Matriz de probabilidade e impacto: como criar e quais seus benefícios?

Todo projeto, por melhor que tenha sido seu planejamento, irá passar por algumas incertezas durante o cronograma e projeção de custos. Por isso, é essencial que haja uma gestão de riscos para que o impacto destas incertezas sejam definidos com antecedência. Há diversas formas de gerenciar riscos e, neste artigo, vamos trabalhar o matriz de probabilidade e impacto de risco. Continue a leitura:

O que é matriz de probabilidade e impacto?

O modelo de matriz de risco também pode ser chamada de matriz de probabilidade e impacto.

Essa é uma ferramenta de gerenciamento de risco utilizada durante a análise dos processos, e permite visualizar rapidamente quais são os riscos do projeto que mais exigem atenção.

Na matriz de probabilidade e impacto os riscos são apresentados em um gráfico de fácil interpretação. Por meio dele fica mais fácil entender a real situação do projeto e engajar as equipes certas no processo que visa evitar a concretização dos riscos mais graves e prováveis.

Em suma, a matriz de risco é utilizada para compreender as dimensões de um risco, e se este está controlado ou não.

A matriz de probabilidade e impacto deve reunir uma série de informações sobre os potenciais riscos de forma objetiva e clara, para que as equipes compreendam os dados com eficiência.

O maior objetivo da matriz de probabilidade e impacto de riscos é evitar a ocorrência de problemas que prejudiquem a empresa.

A matriz deve permitir que a organização esteja sempre preparada para enfrentar as consequências caso estes problemas, de fato, acabem se concretizando.

Ao tomar os cuidados certos é possível até mesmo reduzir os custos da empresa caso algo acontecesse fora do planejado.

Modelo de Matriz de Risco: como montar?

Depois de entender o que é matriz de probabilidade e impacto, fica claro que o que guia essa metodologia é a relação entre:

• probabilidade;
• gravidade.

Para criar um modelo de matriz de risco funcional é importante seguir os seguintes passos:

1º passo: descrição dos níveis de probabilidade e gravidade

Antes de mais nada, é essencial definir alguns níveis de probabilidade e gravidade.

Por isso, reflita sobre estes dois aspectos. Por exemplo:

• um erro de alta probabilidade tem mais de 50% de chance de acontecer, e ocorre várias vezes durante um projeto;
• um erro de probabilidade média tem até 50% de chance para acontecer, e não ocorre frequentemente;
• eventos de probabilidade baixa têm menos de 10% de chance de ocorrência ou podem nem mesmo ocorrer.

No caso da gravidade do evento, o raciocínio é semelhante:

• eventos de alta gravidade consomem boa parte dos lucros mensais para reparar ou substituir algum equipamento, e podem também lesionar ou incapacitar os colaboradores;
• um evento de gravidade média, por sua vez, ainda consome boa parte dos lucros mensais da empresa, e causa lesões que exigem auxílio médico, mas sem perda de tempo de trabalho;
• um evento de gravidade baixa tem baixo custo de conserto e não causa ferimentos que necessitem de primeiros socorros.

2º passo: definição de pontuação

Após ter descrito cada nível de gravidade e probabilidade, a próxima etapa é dar uma pontuação de probabilidade e gravidade para cada ação que será executada na empresa, para determinar qual é o nível de risco.

Depois de estabelecer estes critérios, determinar incidentes e eventos que põem o negócio em risco será uma tarefa mais simples.

Agora, é hora de criar a matriz de probabilidade e impacto.

Você pode utilizar programas editores de planilhas como Excel ou Google Spreadsheets, do Google Drive, para criar a sua.

Cada empresa define entre os procedimentos internos quais serão os níveis de prioridade que os riscos vão receber.

Existem organizações que buscam estratégias que serão aplicadas nos riscos de criticidade moderada, mas isso depende:

• do contexto da empresa;
• das definições nos procedimentos;
• onde vale a pena direcionar os esforços.

A montagem da matriz será simples:

1. escreva “probabilidade/impacto” na primeira célula;
2. abaixo dela, na primeira coluna, insira as probabilidades dos eventos, como alta, média e baixa;
3. nas células da primeira linha, digite os termos que indiquem se o impacto é leve, médio ou grave.

Depois, basta ir preenchendo a planilha de acordo com os riscos.

Para visualizar melhor os dados, uma dica funcional é utilizar diferentes cores. Assim, você pode:

• preencher de verde as células de risco baixo;
• utilizar amarelo nas de risco moderado;
• aplicar o vermelho naquelas que tiverem risco elevado ou extremo.

Matriz de probabilidade e impacto de riscos: exemplo

Que tal um exemplo de matriz de risco?

Imagine a seguinte situação: uma determinada empresa está correndo risco de instabilidade na internet, e pode ser que os colaboradores não consigam acessar a rede.

Considerando a infraestrutura da organização, foi calculado que há 50% de chance de este evento ocorrer.

Se a internet realmente parar de funcionar os danos serão grandes, uma vez que todo o trabalho depende da internet e, portanto, a empresa irá parar as atividades.

Neste cenário, podemos dizer que o nível de criticidade deste risco é “muito alto”.

Na planilha, este risco ficaria em uma célula preenchida de vermelho, sob a coluna de risco “alto”.

Simples, não é?

É comum ver empresas que realizam suas atividades sem terem uma política formal de gestão de indicadores de gestão de riscos. Isso acontece porque os riscos na vida cotidiana são tão comuns que tendemos a ignorar os menores riscos, reagindo apenas quando eles acontecem.

Por este motivo, realizar um bom gerenciamento dos riscos traz um grande diferencial para empresas que estão preocupadas com a prevenção.

A matriz de probabilidade e impacto apresenta uma percepção geral para avaliá-los, o que ajuda todas as áreas da organização.

Além disso, mesmo que haja ações sem dados completos, é possível se preparar com antecedência.

Como dominar o modelo de matriz de risco?

O monitoramento dos riscos da empresa também está relacionado à política de melhoria contínua de um negócio e à gestão de processos organizacionais. Entre as ferramentas que auxiliam no monitoramento desses processos, encontramos a Lean Seis Sigma, que reúne:

• a estratégia Seis Sigma, um método estruturado de resolução de problemas, com ferramentas de apoio estatístico;
• o Lean Manufacturing, que aponta para questões de rapidez, fluidez, comunicação interna entre a equipe e redução dos desperdícios.

A Frons treinamentos oferece um curso gratuito para quem deseja começar a aprender mais sobre Lean Seis Sigma, além das certificações como White Belt, Yellow Belt, Green Belt e Black Belt, para profissionais mais avançados  na gestão de projetos e processos de qualidade.

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Para continuar com seus estudos, indicamos as leituras abaixo:

3 métodos para promover análise e melhoria de processos em uma empresa

Indicadores gestão de riscos: o que são e qual a importância estratégica na empresa

O que é gestão de risco: 4 etapas para aplicar o processo e as vantagens para a empresa

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