Gestão de processos: o que é e quais são as etapas
A gestão de processos permite planejar, modelar, controlar e otimizar a execução das atividades de uma empresa. Essas etapas, que são fundamentais para evoluir e alcançar a melhoria contínua em seu negócio. Ao longo deste artigos serão explicados o passo a passo de cada uma dessas etapas.
Sem conhecer amplamente os processos de rotina de uma empresa, não há possibilidade de implantar melhorias evolutivas de forma organizada. Isso também impossibilita a adoção de uma gestão estratégica para gerenciar as atividades.
Para aprendermos o que é a gestão de processos devemos ter em mente, de forma clara, o que é um processo.
Em suma, processo é um conjunto de atividades realizadas por pessoas ou sistemas que irão gerar um resultado. Esse resultado pode ser gerar valor para o cliente ou mercado, gerar um produto, executar um serviço ou dar apoio para outros processos.
Como dito anteriormente, todas as formas de organizações, desde as mais simples até as mais complexas, possuem processos. Por exemplo, uma entrega de um produto na casa de um cliente ou a confecção de um alimento ou roupa. Do mesmo modo há os processos mais complexos como a fabricação de um automóvel ou de um programa de computador.
Os processos de uma empresa são como uma série de atividades estruturadas para alcançar os objetivos da empresa. Essas atividades são organizadas em uma ordem lógica.
Os processos possuem características, há as “entradas”, também podem ser chamada de “inputs”. Elas são como a matéria inicial antes da realização do processo, como uma matéria-prima, geralmente oferecida pelos fornecedores. Se pensarmos que o nosso processo é a produção de uma pizza, os inputs seriam os ingredientes, como os tomates, as cebolas, etc… Lembrando que essa matéria inicial depende do tipo de processo, eles não são necessariamente palpáveis, podem ser como dados brutos, por exemplo.
Depois dos “inputs”, é realizado o processo. Quando se pega a matéria-prima e a transforma para agregar determinado tipo de valor.
Após as “entradas” e a realização das transformações nós temos as “saídas” ou os “outputs”. Através do processo foi agregado valor à matéria que pode ter virado um alimento, um objeto ou serviço.
Um processo é o resultado da interação entre pessoas, equipamentos e instalações. Além disso, pode passar por várias áreas dentro de uma única empresa, como o setor de montagem, depois o setor de vendas e então o setor de atendimento ao cliente, abrangindo desde atividades simples a complexas.
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Devido à grande quantidade de setores que esses podem permear é necessário a implementação de uma gestão de processos. Essa gestão irá mapeá-los e aprimorá-los, para que esses sejam geridos com controle e qualidade.
Os primários são aqueles que possuem como objetivo agregar valor para o cliente. Por exemplo, lhes servir uma comida.
Os de apoio fornecem condições para os primários. Por exemplo, a limpeza dos pratos em que os clientes comerão.
Os de gestão são referentes ao controle e a contabilização. Seria a administração de quantos ingredientes devem ter no estoque para poder servir comida aos clientes por determinado período, por exemplo.
O Ciclo de gerenciamento deve ser seguido para poder haver melhoria contínua dentro dos processos de uma organização. Esse método é cíclico e deve ser realizado regularmente para alcançar os melhores resultados possíveis dentro de uma empresa.
Saiba mais sobre melhoria contínua com o artigo: Melhoria continua de processos: ferramentas e como aplicar.
Deve-se definir quais atividades permitem alcançar as metas e os objetivos da corporação. Também é preciso identificar quais são os pontos, dentro dos processos, que estão gerando falhas e gargalos que prejudicam o crescimento da empresa.
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Nessa fase são utilizadas técnicas para desenvolver um modelo de negócio. A criação de modelos é essencial para compreender e promover reflexões sobre os processos da empresa. Dessa forma, eles possibilitam a melhoria contínua dentro de determinada organização.
A modelagem também possibilita que se simule as mudanças desejadas antes de realmente implementar essas transformações na prática. Através das simulações é possível identificar possíveis gargalos dentro das atividades e corrigi-los, economizando tempo e retrabalhos.
Além disso, é nessa fase em que são selecionados sistemas de informação para dar suporte aos processos e suas transformações.
