Se a sua empresa precisa de mais organização, chegou a hora de você entender o que é gestão por processos. Cada atividade precisa ser bem orientada com tarefas objetivas, claras e que agregam valor para a empresa e, principalmente, para o cliente.
Por isso, a melhoria de processos nas empresas é sempre tão falada e executada por todos os negócios focados em crescer e evoluir no mercado atual.
Para conduzir a gestão por processos é importante ter uma equipe alinhada e capacitada nas metodologias de qualidade como Lean Manufacturing e Six Sigma.
Se este é um desafio que sua empresa vai encarar, você está no lugar certo. Neste post vamos explicar o que é gestão por processos, como esse trabalho acontece e os benefícios após a implementação. Continue lendo!
Antes de explicar o que é gestão por processos, vamos entender o conceito de processo quando falamos em sistemas de produção empresariais.
Processo é toda ação ou conjunto de ações que leva ao cumprimento de um objetivo. Ou seja, uma empresa que fabrica carros tem o setor de revisão.
O processo de revisão da montagem é composto por uma série de processos secundários que analisam se o produto está apto para venda. Sem essa etapa é impossível garantir a qualidade e fazer a eliminação de falhas.
Dessa forma a gestão por processos é uma prática direcionada para a criação de um fluxo de trabalho organizado, fácil de ser seguido e altamente eficiente para atingir bons resultados.
Os fluxogramas de processos de cada departamento da empresa se integram para criar uma produção coesa e altamente lucrativa.
A gestão por processos exige um alinhamento forte entre os responsáveis pela gestão da empresa, pois as lideranças são as principais mantenedoras dessa abordagem.
Apesar do esforço e tempo empregados nessa prática, o resultado impacta diretamente o desempenho e o cumprimento das metas e objetivos.
Esse sistema é adaptável e funciona em vários tipos de empresas, orientando suas estratégias ao longo do tempo.
A diferença entre gestão de processos e gestão por processos é sutil, porém significativa para compreender o papel dessas metodologias e como aplicá-las.
A gestão de processos envolve sistematizar as tarefas da empresa, definindo as etapas para sua execução e aplicando melhorias contínuas sempre que necessário.
Ter uma metodologia de gerenciamento de processos significa que uma empresa tem a gestão de processos como norte.
Já a gestão por processos envolve toda a empresa e não apenas os setores operacionais que originalmente possuem tarefas que acontecem em sequência. É uma abordagem completa que inclui também os setores administrativos.
A empresa forma uma rede integrada de processos conectados entre todos os setores que funcionam de forma organizada, gerenciada, analisada e conduzida por seus processos.
A gestão por processos é importante porque integra todas as ações da empresa e faz com que elas sejam direcionadas para o mesmo objetivo.
Esse benefício reforça não só a marca da organização no mercado e seus ganhos com a produção como também motiva a equipe com o trabalho.
Assim, os funcionários não perdem tempo seguindo processos que não são eficientes. Além disso, conseguem evitar erros que podem afetar a qualidade do produto e a satisfação do cliente.
Outro ponto importante dessa forma de gestão é ter dados atualizados e organizados em um histórico que permite buscar referências para fazer previsões mais assertivas.
Se as pesquisas de clima da sua empresa apontam que a equipe está desmotivada, a falta de processos de trabalho bem organizados pode ser um dos motivos.
Por isso, usando a gestão por processos as empresas conseguem colocar toda a estrutura operacional e administrativa no eixo do sucesso.
Para colocar a gestão por processos em prática é importante alinhar a equipe para executar as seguintes etapas:
Crie documentos para descrever o trabalho de cada setor: funções, número de funcionários e responsável pelo gerenciamento. Anexe também os fluxogramas dos processos executadas em cada área da empresa.
Com os dados acima, crie o novo fluxo de trabalho completo para visualizar todos os processos de forma geral e sua integração. É fundamental que essa sequência seja lógica e sem gargalos. Qualquer correção necessária pode ser feita nesta etapa.
Faça um teste inicial do fluxo remodelado em um setor e, caso o resultado seja positivo, aplique-o em todas as áreas. Se forem necessárias alterações, corrija-as e teste novamente na mesma equipe antes de expandir os novos processos para o restante da empresa.
Mesmo depois da fase de teste e correções iniciais, é importante continuar observando o desempenho da gestão por processos, agora em nível geral. Assim, é possível identificar onde ele está sendo mais eficiente e corrigir os obstáculos ainda existentes.
A medida que a análise dos processos organizacionais evolui as descrições dos documentos da etapa 1 vão sendo atualizadas, criando métodos mais enxutos.
Essas cinco etapas podem ser feitas separadamente nos departamentos e depois compiladas em um documento geral, criando o manual de procedimentos final da empresa.
Posteriormente, esse documento deve ser compartilhado e estar ao alcance de todos para reforçar a cultura da gestão por processos.
Há muitas vantagens em implementar esse tipo de gestão. Citamos algumas abaixo:
A Frons é uma empresa formada por engenheiros experientes, voltada para a formação e capacitação de profissionais para o mercado de trabalho. Oferecemos cursos de gestão desde o nível básico ao avançado.
Com mais de 3.500 alunos EAD e mais de 30 turmas presenciais, você terá acesso a cursos de qualificação e treinamento em gestão e processos que se encaixam à sua realidade.
Conheça nossos cursos e saiba como podemos ajudar você a conquistar uma posição de destaque no mercado.
Profissionais graduados que já possuem experiência na área de gestão ou que ocupam cargos de…
Os profissionais que buscam crescer na carreira frequentemente se deparam com uma dúvida: MBA é…
Imagine um mundo onde os dados contam histórias, ajudam você a tomar decisões melhores e…
Escolher um MBA degree é um passo estratégico para qualquer profissional que busca alavancar a…
No mercado de trabalho atual, quem está sempre em busca de desenvolvimento profissional acaba saindo…
A inteligência artificial (IA) mudou radicalmente como as empresas lidam com dados, otimizam processos e…