Uma empresa desorganizada não consegue alcançar os objetivos que tanto almeja, por isso, adotar um ou mais cronogramas é fundamental para organizar seus projetos e os prazos de entrega. Entender o que é um cronograma e as ferramentas que existem para otimizar seus processos é uma das formas de chegar mais perto das suas metas.
Para te auxiliar, preparamos o conteúdo abaixo com todas as informações que você precisa saber para escolher o melhor cronograma e criar o seu com as informações necessárias. Tenha uma boa leitura!
O que é um cronograma e por que é importante para as empresas?
É uma ferramenta focada em organização, utilizada no ambiente corporativo para gerenciar atividades e projetos. Sua apresentação conta com um formato de agenda que possibilita a visualização diária, semanal ou mensal.
Usar um cronograma auxilia na demonstração de informações necessárias para acompanhar o andamento do projeto. Dessa forma, você sabe quais são as atividades que devem ser priorizadas.
Para que serve um cronograma?
Um cronograma serve para evitar atrasos, garantindo que os prazos sejam cumpridos, além de auxiliar na identificação de riscos e na resolução de problemas. Conheça outras funcionalidades abaixo:
- Organizar as etapas do processo e os prazos;
- Estipular datas de início e finalização de cada meta;
- Identificar riscos e resolver os problemas antecipadamente;
- Manter o projeto dentro do orçamento;
- Permitir que todos os envolvidos consigam visualizar o projeto e todos os processos que pertencem a ele.
Conheça os 2 principais tipos de cronograma
Existem dois tipos de cronograma mais utilizados nas empresas, você pode adotar mais de um para otimizar a sua organização. Confira os detalhes de cada um deles.
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1. Por tempo determinado
Esse tipo de cronograma possui um formato padrão simplificado, similar a uma agenda. Dessa forma, essa ferramenta permite que você acompanhe todas as etapas, seja em informações essenciais ou mais detalhadas.
- Diário: pode ser utilizado por cada colaborador de forma individual ou também pelo líder que direciona atividades menores à sua equipe, definindo atividades menores;
- Semanal: para acompanhar os prazos de cada tarefa;
- Mensal: esse tipo pode ser utilizado com poucos detalhes ou muitos conforme a necessidade da sua empresa. O cronograma de visão mensal geralmente é utilizado pelos gestores e líderes para terem uma visão completa do projeto.
2. Por método de gerenciamento
Os cronogramas que funcionam pelo método de gerenciamento, performam de forma diferente do cronograma por tempo determinado. No entanto, não existe certo ou errado, assim, é importante conhecê-los para saber qual a melhor opção para utilizar na sua empresa.
Kanban
Conhecido como Fluxograma, essa ferramenta é utilizada na metodologia do Lean Manufacturing e times ágeis. O Kanban agrupa tarefas em um quadro dividido em três colunas: a iniciar, em andamento, concluído. É possível saber quem são os responsáveis pelas tarefas e movê-las facilmente entre as colunas.
Diagrama de Gantt
Conhecido também como Gráfico de Gantt, essa ferramenta apresenta a sequência das atividades e a duração delas em um painel de barras horizontais coloridas. As atividades são encaixadas nessas barras e quanto mais perto do topo cada atividade se encontra, mais urgente é a sua execução.
Cronograma de Marcos (Milestone)
Esse cronograma utiliza marcações para demonstrar os eventos importantes que devem ser priorizados. Por meio de pontos, você consegue fazer o acompanhamento necessário das etapas.
Diagrama de rede
Essa ferramenta organiza as tarefas por tema, facilitando a visualização de atividades, criando conexões entre as tarefas do mesmo tema. O Diagrama de rede pode ser uma ótima opção para o início de projetos, pois você dispõe as ideias fazendo conexões que podem ser refinadas posteriormente.
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Como fazer um cronograma eficiente?
Como vimos, utilizar um ou mais cronogramas para acompanhar os seus projetos é essencial para garantir os melhores resultados. Para fazer um cronograma eficaz, siga as etapas abaixo:
- Escolha o tipo de cronograma: escolha conforme as necessidades da sua equipe, inclusive você pode adotar mais de uma ferramenta;
- Defina a estrutura analítica do projeto: a estrutura EAP é utilizada para dividir times grandes em equipes menores. Além de atribuir uma porcentagem de execução de tarefas para cada equipe;
- Defina os responsáveis e o orçamento disponível: defina as equipes e os colaboradores responsáveis pelas tarefas. Sabendo o orçamento é possível realizar a melhor gestão financeira das ações;
- Organize a ordem das atividades e os prazos: insira todas as informações e os prazos de cada atividade;
- Preveja possíveis problemas: prever erros e antecipar a solução vai otimizar o fluxo do projeto. Por isso, verifique as questões técnicas, aprovações de órgãos públicos e mais;
Boas práticas no gerenciamento de cronograma
Agora que você sabe o que é um cronograma e como criar o seu, conheça as boas práticas para que os prazos sejam cumpridos.
Controle os prazos
Sabemos que os prazos são importantes e precisam ser cumpridos, por isso, estipule datas coerentes e que possam ser cumpridas sem sobrecarregar seus colaboradores. Assim, você consegue manter o padrão de qualidade da sua empresa.
Evite o excesso de informação
Evite o excesso de informações para não confundir as atividades, quanto mais sucinto, melhor.
Gerencie todos os cronogramas
Se você tem vários projetos em andamento, é importante gerenciar todas as ferramentas para não perder nenhuma informação importante.
Além de saber o que é um cronograma, se você deseja otimizar os processos internos da sua organização, continue aqui no Blog da Frons e conheça as 9 principais ferramentas de melhoria contínua do mercado. Assim, você consegue aumentar a produtividade, reduzir custos, automatizar processos e mais. Até lá!
