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Sem tempo para ler este artigo sobre mapeamento de processos? Então, ouça ao episódio a seguir do podcast da Ânima Educação, no qual se explica o que é e para que serve o mapeamento de processos:
O mapeamento de processos é uma tarefa muitas vezes subestimada, mas de grande importância para a produtividade das companhias. Afinal, através dele é possível ter benefícios como:
Sendo assim, separamos aqui tudo que você precisa saber sobre como fazer um mapa de processos de uma empresa na prática. Veja os tópicos que serão abordados nos próximos parágrafos:
O mapa de processos de uma empresa, em linhas gerais, se trata da identificação lógica de todas as atividades realizadas na organização. Além disso, também liga e organiza os demais elementos que interagem com a linha de produção e qualidade final do produto.
Ou seja, o mapeamento de processos vem para auxiliar na identificação de problemas e melhorias no organograma estrutural da empresa. Pode ser utilizado de maneiras diferentes e com montagens alternativas, mas em todas, tem como objetivos:
E a utilidade do mapeamento de processos não para por aí! Ele tem muitas outras aplicabilidades. Veja mais alguns no infográfico abaixo.
Além disso, para fazer o mapa de processos de uma empresa também é preciso saber que os processos são divididos em três categorias:
Existem diversos métodos para elaborar um mapa de processos. Portanto, é importante conhecê-los antes para avaliar qual técnica se encaixa melhor às suas necessidades. Veja os seis tipos de mapeamento de processos com exemplos:
O fluxograma pode ser considerado a forma mais simples e prática de montar um mapa de processos. Isso porque ele utiliza elementos gráficos para representar os processos, facilitando a identificação de possíveis otimizações.
Entretanto, a simplicidade é tanta que, de certa forma, limita o desenvolvimento do mapeamento de processos. Por ser fácil de usar, pode ser uma técnica para aprender e iniciar nessa área, mas existem outros métodos mais completos.
O fluxograma horizontal é uma evolução do anterior que busca solucionar algumas das limitações.
Sendo assim, este método aprimora a representação gráfica utilizando uma matriz, na qual os processos são expostos no eixo horizontal e os responsáveis pela execução no eixo vertical.
O mapofluxograma é, basicamente, a associação do fluxograma com o layout de uma linha de produção. Ele representa graficamente a linha de produção por meio dos símbolos utilizados no fluxograma.
Esse método é muito útil para empresas de grande porte, que lidam com uma alta quantidade de produtos e precisam de mais atenção com a logística e a estocagem.
Afinal, esta técnica detalha o processo completo da produção, o que possibilita visualizar falhas e pontos de melhoria para reduzir as perdas e ter ganhos de produtividade e lucro.
O SIPOC é uma ferramenta da metodologia Lean Six Sigma utilizada para mapear todos os processos relacionados ao fluxo de insumos e produtos. Inclusive, essa sigla é um acrônimo (palavra formada pela inicial de outras) e cada letra representa o que é levado em conta nessa ferramenta:
Sendo assim, o SIPOC permite mapear todos os processos de uma empresa, criando uma estrutura organizacional que inicia nos fornecedores e termina nos clientes.
Isso permite fazer uma análise aprofundada de cada etapa, o que facilita a identificação de falhas e a aplicação de atualizações nos processos.
Portanto, essa ferramenta pode garantir mais lucro por contribuir com organização dos processos, evitando perdas e falhas.
Interessou-se em aprender essa ferramenta? Então, assista à Expert Class sobre como construir um SIPOC com o Master Black Belt Carlos Sander:
Outra forma de você se familiarizar com essa ferramenta é se inscrevendo na certificação online e gratuita em White Belt – Lean Six Sigma da Frons.
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O BPMN é uma notação, ou seja, um sistema gráfico completo e padronizado. Ele é muito popular e útil na montagem de mapas de processos porque representa toda estrutura do início ao fim, de maneira didática.
Então, além de ajudar a encontrar falhas e pontos de otimização, essa notação facilita muito a comunicação entre diferentes setores da empresa.
Na verdade, essa questão da comunicação é um diferencial enorme, porque, devido à padronização, qualquer pessoa que domine o BPMN saberá interpretar um mapa de processos que foi criado utilizando esse sistema.
Sendo assim, esse é um método muito versátil e eficaz, podendo ser utilizado nos mais diversos segmentos para esclarecer processos considerados complexos. Para saber mais sobre o BPMN você pode ler o seguinte texto: Notação BPMN, a mais usada para modelar processos.
O Unified Modeling Language (Linguagem de Modelagem Unificada, em português) é uma padronização de diagramas mais focada no mapeamento de processos de um software, ou seja, a sua utilização é mais voltada para a área da tecnologia.
Diante disso, o UML possui padrões gráficos para representar toda a estrutura de um sistema. Assim como o BPMN, esse método ajuda muito na comunicação, porque apresenta o processo de uma forma mais clara e didática.