A modelagem ocorre de duas formas:
É preciso documentar o processo como ele é atualmente. São criados modelos que vão além de um mapeamento das atividades. É preciso que esse modelo permita uma visualização dinâmica. Deve-se enxergar todo o funcionamento do processo e poder simular seu funcionamento. Assim, identifica-se onde estão as perdas, os gargalos ou pontos que não agregam valor.
Nessa fase, documenta-se o processo como ele deverá ser no futuro. Ou seja, é feito um modelo com as mudanças desejadas, como queremos que o procedimento seja. Para isso, é necessário uma boa comunicação com as pessoas que o operam. Tal conversa é uma oportunidade de elencar melhorias para as atividades.
Com o tempo, é possível uma simulação da atuação do novo processo, antes dele ser executado. O novo modelo deve incluir propostas, inovações, melhorias e transformações para resultar em uma versão otimizada do processo atual.
Para executar a modelagem é possível ter ajuda de sistemas, softwares ou conhecimento estratégico para facilitar a conclusão dos objetivos. Pode ser um facilitador procurar cursos sobre gestão de processos, como os oferecidos pela Frons para saber qual melhor se adequa às necessidades de seu negócio.
Nessa etapa é executado o novo processo na prática. É uma etapa operacional que vai utilizar, e talvez transformar, recursos, tecnologia e equipamentos.
O gestor utilizará sua experiência e conhecimento técnico para executar o processo. Os funcionários envolvidos também estarão aprendendo e se acostumando com as novas atividades. É realizada a tentativa de fazer com que as pessoas adotem amplamente esse novo modelo.
A partir da execução prática será possível verificar se as mudanças realmente funcionaram e otimizaram o processo.
Após a execução do processo remodelado é necessário gerar feedbacks e informações sobre ele. É preciso utilizar métodos, indicadores e estatísticas para poder obter dados e controlar amplamente as etapas do novo processo.
Após a realização de todos esses passos, é possível identificar se há algo para ser aprimorado. Quando se controla os processos estamos sempre em contato com o que pode ser melhorado. Assim, as etapas são um ciclo, cria-se novas ideias de aprimoramento e realiza-se novamente essas etapas da gestão de processos.
O objetivo do gestor deve ser sempre evoluir as etapas dentro da empresa, executando uma melhoria contínua dos processos, colocando na prática a gestão da qualidade dentro da empresa.
Quer entender melhor os passos para aplicar melhoria contínua? Dá uma olhada no que o nosso especialista Master Black Belt Carlos Sander traz sobre o assunto:
A leitura do artigo 5 dicas sobre gestão para sua empresa também pode ser um diferencial para quem quer saber mais sobre o tema.
A sigla BPM significa Business Process Management, em português: gerenciamento de processos de negócios.
BPM é uma ferramenta para facilitar as etapas de gerenciamento de negócios, como as vistas anteriormente. Ela é adaptável ao processo desejado e tem como intuito mostrar de forma mais clara as informações sobre como as atividades estão sendo executadas.
Através dessas informações apresentadas pelo BPM é possível tomar decisões sobre como realizar melhorias. Consequentemente, quando as decisões forem tomadas, elas serão mais pertinentes pois se os gestores poderão ter uma visão ampla dos processos como um todo.
Além disso, utilizar BPM é rápido e economicamente viável. Os funcionários envolvidos com os processos também podem ser beneficiados, porque a ferramenta disponibiliza detalhes sobre as tarefas que devem executar. Portanto, as pessoas vão ter menos dúvidas a respeito de suas atividades.
Também pode-se ter mais noção das etapas posteriores às da tarefa de determinado funcionário, pois é possível ver o fluxo dos processos realizados dentro da empresa, até chegarem no produto ou objetivo final.
Para saber mais sobre gestão de processos e as ferramentas e métodos para otimizar seu negócio acesse os cursos da Frons. São oferecidos cursos de gestão de processos e métodos para alcançar a melhoria contínua desde do nível básico ao avançado. Como o curso Ferramentas da Qualidade, que ensina na prática a utilização de ferramentas para alcançar a melhoria contínua de um negócio.
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