Para aprender como aplicar Kaizen em empresas é preciso entender que essa abordagem é uma filosofia de melhoria contínua. Ou seja, a prática se fundamenta em ideias e pressupostos que irão nortear a organização.
Segundo o consultor Hiroaki Kokudai, formando em engenharia mecânica pelo ITA (Instituto Tecnológico da Aeronáutica), a palavra Kaizen vem do idioma japonês. Kai significa mudança e Zen significa para o bem. Esse termo costuma ter seu significado entendido como “melhoria contínua” ou “melhoria continuada”.
A utilização do Kaizen envolve diversas técnicas e ferramentas diferentes que servem para alcançar a melhoria contínua na empresa ou fábrica.
Uma frase que sintetiza o principal objetivo do Kaizen é: ‘Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje!’
Esse é o mandamento fundamental do Kaizen, fazer sempre o melhor. Para conseguir que sua empresa ou negócio evolua constantemente, é possível implementar um evento Kaizen. Como explicaremos ao decorrer deste artigo.
Os 10 princípios do Kaizen
Estes princípios orientam as atitudes e decisões que serão tomadas em um evento Kaizen.
- Ênfase sempre na satisfação do cliente
- Promover evoluções contínuas
- Reconhecer os problemas abertamente e sem a cultura da culpabilização
- Promover abertura para a participação tanto de operários quanto de gestores
- Gerenciar projetos com equipes multifuncionais, ou seja, de diversos setores da empresa
- Desenvolvimento de autodisciplina
- Informe todos os empregados
- Capacite os funcionários
Saiba mais sobre as transformações que uma equipe capacitada geram em uma empresa com a publicação “Círculo de Controle de Qualidade: 12 benefícios gerados por essa técnica”.
Se busca entender sobre a metodologia de forma mais rápida, confira nosso vídeo abaixo!
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Como surgiu o Kaizen?
Essa filosofia surgiu depois do fim da a segunda guerra mundial. O Japão, que fazia parte dos países de “Eixo”, perdeu a guerra e teve como resultado imensos problemas econômicos no país.
Os Estados Unidos ocuparam o país, isso gerou mudanças nas leis trabalhistas japonesas. Foi determinado um ampliamento dos direitos e benefícios dos trabalhadores, dessa forma a relação com o trabalho foi se transformando.
As empresas estavam em um período de decadência, as organizações precisam encontrar maneiras de evoluir e competir com grandes marcas, como a Ford. Portanto, o governo começou a incentivar estudos e criações de estratégias de administração.
Dentro desse contexto, de necessidade de crescimento econômico e ascensão dos direitos trabalhistas, surgiu o Kaizen: uma mudança para melhor.
Características do Kaizen
- Foco nos processos
- Utilizar técnicas simples e eficazes
- Atacar a causa raiz dos problemas
- Todos os funcionários devem estar a par da implantação da filosofia
Quando todos os colaboradores de um empreendimento ou fábrica estão a par dos princípios do Kaizen, isso gera uma mudança nos comportamentos dentro da empresa.
Vamos conferir um exemplo da postura Kaizen: em uma empresa comum, um funcionário encontra um parafuso no chão, como não é parte de sua responsabilidade, ele ignora-o e segue suas tarefas de rotina.
Já em uma companhia que siga filosofia, se há um parafuso no chão é porque houve uma variabilidade em algum processo. Nesse contexto, o próprio funcionário faz uma investigação sobre qual a causa raiz que gerou essa questão. Ele pode também comunicar aos superiores e relatar suas conclusões sobre o que gerou a variabilidade.
Assim, todos saberão que ocorreu um problema dentro de determinado processo e que algo precisa ser reformulado. Isso previne que demais problemas ocorram.
Evento Kaizen: aplicação da metodologia passo a passo
A metodologia Kaizen é aplicada através do que chamamos de “evento Kaizen”. Dessa forma, consegue-se aplicar os princípios da metodologia.
Para implementar-se o evento Kaizen, a rotina da corporação irá mudar por alguns dias, geralmente 5 dias úteis. Assim, será realizado um programa para transformação dentro da empresa, visando a melhoria contínua.
1) Como aplicar Kaizen: preparação
A realização do Kaizen pressupõe um bom planejamento, para que se tenha controle de todos os detalhes antes de sair fazendo. Essa estratégia gastará tempo e investimento financeiro, por isso precisa ser bem calculada para que não haja desperdícios.
Saiba mais sobre o que é um “desperdício” dentro da visão de administração japonesa.