E, além de ajudar a identificar pontos de melhoria, ele auxilia os integrantes da equipe a entenderem quais são as funções de cada um.
Sabendo o que é, para que serve e qual é a importância de uma empresa realizar o mapeamento de processos, fica evidente o quão necessário é saber fazê-lo. Sendo assim, aprenda um roteiro para mapear processos em seis passos simples:
Ao contrário do que muitos pensam, fazer o mapeamento de processos de uma empresa não significa necessariamente descrever e desenhar cada atitude e setor dentro da organização.
Afinal, esse tipo de detalhamento demanda muito tempo e energia, o que pode significar atrasos em outras atividades.
Sendo assim, a primeira etapa ao montar o mapa de processos de uma empresa é definir quais processos serão mapeados. A escolha deve abranger aqueles mais importantes e que possuem participação ativa dentro do funcionamento cotidiano.
Por exemplo, em uma agência de turismo, o setor comercial, de recursos humanos e o administrativo são essenciais.
Porém, se esta tarefa causar muitas dúvidas, pode-se fazer uma reunião com a equipe para ouvir as sugestões de todos.
Esse é o momento para você identificar qual tipo de mapeamento de processos (fluxograma, SIPOC, BPMN, etc.) faz mais sentido para a empresa. E, em seguida, basta organizar os processos em alguma dessas representações gráficas.
Sendo assim, separe todos os processos escolhidos para o mapa e comece a pensar em seu funcionamento. Como eles se relacionam, se interligam e qual o impacto no produto final.
Quando tiver todas essas respostas, coloque-as no papel, em torno do produto. Dessa forma, já conseguirá perceber de maneira bem ampla o funcionamento de sua empresa.
Um dos fatores mais importantes na hora de fazer o mapa de processos de uma empresa é contar com a participação ativa de todos. Afinal, as melhorias serão aplicadas a todos os setores. Sendo assim, todos devem estar cientes e presentes no mapeamento.
Depois de realizada a representação gráfica, pergunte a todos se os processos e ligações estão corretas. Além disso, peça sugestões de possíveis elementos ausentes.
Depois de reunir e entender os processos dentro da empresa, é chegada a tão esperada hora de remodelá-los. Afinal, o mapa vem para repassar os conceitos e ajudar na solução de possíveis problemas.
Analise a fundo as falhas, de modo a entender não apenas suas consequências, mas também as possíveis causas. A partir da descoberta desses fatores, será possível propor soluções e mudanças adequadas.
Toda adaptação é complicada. No entanto, o mapa de processos só surtirá resultado caso seja implementado de maneira contínua e automatizada.
Sendo assim, juntamente com a equipe, elabore táticas para que tudo ocorra de maneira gradual.
A automatização também é muito importante. Dessa forma, conte com o apoio de softwares para que a mudança seja fluida e eficaz.
Depois de as soluções terem sido implementadas, é necessário monitorá-las para avaliar os resultados. Portanto, esteja sempre atento, principalmente na gestão da qualidade, para verificar se as falhas e problemas foram reduzidos.
Dessa forma, será possível perceber todos os processos se automatizando e sua empresa alcançando números cada vez maiores.
Ainda tem alguma dúvida sobre como mapear os processos? Então, assista à explicação do Carlos Sander, que é Master Black Belt:
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O mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada para visualizar toda a estrutura de operação de uma empresa, possibilitando identificar falhas e pontos de melhoria.
O mapeamento de processos é importante para documentar e padronizar a estrutura de operação de uma empresa, facilitando a resolução de falhas e implementação de melhorias.
Os principais métodos utilizados para fazer um mapa de processos são os seguintes: fluxograma, fluxograma horizontal, mapofluxograma, SIPOC, BPMN e UML.
O roteiro utilizado para mapear processos é o seguinte: escolha dos processos para mapeamento; organização deles em um diagrama; validação com a equipe; remodelagem dos processos; automatização e implementação e monitoramento do andamento da operação.
A recomendação da Frons é o software Heflo. Ele conta com funcionalidades que permitem a modelagem, a documentação, o controle e a automatização dos processos.
Indicamos quatro livros essenciais para você aprofundar seus conhecimentos em mapeamento de processos e gestão de processos no geral:
1. Gestão de Processos: da Teoria à Prática, por Joao Carlos Furtado, Liane Mahlmann Kipper e Simone Pradella
2. Gestão de processos: melhores resultados e excelência organizacional, por Luis César, Adriana Amadeu e Simone Martines
3. Gerenciamento de processos de negócios: BPM – Business Process Managment, por Roquemar Baldam, Rogério Valle e Henrique Rozenfeld
4. Manual de BPM: Gestão de Processos de Negócio, por Michael Rosemann e Jan vom Brocke
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