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Business Break – Podcast Frons · #020 – Como aumentar a produtividade? 6 dicas importantes!
O método GTD, sigla para “Getting Things Done”, é uma ferramenta criada para que as pessoas aproveitem o tempo de forma mais eficiente e resolvam o que é realmente necessário e deleguem ou adiem tarefas não são urgentes.
É comum que grandes ou pequenos empreendedores fiquem confusos diante de tantas tarefas a serem resolvidas: o que deve ser priorizado? O que pode ser deixado para depois?
Essas e outras perguntas, quando ficam sem respostas, podem causar grandes quedas na produtividade. Nesses momentos, a metodologia GTD pode ser uma excelente ferramenta. Mas, afinal, o que é este método?
Neste artigo, vamos explicar quais são as fases do método GTD e as vantagens de aplicá-lo na empresa para trazer mais organização e produtividade à rotina. Confira:
O que é o método GTD?
O método GTD é uma ferramenta que foi criada para que as pessoas utilizem o tempo de forma mais eficiente, aproveitando cada segundo para resolver o que é realmente necessário e deleguem ou adiem tarefas não tão urgentes assim.
O nome nada mais é do que a sigla da expressão em inglês “Getting Things Done” que se refere à metodologia criada por David Allen, explicada com precisão no livro “A arte de fazer acontecer”.
Na prática, a metodologia consiste em cinco etapas que se executadas da forma correta tornam o gerenciamento de tarefas muito mais eficiente.
Com o método GTD, o colaborador passa a ter uma visão completa dos compromissos e atividades que devem ser feitas, sem se sentir sobrecarregado e estressado.
Claro que como todo novo método ou ferramenta, é preciso paciência, disciplina e comprometimento por parte de todos para que a aplicação seja feita corretamente.
Antes de mais nada, é essencial investir em um programa de treinamento para que todos da equipe sejam envolvidos e, portanto, estejam mais motivados para seguir no método.
Saiba mais sobre cada uma das etapas do método GTD.
Etapas da metodologia GTD
1. Coletar
A primeira etapa do método GTD consiste em registrar todas as ideias e lembranças que precisam ser realizadas, passando-as para uma folha, uma planilha de ação ou usando o Trello para que seja algo confiável e concreto.
Assim, aproveite este momento para pegar caneta e papel ou abrir um novo documento para anotar tudo — tudo mesmo — que estiver na sua cabeça.
Todas essas ideias, projetos e tarefas irão para uma lista chamada de “Caixa de Entrada“.
Preencha essa lista com tudo que ocupar sua mente, como obrigações, atividades, tarefas, locais que você quer conhecer e qualquer tipo de coisa que exija atenção.
Você verá que o conteúdo da Caixa de Entrada, além de deixar a mente livre, te traz mais tranquilidade. Afinal, tudo que você quer ou deve fazer poderá ser visualizado de forma simples e rápida.
Leia também: Planilha de produtividade: 4 dicas para fazer Indicadores de Performance.
2. Processar
Agora, a etapa seguinte do método GTD é: pegue a lista que você criou no item acima e processe os itens descritos. Ou seja, analise cada um dos itens e decida o que fazer com cada um deles.
No caso dos itens que não exijam ação imediata, descarte aqueles que você sabe que não vai fazer ou que foram anotados apenas para não perder a ideia.
Em relação às ideias que são planos distantes, você pode classificá-las como “algum dia/talvez”.
Já em relação dos itens que precisam de alguma ação, faça uma breve análise: alguma dessas tarefas leva menos de dois minutos para ser realizada? Se sim, execute-a naquele instante e, assim, fique livre dela de uma vez.
Agora, quando as tarefas precisam de mais de dois minutos para serem realizadas, considere delegar a tarefa para a pessoa responsável ou agendar data e horário específicos para a realização da tarefa. Se for algo muito grande, transforme essa tarefa em um projeto.
Por exemplo: comprar um carro não é tão simples quanto comprar um computador novo, certo? Assim, separe cada uma das etapas (pesquisar modelos de carros, analisar preços, negociar, etc) e agende a realização de cada uma delas.
Para ler depois – Análise de processos organizacionais: o que é e como aplicar no negócio
3. Organizar
Seguindo a prática do método GTD, organize as tarefas e projetos de acordo com a área a que cada um pertence.
Você pode criar categorias específicas da sua vida como “tarefas pessoais”, “trabalho”, “viagens”, etc.
Liste cada uma das suas tarefas de acordo com a categoria específica. Assim, você vai ver que será bem mais fácil encontrar as tarefas e visualizar o que deve ser feito em cada um dos diferentes contextos.
4. Revisar
Não adianta anotar e separar suas tarefas se você não tem contato com elas, certo?
Por isso, a próxima etapa do método GTD é reservar pelo menos uma vez por semana para fazer uma boa revisão da lista de tarefas, compromissos e projetos.
Aproveite este momento para reavaliar o que é urgente, acrescentar novas obrigações e revisar os itens delegados.
Para não esquecer da revisão, uma boa dica é agendá-la no calendário do celular ou criar um alarme.
Aprenda ‘Como criar uma agenda de compromissos no Excel‘ neste outro post do blog.
5. Executar
A última etapa do método GTD é a mais pura prática: realize as tarefas seguindo o planejamento e as categorias das próximas ações.
Com o tempo, você verá que a metodologia GTD traz mais clareza de pensamento e aumenta a sua produtividade.
Vantagens do método GTD nas empresas
Como você percebeu, o método GTD pode ser utilizado tanto para organizar a vida pessoal quanto profissional.
Nas empresas, o GTD é uma ferramenta bem eficiente para colocar em ordem as atividades que devem ser cumpridas, principalmente por não exigir recursos tecnológicos para sua execução.
Para manter a metodologia funcionando corretamente, é essencial ter atenção com a separação das demandas de acordo com seus respectivos contextos.
Desta forma, busque sempre dividir as ações de acordo com os setores ou momento de cumprimento das tarefas, como “reunião”, “treinamentos”, entre outros.
Vale lembrar que para isso é essencial montar todas as listas, começando sempre pela Caixa de Entrada. As tarefas que precisam da ação de outros colaboradores podem ser colocadas em uma categoria específica, como “Em Espera”.
Colocando o método GTD em prática
O método GTD traz os mais diversos benefícios para a organização, pois possibilita uma melhor gestão de tempo, flexibilidade e, como consequência, aumento da produtividade e organização.
Para ajudar a colocar a ferramenta em prática confira um exemplo de organização do Método GTD no Trello.
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Agora que você já sabe tudo sobre o método GTD, confira outras leituras para melhorar ainda mais a sua produtividade dentro e fora da empresa:
- Como organizar o tempo no dia a dia?
- Motivação x produtividade: como equilibrar?
- Gestão do tempo e produtividade: 9 dicas práticas para aplicar
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