O que é DMAIC? Entenda tudo sobre a metodologia e a diferença do PDCA

DMAIC é o acrônimo de Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar, uma ferramenta de melhoria contínua usada para otimizar os processos de empresas que adotam a metodologia Six Sigma.

Já tinha ouvido falar da metodologia DMAIC? A ferramenta é muito utilizada para a melhoria de processos nas empresas, principalmente naquelas que trabalham com a metodologia Six Sigma. 

Por isso, o método DMAIC é considerado uma ferramenta bastante versátil! 

Nesse artigo, você vai descobrir o que é o DMAIC, quando utilizá-lo, as diferenças do PDCA e quais são os benefícios da aplicação.

E para você se lembrar dos conceitos quando precisar, aqui vai um infográfico incrível que resume este post. Fica à vontade para baixar, imprimir ou usar como quiser:

Continue a leitura completa abaixo!

Como funciona o DMAIC? Quais são as fases? 

Quando lemos a palavra DMAIC pode soar um pouco estranha. Mas o acrônimo significa simplesmente a união das iniciais das palavras: definir, medir, analisar, implementar e controlar, que são as fases que compõem o método. 

Pela definição já deu para ter uma ideia de como essa metodologia funciona e desenvolve os processos, não é mesmo? 

O DMAIC é aplicado por meio de um roteiro de cinco fases, elaborado a partir da metodologia Six Sigma para ajudar uma empresa a analisar os dados da gestão a fim de tomar decisões melhores. 

Dessa forma, os processos são melhorados e a variação é reduzida. Agora, vamos conhecer as fases que formam a metodologia e como cada uma funciona. 

Fase 1 do DMAIC: Definir o projeto

– Objetivo da etapa: 

Definir qual é o problema ou oportunidade que será trabalhado no projeto. 

– Exemplos de perguntas para definição:

• Por que esse projeto é importante e precisa ser feito agora? 
• Qual é o estado atual do processo? 
• Qual é o escopo do projeto?
• Quais são as variáveis tangíveis e mensuráveis do projeto? 

– Ferramentas para ajuda na definição:

• Ferramenta SIPOC: é utilizada como um formulário para ajudar o gestor a definir os processos antes de mapeá-los, mensurá-los ou melhorá-los.
• Cronogramas: para facilitar o acompanhamento das tarefas de análise que levarão a uma definição precisa e o prazo de cada subetapa.

Para garantir que a metodologia DMAIC seja aplicada de forma eficiente, é importante que a definição do projeto seja bem feita para que seja possível mensurá-lo na fase seguinte.

Fase 2 do DMAIC: Medir

– Objetivo da etapa:

A fase de medição é o momento para começar a entender como os processos funcionam e como está o desempenho deles. Essa fase é dividida de duas formas: 

1- Porta de processos: envolve o mapeamento do processo atual e a compreensão do seu funcionamento, seguido da identificação das atividades inclusas e da relação entre elas. 

2- Porta de dados: traz as medidas do desempenho do processo por meio de indicadores de desempenho. 

Para isso, é necessário coletar dados sobre o que está acontecendo naquele contexto e analisá-los de forma crítica.

– Exemplos de perguntas para medição:

• Quais são as métricas (KPI’s) para o processo em questão? 
• Essas métricas são confiáveis e já foram validadas? 
• Como eu irei mensurar o progresso do projeto? 

– Ferramentas para ajuda na medição:

• Gráfico de Pareto: uma representação gráfica que acelera a compilação e a organização dos dados.
• Histograma: é um gráfico de colunas usado para mostrar dados de frequência de diversas categorias de ocorrência.
• Boxplot: gráfico que representa o resumo de um conjunto de dados usando cinco números principais: número mínimo, Q1 (primeiro quartil), mediana, Q3 (terceiro quartil) e número máximo.

Fase 3 do DMAIC: Analisar

– Objetivo da etapa:

Ao chegar na fase de análise, as principais causas do problema em questão serão isoladas. É difícil ter mais de três causas que precisam ser controladas para alcançar o sucesso. 

Afinal, se muitas causas foram identificadas, surge uma abertura para considerar que o time não definiu as causas primárias ou que o projeto tem objetivos ambiciosos demais para serem alcançados de uma vez só. 

