assumir as responsabilidades necessárias. Ao definir essas funções, é preciso que você considere o nível de entrega e experiência do colaborador, sabendo criar oportunidades de engajamento e dedicação.
O cronograma esperado deve estar sempre alinhado com os itens anteriormente mencionados. Com base nos objetivos, recursos, operações, metas de acompanhamento e pessoas designadas a desempenhá-los, quais os prazos possíveis de serem executados de forma funcional e otimizada?
A partir disso, programe o plano de ação, estipule data de início, tempo máximo de entrega e planeje ainda uma possível janela para imprevistos e aprimoramentos.
Elabore uma representação de toda a estratégia do seu plano de ação. Ela deve estar acessível a qualquer momento para líderes, gestores e colaboradores responsáveis por colocá-los em prática. É necessário ainda que essa atividade e os profissionais estejam abertos para a possibilidade de aperfeiçoamentos e adaptações, quando necessário.
De posse dos indicadores de desempenho, do feedback dos colaboradores envolvidos e dos resultados práticos obtidos, você precisa estabelecer enquanto uma atuação contínua uma frequente análise voltada para a melhoria constante desses projetos.
Essa inclinação é o que garantirá um caráter inovador e a especialização da sua organização, voltada para um aprimoramento permanente do crescimento e desenvolvimento.
Existem algumas ferramentas e tipos de plano de ação já estruturados que podem ser incorporados às demandas e necessidades do seu negócio. Confira abaixo algumas das mais utilizados:
O método ou ciclo PDCA é um instrumento que tem enquanto foco viabilizar a melhoria contínua dos processos a partir da aplicação de 4 operações:
Com elas, é possível atingir a compreensão e manejo de possíveis limitações e falhas, assim como a criação de resoluções, com ênfase em processos que a originaram, para ser possível criar uma reparação mais assertiva.
O plano de ação 5W2H é orientado por 7 questões principais, essenciais para a qualidade da metodologia a ser construída:
Aproveite para ler o nosso post completo sobre o checklist de 5W2H aqui em nosso blog para compreendê-lo a fundo.
O método ver e agir tem enquanto proposta a aplicação em falhas e limitações já identificadas e passa a elaborar um plano de ação que esteja ancorado na capacidade e experiência do profissional à frente da situação.
Na prática, parte da definição, ordenamento das prioridades das questões, caracterização, cumprimento e acompanhamento das informações e resultados passam também a serem mensurados e armazenados, para ocorrerem futuras considerações.
A metodologia SMART é uma referência a algumas execuções que asseguram a construção de objetivos passíveis de serem alcançados. Sua nomenclatura remete às seguintes etapas:
Essas práticas podem ser aplicadas tanto para as ações individuais quanto coletivas, com o intuito de buscar determinar metas palpáveis.
A análise SWOT está relacionada ao reconhecimento preciso e detalhado do desempenho atual dos resultados e metas e objetivos ainda não alcançados. O termo está relacionado à força, fraqueza, oportunidades e possíveis ameaças, tanto internas quanto externas em uma organização.
O objetivo maior é o de que sejam estabelecidas possíveis jornadas para fortalecimento e destaque no mercado e frente a competidores e consumidores.
MASP, ou método de análise e solução de problemas, tem enquanto intuito o reconhecimento de falhas complexas e proposição de medidas de resolução definitivas, buscando erradicar a origem dessas limitações — de modo a não possibilitar que ocorram novamente. Sua finalidade é, portanto, impactar positivamente os resultados e colocar a organização em uma posição de destaque e excelência.
E aí, conseguiu compreender a fundo a importância e impactos da implementação de um plano de ação? Afinal, essa é uma das principais ferramentas de uma gestão assertiva e de qualidade. A propósito, que tal complementar sua leitura com nosso post sobre Sistema de Gestão Integrada e entender o que é como adotá-lo?
Continue acompanhando o nosso blog para essas e outras informações essenciais para o mundo dos negócios. Nos vemos no próximo post!
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