Nessa primeira fase, são definidos quais os principais problemas e oportunidades de melhoria. Também prepara-se os funcionários, caso necessário, com capacitações e treinamentos. É preciso que a equipe entenda a filosofia Kaizen e aprenda quais ferramentas serão executadas durante o evento. Normalmente, uma equipe Kaizen possui de 5 a 10 participantes.
2) Como aplicar Kaizen: mapeamento e identificação
Nessa etapa são analisados os processos nos quais as mudanças serão implementadas. Para isso, são realizados mapeamentos e seleção de dados estatísticos e indicadores sobre esses procedimentos.
Com a realização da análise tem-se como objetivo a identificação das causas raízes. Também são avaliadas formas de correção das variabilidades identificadas através de hierarquizações.
A hierarquização parte do princípio de causar o mais impacto dentro da fábrica com o menor esforço possível.
3) Como aplicar Kaizen: transformações e controle
Nessa etapa são implementadas as ações visando o alcance das melhorias. Assim, são transformados os processos, os comportamentos e equipamentos que estão causando variabilidades.
A parte final de um evento Kaizen é relacionada à padronização e ao controle. Pois, de nada adianta implementar transformações e não controlar essas mudanças. É preciso entender amplamente tanto as características dos processos como o que foi realizado visando melhorias.
As ações implementadas devem ser mantidas, caso isso não seja realizado os problemas que foram solucionados com a realização do evento Kaizen podem retornar. Assim, não estariamos cumprindo o principal objetivo do evento ue é a transformação visando a melhoria, ou seja, sair de um patamar de qualidade e alcançar um mais elevado ainda.
Curiosidades sobre o Kaizen
Em uma entrevista cedida pelo engenheiro Hiroaki Kokudai, mencionado anteriormente, ele ressaltou sobre como a criação do Kaizen foi influenciada pela cultura e religião japonesas.
Ele explica que a busca pela perfeição é uma característica do Budismo, que é uma das principais religiões do Japão. Kokudai conta que as religiões influenciam diretamente a cultura japonesa e o modo de vida no país.
Para o Budismo, vida está sempre em mudança contínua e há somente uma vida, ou seja, uma única chance de viver da melhor forma. Por isso, o Budismo busca a perfeição, deve-se tentar o melhor possível dentro das atitudes que tomamos. As formas de administração japonesas são influenciadas por essas características: “hoje melhor do que ontem”.
O engenheiro afirma que a perfeição é impossível, mas a busca pela perfeição é possível e traz bons resultados.
Kokudai também ressalta a diferença de comportamentos entre as culturas brasileira e japonesa. Ele conta que no Japão, uma vez por ano, o CEO limpa toda a empresa e até os arredores dela. Essa prática incentiva a humildade e respeito pela coletividade.
Dicas para gestores
Ele também dá um conselho para gestores, de que a humildade pregada pela cultura japonesa é útil em diversos momentos. Por vezes, os gerentes tentam resolver tudo sozinhos e acabam estagnados, o trabalho em equipe pode gerar frutos mais produtivos. É preciso que o gestor peça ajuda, pergunte e converse com seus funcionários.
O engenheiro também ressalta que o trabalhador precisa sentir-se confortável em falar sobre seus erros, porque é preciso dialogar sobre as falhas para que elas não aconteçam mais. Porém, isso só é possível se a empresa tiver maturidade e não exercer uma “cultura da culpa”. Ele afirma que o Sistema Toyota de Produção (TPS) não tem como principal foco achar culpados, há uma preocupação com o respeito ao trabalhador. O principal foco é tornar os sistemas mais fáceis e práticos, para que na hora que os operários os utilizem, não haja problemas.
As ferramentas que costumam ser empregadas para mensurar e controlar os processos são o ciclo PDCA e DMAIC. Saiba mais sobre eles com a leitura destes artigos: O que é DMAIC: as 5 fases do Lean Six Sigma e 6 vantagens do PDCA: o que é e como implementar.
Essas e outras ferramentas e metodologias podem ser aprendidas com o curso da Frons de Lean Manufacturing, no qual são ensinados de forma aprofundada. Além disso, no curso também é ensinado como utilizar as ferramentas e suas formas de aplicação.
Esperamos que as informações sobre “como aplicar Kaizen” tenham lhe auxiliado. Quer continuar acompanhando conteúdos interessantes como esse? Acompanhe nosso blog, siga-nos no Facebook, LinkedIn ou assine o nosso canal no Youtube e não perca nenhuma novidade!