– Exemplos de perguntas para análise:

• O estado atual é tão bom quanto o processo pode ser? Pode melhorar? 
• Quem irá ajudar nas mudanças propostas? 
• Quais serão os recursos necessários? 
• Quais são os maiores obstáculos que iremos enfrentar durante o projeto?

– Ferramentas para ajudar na análise:

• Diagrama de Ishikawa: também conhecido como espinha de peixe, tem como principal finalidade a organização do raciocínio sobre as possíveis causas de um problema prioritário, analisando todo o seu processo e os efeitos decorrentes.
• Diagrama de Dispersão: é uma representação gráfica que analisa a relação existente entre duas variáveis quantitativas, ou seja, uma de causa e outra de efeito. 
• FMEA: abreviação de Failure Mode and Effect Analysis, uma ferramenta importante para a análise de defeitos e modos de falha que podem trazer prejuízos para um produto ou serviço. 

Fase 4 do DMAIC: Implementar

– Objetivo da etapa:

Finalmente, chega o momento de colocar em prática todas essas melhorias. É na etapa de implementação que a equipe age para descobrir se o processo foi de fato qualificado por meio de um plano de ação validado pela gestão. 

Depois de obter os resultados, será possível analisar quais foram os benefícios financeiros adequados.

– Exemplos de perguntas para implementação:

• Quais atividades são necessárias para atingir a meta estipulada? 
• Como podemos reintegrar os vários subprojetos que irão aparecer? 
• As alterações estão provocando as mudanças necessárias? 

– Ferramentas para ajudar na implementação:

• Método 5S: utilizado para estruturar o fluxo de trabalho de forma metódica, com o objetivo de tornar o ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
• Método Kaizen: técnica que tem como objetivo aprimorar as etapas de produção, processos, serviços, produtos e entregas do produto final.
• Plano de ação 5W2H: é um checklist para que todas as atividades de um projeto sejam desenvolvidas com eficiência e agilidade. 

Fase 5 do DMAIC: Controlar

– Objetivo da etapa:

A fase de controle é muito importante para garantir que as melhorias serão mantidas após finalizar a aplicação do método. 

Nessa fase, os colaboradores devem perguntar a si mesmos quais foram as melhorias alcançadas, como elas serão mantidas e de que forma será possível controlá-las. 

É importante destacar que todo esse processo só acontecerá de forma satisfatória se houver dedicação e envolvimento por parte dos colaboradores.

– Exemplos de perguntas para controle:

• Como irei me certificar de que os objetivos do projeto foram atingidos? 
• Como podemos manter as melhorias conquistadas? 
• Houve manutenção dos resultados? 
• Houve padronização dos processos?

– Ferramentas para ajudar no controle:

• Carta de controle: é uma ferramenta útil para analisar a variação dos números apresentados em um processo ao longo do tempo, com o objetivo de avaliar se eles estão dentro ou fora de controle. 
• Fluxograma de processos: é uma representação visual da ordem das etapas de um processo dentro de uma organização. 

Exemplo de DMAIC

Uma empresa está passando por problemas em sua produção porque recebe peças que não estão adequadas de sua fornecedora, gerando retrabalho e horas extras.

Esse problema impacta diretamente na qualidade do produto e na gestão financeira do negócio.

A descrição acima rende um exemplo de DMAIC ótimo, pois a ferramenta pode orientar com eficiência todo o processo de melhoria. 

Na primeira fase, define-se todos os problemas que estão afetando a produção da empresa (retrabalho no ajuste das peças, gastos com horas extras, etc). Na segunda, acontece o mapeamento dos processos da empresa para identificar pontos de melhoria.

Na terceira fase, é feita uma análise com base nos dados estatísticos para definir o que fazer para evitar os retrabalhos e o sucateamento das peças recebidas. 

Seguindo para a quarta fase do DMAIC, são colocados em prática os processos para atingir as melhorias necessárias como treinamentos, cuidados no transporte das peças, repasse para o fornecedor, etc.

Por fim, na quinta fase é organizado um processo de controle dos processos novos e do acompanhamento de resultados com a ajuda de ferramentas como fluxograma e carta de controle.

