Projeto de Melhoria Contínua
Projeto de melhoria contínua é aquele que mexe o ponteiro da empresa de alguma forma, seja reduzindo custos, aumentando resultados, melhorando a qualidade do serviço e/ou produto, fazendo com que as metas e objetivos sejam alcançados mais rapidamente.
Sem tempo para ler o post? Então, escute o episódio “Melhoria contínua: realidade ou modismo?” do nosso podcast Business Break: https://api.soundcloud.com/tracks/660159272
Criar um projeto de melhoria contínua dentro de uma empresa é começar um ciclo que só terá fim se o negócio não existir mais. Afinal, nada é tão bom que não possa melhorar, não é mesmo?
Por isso, aplicar a melhoria contínua coloca as empresa em um ciclo em que se busca constantemente o aprimoramento dos processos existentes.
Mas não se trata de uma busca aleatória. O projeto de melhoria contínua de processos é orientado pelos objetivos do negócio, pelas oportunidades que as novas tecnologias oferecem e pela integração de todos os departamentos nesse objetivo.
Já pensou em criar um projeto de melhoria contínua para sua empresa? Continue lendo e entenda o conceito, como elaborar e exemplos de melhoria contínua.
Um projeto de melhoria contínua é um plano que vai orientar o aprimoramento constante dos processos de um negócio.
Essa metodologia se encaixa tanto para empresas que produzem produtos ou matérias-primas ou que prestam algum tipo de serviço.
Uma vez criado um projeto de melhoria contínua, os gerentes e a equipe realizam a gestão para que os processos estabelecidos não fiquem defasados.
A melhoria contínua é um motor da inovação nas empresas, pois tanto as mudanças internas quantos as externas que impactam o cliente podem resultar em benefícios para o crescimento do negócio.
Para ter sucesso em um projeto de melhoria contínua, entretanto, é importante contar com uma equipe forte e comprometida com essa busca. Confira abaixo como começar o planejamento.
Antes de começar um projeto de melhoria contínua é importante entender que para ter resultados consistentes não se deve abandonar o planejamento inicial.
O próprio nome dessa metodologia já reforça que continuidade é fundamental para conquistar melhorias que vão fazer o negócio evoluir.
Se bem orientado desde o começo, o projeto de melhoria contínua ganha um passo a passo para que cada etapa seja realizada.
A seguir, separamos cinco passos para aplicar a melhoria contínua nos negócios:
Uma mudança não começa sem um motivo. Então para criar um projeto de melhoria contínua é preciso entender o(s) problema(s) que a empresa enfrenta.
Pensando na complexidade que cada negócio tem, é importante fazer essa análise inicial para direcionar os esforços para os pontos certos.
Além disso, entender quais são os problemas que estão barrando a evolução do negócio ajuda a determinar as metodologias e ferramentas que serão necessárias para lidar com a questão.
Nessa fase, os gerentes e os diretores se reúnem para apresentar seus processos, mostrar os feedbacks dos clientes para saber onde será necessário fazer mudanças.
Se não existe um projeto de melhoria contínua em execução, pode ser necessário fazer uma revisão geral e mais ampla dos padrões elaborados para criar essa cultura.
Mas o trabalho também pode ser pontual para continuar aprimorando uma melhoria já implementada, sem precisar de reestruturações mais profundas.
Então o segundo passo do planejamento é usar a análise do passo #1 para entender como os funcionários trabalham e em quais pontos da produção ou da prestação do serviço estão os “erros” mais significativos.
Essas duas primeiras etapas estarão conectadas, pois para entender os problemas da empresa é preciso analisar o fluxo de trabalho atual, quais padrões existem ou não, como o resultado final dos processos é afetado positiva ou negativamente, etc.
Leia também – Mapeamento de processos: o que é, importância e como fazer.
É fundamental obter o compromisso da diretoria e dos funcionários para começar e manter o projeto de melhoria contínua gerando resultados.
Para que este conceito entre na cultura organizacional da empresa e se transforme em um valor, é preciso investir no treinamento das equipes.
Cada departamento deve repassar as análises para suas equipes e mostrar a importância que a padronização de alguns processos vai gerar para o negócio e para o trabalho em si.
Essa contextualização vai conduzir a equipe de forma organizada e lógica, o que facilita o entendimento do projeto e seus benefícios.
Com ações consistentes, a equipe consegue se mobilizar, pois entende no que está trabalhando e como pode ajudar apontando novos rumos para as atividades atuais.
Entendendo o problema, analisando os processos atuais e tendo a equipe comprometida com o projeto de melhoria contínua, é hora de definir qual metodologia vai sustentar sua execução.
Aqui vale destacar a importância de ter profissionais capacitados na equipe que conheçam as metodologias que levam a melhoria contínua.
Leia mais sobre essa capacitação no post: “Por que ter formação Lean Six Sigma em seu currículo? [05 motivos].”
Mas não basta escolher uma aleatoriamente e executar já que todas levam ao objetivo desejado? Não!
Para escolher a metodologia ideal é preciso pensar:
Com essas informações em mãos, decide-se entre: Lean Manufacturing, Lean Six Sigma, método Kaizen, PDCA, entre outros métodos.
Agora chega a etapa prática do projeto de melhoria contínua. Definida a metodologia adequada para gerenciar a situação atual do negócio, ela entra em ação.
Para que a teoria gere resultados na execução é fundamental ficar atento a cada novo processo, acompanhar os indicadores e fazer análises periódicas do projeto para continuar evoluindo.
Mantendo as planilhas de acompanhamento atualizadas, a equipe consegue entender onde está dando certo e onde ainda precisa aprimorar, mantendo o ciclo de melhoria contínua ativo.
Como já mencionamos acima, o projeto de melhoria contínua pode envolver a empresa como um todo, em uma reestruturação geral ou ser pontual em um departamento que precise aprimorar seus padrões atuais.
Por isso, não pule a análise inicial para dimensionar a complexidade do trabalho que será preciso executar. Alguns exemplos de melhoria contínua que as empresas executam são:
– Implementação de softwares de gestão: a transformação digital está digitalizando muitas operações manuais que facilitam o dia a dia das empresas. Softwares de vendas, de gestão financeira, de projetos são alguns exemplos de melhorias que acompanham processos-chave dos negócios e que auxiliam todas as áreas envolvidas.
– Desenvolvimento da comunicação: a comunicação interna é tão importante quanto a comunicação com o cliente. Implementar um sistema único ao qual todos têm acesso facilita a interação, compartilhamento de arquivos, trocas de ideias, etc.
– Organização do ambiente de trabalho: sem um ambiente limpo, organizado e padronizado os funcionários não conseguem ser produtivos. Um exemplo de projeto de melhoria contínua que lida com esse problema é o método 5S que organiza desde o chão de fábrica até os espaços de gestão.
Para colocar um projeto de melhoria contínua em prática é preciso ter conhecimento. Se você quer mais informações para criar o seu, baixe nosso e-book: Como otimizar processos em PME’s.
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