Análise de processos organizacionais: o que é e como aplicar no negócio [4 etapas]

A análise de processos organizacionais é um método de avaliação com o objetivo de entender os processos e melhorar a eficiência das operações de um negócio. Para isso descreve:

• os processos envolvidos;
• partes participantes desses processos;
• informações trocadas;
• documentos produzidos.

A análise de processos organizacionais é aplicada por grandes empresas e pode ser feita internamente ou por consultorias especializadas na avaliação de dados e processos, bem como na implementação de melhorias e na definição de soluções que devem ser implementadas.

O que é análise de processos organizacionais de negócio?

Acima, explicamos rapidamente o significado de análise de processos organizacionais, mas vale apena dedicar mais algumas linhas para compreender seu conceito e assim nos prepararmos para avaliar seus benefícios.

Trata-se de um método voltado para a analise dos processos atuais de uma empresa, que tem como objetivo de identificar se esses processos estão contribuindo, ou não, para que as empresas possam atingir as suas metas.

Entre as vantagens de aplicar a análise de processos organizacionais estão:

• identificar o que está prejudicando uma operação do negócio;
• encontrar a causa raiz de problemas para poder acabar com o problema real, e não ficar apenas controlando os danos e consequências;
• identificar como superar os obstáculos que estão impedindo o crescimento da empresa.

Antes de continuarmos, gostaria de fazer uma breve observação. A análise de processos organizacionais, que é o termo que estamos buscando explicar ao longo deste artigo não é a mesma coisa que análise de negócios.

A análise de processos organizacionais se concentra em estudar, analisar e medir apenas os processos da empresa. A análise de negócios  analisa outras questões como posicionamento da empresa no mercado, controle de fluxo de caixa e redução de custos. Existem alguns pontos que ambos os termos se encontram ou contribuem mutuamente, mas eles não são a mesma coisa.

Quando aplicar a análise de processos organizacionais?

A qualquer momento uma empresa pode realizar uma análise de processos organizacionais, entretanto, é bastante comum que ela ocorra quando algo não está saindo como deveria. 

Por exemplo, se sua empresa está atrasando na entrega dos pedidos ou houve um aumento repentino de reclamações de seus clientes no setor de atendimento.

Uma outra situação em que a análise de processos organizacionais pode ser iniciada é quando uma equipe da empresa acredita que um processo deve ser mudado, pois novas tecnologias foram inseridas no mercado, ou as etapas estão muito burocráticas, por exemplo.

O entendimento de diversos especialistas é que a analise de processos organizacionais deve ser uma constante dentro da empresa, integrando os modelos de melhoria continua de processos.

Como fazer uma análise de processos organizacionais de negócios: 4 fases

Existe um método simples, dividido em 4 etapas, que vai ajudar seu negócio a realizar a análise de processos organizacionais, quer saber quais são? Continue lendo!

1. Identifique o processo

Onde está o maior problema da sua empresa, no que diz respeito a processos internos? Muitos produtos estão saindo com defeitos? A produção está abaixo do desejado estrategicamente pela empresa?

Escolha e priorize o processo que você deseja rever. Também é importante avaliar as pessoas envolvidas nesse processo.

2. Colete informações

Essa etapa é uma sequencia do que é a primeira. Uma vez identificado o objeto da análise, ou seja, o processo que será “investigado”,  entenda tudo sobre ele. Tente entender o que acontece hoje.

Para isso colher algumas informações é de extremo valor, entre elas identifique:

• os problemas que o processo apresenta;
• os objetivos para o processo e para a empresa;
• o plano de melhoria.

Mas atenção! Coletar dados e informações não é só ir a campo e começar a anotar tudo que vê. Existem estratégias, existem direcionamentos e diretrizes. Confira melhor abaixo.

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3. Analise o estado atual

Para que tudo fique registrado e seja mais fácil visualizar o “todo”, monte um fluxograma de processo e analise cada etapa. Uma sugestão é usar o Diagrama de Ishikawa para representar seus processos.

4. Crie seu plano de ação

Agora é hora de colocar a mão na massa e criar um plano para eliminar os problemas identificados ao longo das etapas de analise e investigação.

Você pode reunir também informações como feedbacks de clientes para aponte os pré-requisitos desse novo processo. Indique os recursos que vão otimizar a execução das ações (não esqueça, a tecnologia é uma ótima aliada) e organize as mudanças sugeridas.

Por fim, defina um cronograma de execução e implementação das mudanças sugeridas para o processo.

Dica bônus: dependendo da estrutura da sua empresa e da sua organização, pode ser interessante fazer um teste para avaliar o quão boa será, realmente, a mudança proposta para o processo. Para isso, ao invés de mudar o processo realizado pela empresa inteira, você pode aplicar essa mudança apenas a uma parte de seus projetos e analisar se a nova proposta é realmente uma boa proposta. Com dados positivos em mãos você estende a melhoria para as demais partes da empresa.

Benefícios da análise de processos de negócios

A análise de processos organizacionais de negócios oferece às empresas dois benefícios diretos:

• como os processos estão sendo executados;
• como os processos podem ser aprimorados.

Além disso, entretanto, uma empresa que adota a análise de processos de negócios ainda conta com o benefício de ter uma documentação eficaz do processo, o que permite que haja uma compreensão maior das etapas por todas as pessoas envolvidas. Isso pode contribuir para melhor execução e resultados.

Isso sem contar na evolução da empresa, que passa a estar sempre antenada as melhores ferramentas e novidades do mercado para tornar seus processos mais eficientes.

A análise de processos organizacionais pode usar uma variedade de ferramentas e vários métodos para dissecar processos de diferentes ângulos para medir seu desempenho.

Leia mais em:

• Como implantar o Balanced Scorecard em uma empresa: 3 passos
• 6 vantagens do PDCA: o que é e como implantar a metodologia

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