Leia outro exemplo de DMAIC completo no post: Exemplo de projeto DMAIC em uma grande empresa.

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Quem criou o DMAIC?

O DMAIC foi criado por William Edwards Deming, consultor e estatístico norte americano na década de 1950.

Seu trabalho no Japão foi fundamental para o crescimento das indústrias e da economia do país e foi, sendo reconhecido com diversas premiações.

Depois de retornar aos Estados Unidos, Deming trabalhou na Ford, em um projeto para melhorar a qualidade da gestão e da linha de produção da empresa na década de 1980.

Como surgiu o DMAIC?

O DMAIC surgiu como um método utilizado por Deming para auxiliar as empresas na eliminação de desperdícios que afetam diretamente a qualidade e a rotina de produção. 

O primeiro país a se beneficiar da metodologia foi o Japão, onde Deming trabalhou durante muitos anos, treinando equipes de várias empresas. 

Depois, as maiores indústrias americanas do final do século XX como Ford e General Eletric (GE) adotaram o DMAIC, tornando o método conhecido mundialmente. 

Apesar do contexto inicial de aplicação do método DMAIC ter sido a indústria, hoje ele contribui para melhoria de diversos setores do mercado.

Vantagens do DMAIC 

O método DMAIC pode ser de grande ajuda para elevar o nível de qualidade das empresas – basta considerar que processos mais eficientes geram produtos melhores. 

Essa otimização se reflete em outros benefícios como economia de recursos que trazem impactos positivos para o fluxo de caixa das empresas. Com o aumento da qualidade, não há cliente que não fique satisfeito.

Por isso, busque sempre a integração e aproximação das equipes para que haja troca de conhecimento entre elas e, assim, tenham insights e sugestões de melhoria contínua. 

Quando os colaboradores conhecem bem a metodologia DMAIC – e, aliás, quaisquer outras que façam parte da rotina da empresa -, eles passam a identificar com maior facilidade a necessidades que os clientes apresentam. 

Assim, a equipe compreende com mais rapidez que um processo pode ser otimizado, buscando o aperfeiçoamento sempre.

DMAIC ou PDCA? 

Para quem já está habituado a usar ferramentas da qualidade, pode ter pensado que a metodologia DMAIC é bem parecida com o ciclo PDCA. 

Na verdade, as duas ferramentas são utilizadas na melhoria contínua dos processos, e podem ser aplicadas de diversas formas com um objetivo comum: a resolução de problemas. 

Por outro lado, isso não significa que o uso de uma ferramenta elimina a outra, uma vez que elas são praticamente complementares. 

As semelhanças entre essas duas ferramentas aparece muito na estrutura delas, já que as duas possuem as fases de planejamento, execução e controle.

Há autores que consideram que o DMAIC é quase uma versão melhorada do PDCA. Assim, se o problema em questão exige estudos mais aprofundados, utilizar a metodologia DMAIC pode ser uma boa ideia. 

Por outro lado, a ferramenta PDCA exige mais dados estatísticos.Veja um resumo das funções de cada ferramenta nas imagens abaixo:

DMAIC ou DMADV? 

O DMAIC ou DMADV são ferramentas de Six Sigma parecidas em suas etapas e ambas são utilizados com o objetivo trazer a melhoria contínua para a empresa. A diferença está no contexto de utilização.

O DMAIC trabalha nos processos atuais de uma empresa para propor melhorias em suas práticas através da redução e eliminação de defeitos, desperdícios ou variações.

Já o DMADV determina as necessidades do cliente, focando mais na evolução de produtos e serviços que atendam aos requisitos do cliente.

Como aplicar o DMAIC?

Agora você está pronto para colocar a metodologia DMAIC em prática na sua empresa! Mas que tal fazer melhor e começar sua capacitação em Lean Six Sigma para aprender essa e outras ferramentas que citamos ao longo do post?

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> Saiba mais sobre o curso no post: O que é White Belt? 7 motivos para iniciar sua certificação em Lean Six Sigma.

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E se além do DMAIC, você quer conhecer todas as ferramentas do Lean Six Sigma, escute este episódio do podcast do nosso podcast ‘Business Break’: https://api.soundcloud.com/tracks/708841003

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