O que é folha de verificação? Entenda esta ferramenta básica de Six Sigma

Uma folha de verificação é uma ferramenta simples que fazia parte das sete ferramentas básicas do Seis Sigma. Ela foi substituída quando os softwares que tem a capacidade de registrar grandes volumes de dados foram introduzidos no mercado.

A folha de verificação foi projetada para ser uma ferramenta de gravação de dados simples porque ela seria usada pelas pessoas no chão de fábrica e não seria interessante passar para eles um processo complexo.

Mas vamos entender com mais detalhes o que é a folha de verificação, como ela era usada e os principais tipos? Continue lendo!

O que é folha de verificação?

Uma folha de verificação serve para registrar dados e estatísticas simples que acontecem no chão de fábrica por um período de tempo.

A planilha é projetada para trazer as possíveis fontes de erro já conhecidas. Mas os usuários podem adicionar mais possibilidades.

Assim, os dados referentes aos erros são registrados diariamente. Essas informações podem ser usados ​​depois como evidência nas sessões de brainstorming com a equipe para definir ações de melhoria.

Uma folha de verificação fornece a base que ajuda a descobrir os problemas existentes e como resolvê-los.

Principais usos de uma folha de verificação

Muitas pessoas associam as folhas de verificação à tarefa manual de registrar defeitos, no entanto, uma aplicação realmente produtiva é usá-la para registrar fatos esperados em um processo.

Esse detalhe é importante porque pode ser muito útil na hora de pensar em como aplicar uma folha de verificação em um processo.

A imagem acima é um bom exemplo de como uma folha de verificação pode ser usada para registrar informações positivas e não apenas defeitos como:

• Registrar ações esperadas em um processo;
• Mostrar o desempenho do processo ao longo de um período (como na imagem acima);
• Identificar as causas de defeitos ou interferências;
• Revelar tendências de erros frequentes.

Etapas para usar a folha de verificação

• Decida qual evento ou problema será observado e crie as definições operacionais;
• Decida quando os dados serão coletados e por quanto tempo;
• Crie o formulário. As informações devem ser marcadas com um apenas com um X, por exemplo, para que os dados não precisem ser recopiados para análise;
• Especifique o que é cada espaço do formulário;
• Teste a folha de verificação por um curto período para ter certeza de que ela coleta os dados apropriados e é fácil de usar;
• Toda vez que o evento ou problema esperado ocorrer, registre os dados na folha de verificação.

Coletar dados não é só ir a campo e começar a anotar tudo. Existem estratégias, direcionamentos e diretrizes. Entenda melhor os procedimentos no vídeo abaixo:

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Tipos de folhas de verificação

Quando eram usadas, existiam tipos de folhas de verificação diferentes para cada análise, de acordo com o objetivo do acompanhamento.

As folhas de verificação detectavam quando uma falha ou defeito aconteciam e também identificavam o ponto específico no processo, entre outras informações.

Assim, era possível identificar o quando, onde e o porquê de cada situação e implementar melhorias para eliminar essas ocorrências.

Conheça alguns dos tipos de folhas de verificação que eram usados:

1. Folha de verificação do andamento de um processo

Esse tipo de folha de verificação checa os pontos principais para o bom andamento de um processo e analisa a probabilidade de interferência de alguns fatores nos resultados.

Tendo um parâmetro como base, a folha é uma maneira de verificar se as interferências realmente acontecem e em que momento elas afetam o fluxo de trabalho.

Assim, é possível eliminar as falhas e até implementar outras melhorias extras cujo potencial ainda não tinha sido percebido até o momento.

2. Folha de verificação de tipo, local e causa de defeito

Além de ajudar a registrar o defeito que está acontecendo em um processo, este tipo de folha de verificação aponta também o tipo de defeito, o local no fluxo que ele acontece e a causa do mesmo.

Para cada tipo de informação pode ser feita uma folha de verificação separada com os dados que vão levar ao resultado esperado.

Para encontrar falhas em um sistema é preciso analisar passo a passo as tarefas executadas. A folha de verificação ajuda a orientar essa análise, já que traz o tópicos organizados.

Dessa forma, detecta-se os defeitos frequentes muito mais fácil, gerando oportunidades de melhorias rápidas para evitar que prejuízos potenciais ocorram com os clientes.

Identificar o ponto do sistema onde o defeito acontece permite eliminar o comportamento do trabalho para que os funcionários o executem de outra forma mais produtiva.

A causa dos defeitos é outra informação muito importante, pois é um fator crucial para detectar o que está levando àquela ocorrência. Essa descoberta pode, inclusive, direcionar melhorias mais profundas nos processos da empresa.

3. Folha de verificação para acompanhamento de etapas

Esse é um dos tipos mais usados ​​de folha de verificação. A folha de acompanhamento de etapas permite ter certeza de que os procedimentos padrão para ter um bom resultado estão sendo cumpridos.

Por ser uma folha simples e objetiva, é facilmente adaptada a todo tipo de empresa seja para processos administrativos ou operacionais do negócio.

Agora que você sabe o que é folha de verificação pode ler também  outro post sobre este tema e aprender como fazer uma folha de verificação na sua empresa.

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