Diversos líderes buscam no software de gestão de processos o caminho para manter a organização do que acontece na empresa em dia.
Afinal, com o avanço da tecnologia, muitas tarefas rotineiras podem ser automatizadas com o auxílio de ferramentas de gestão de processos.
A função dos softwares é justamente facilitar o trabalho diário, fornecendo meios práticos de organizar as atividades e acompanhar os resultados ao final de cada dia.
Sua empresa precisa melhorar a forma como gerencia o trabalho da equipe? Conheça cinco opções de software de gestão de processos e a importância e as vantagens de eliminar os processos manuais.
5 softwares de gestão de processos
É comum que as empresas busquem opções para organizar os processos e manter o controle da gestão.
As ferramentas de gestão de processos são ainda mais úteis para as equipes que trabalham remoto, pois à distância, a organização se torna um requisito muito importante.
Confira alguns softwares de gestão de processos que podem ser bastante úteis no dia a dia da sua empresa:
1. Trello
O Trello é um software de gestão de processos muito popular para organizar o gerenciamento de projetos e tarefas a serem realizadas.
Baseado no método kanban, o grande diferencial dessa ferramenta está na facilidade de utilizá-la.
Basta criar as listas onde as tarefas e projetos ficarão e adicionar cartões com descrições, checklists, colaboradores envolvidos no projeto e muito mais. Toda a equipe tem acesso a esses cartões e pode gerenciá-los também.
O Trello oferece três opções de planos
- Free: gratuito – com limitações de criação de quadros e cartões;
- Business Class: US$ 9,99 por usuário no plano mensal;
- Enterprise: US$ 17,99 por usuário – o plano começa com o limite mínimo para 100 unitário e pode ser aumentado para mais pessoas.
2. Asana
O software Asana é outro software de gestão de processos que tem uma proposta parecida com o Trello, apesar de ser um pouco menos flexível.
Essa ferramenta também é focada no cumprimento das metas e funciona muito bem em empresas que precisam definir os processos de forma mais rígida.
Além disso, a Asana é uma plataforma que permite um monitoramento claro de cada projeto por parte de toda a equipe.
Com a ferramenta o fluxo de trabalho também é melhor definido e pode ser acompanhando de uma maneira mais fácil.
O Asana tem quatro opções de planos:
- Basic: gratuito – com limite nas funcionalidades;
- Premium: U$S 10,99 por usuário no plano anual;
- Business: US$ 24,99 por usuário no plano anual;
- Enterprise: plano personalizado contratado conforme a demanda de funções.
3. Heflo
O grande diferencial do Heflo em relação às outras ferramentas que apresentamos está no fato de ser um software criado especialmente para o gerenciamento de processo de negócios.
O Heflo permite definir os processos, delegar responsabilidades, criar formulários com prazos e padronizar as operações. E tudo isso fica armazenado na nuvem!
A modelagem BPMN é fácil de usar e os fluxogramas podem ser diagramados e personalizados com formatos e cores específicos que ajudam na hora de colocá-lo em prática.
O software de gestão de processos possui dois planos:
- Acadêmico: gratuito, basta fazer o cadastro no site;
- Enterprise: contratado via contato com a equipe de vendas.
4. Runrun.it
O Runrun.it é outro software de gestão de processos muito popular que permite que a equipe gerencie os projetos, fluxo de tarefas e até mesmo os custos da execução.
Tudo isso permite aumentar a produtividade do time, pois a ferramenta apresenta estimativas reais de entrega e reduz as chances de um projeto terminar sendo atrasado.
A plataforma permite, ainda, distribuir as demandas entre os membros da equipe e organizar a comunicação entre eles.
Para assinar o RunRun.it você pode escolher entre três planos:
- Grátis: para até 5 usuários;
- Business: R$ 53 por usuário/mês;
- Enterprise: R$99 por usuário/mês (mínimo de 10 usuários).
5. Bizagi Modeler
O Bizagi Modeler é outra opção de software de gestão de processo gratuito para uso pessoal. Mas também possui planos para empresa que precisam liberar a ferramenta para uso da equipe.
É uma alternativa ao Heflo para a criação de diagramas de fluxo de trabalho no padrão BPMN. A partir do momento que a estrutura é desenhada e construída, está pronta para usar!
Você também pode criar diagramas de processos, por exemplo, e salvá-los na plataforma ou exportar para outros formatos como PDF, Excel, Word e mais.
Cada tipo de gerenciador de processos vai atender melhor uma realidade de negócio. Assim, escolha o software que se adaptar melhor aos processos da organização e você verá os benefícios!
Importância do software de gestão de processos
Gerenciar uma empresa não é uma tarefa fácil nem mesmo para os empresários experientes. Projetos e desafios aparecem todos os dias e eles exigem estrutura adequada para serem encarados.
As decisões precisam ser tomadas, há contas para pagar, e-mails a serem respondidos com agilidade e muito mais. São várias coisas acontecendo ao mesmo tempo e administrar tudo isso não é simples.
Por mais que estejamos em um período cheio de ferramentas tecnológicas à disposição, existem empresas que convivem com o caos tomando conta dos processos e da rotina.
O problema é que isso se torna algo tão presente que muitas vezes a confusão da situação acaba sendo percebida pelos gestores somente quando as coisas começam a sair do controle.
Por exemplo: os colaboradores começam a faltar, os clientes reclamam do atendimento ou dos produtos, a produção começa a apresentar mais atrasos e defeitos e por aí vai.
A boa notícia é que implementar um software de gestão de processos é algo que pode ser feito com o uso de muita disciplina e organização.
Como organizar processos: com software x manualmente?
Imagine que um colaborador ficou responsável por organizar os processos de uma empresa que produz peças para computador.
Para que essa pessoa dê conta de visualizar tudo que acontece na empresa, será necessário estar na linha de frente de todos os processos para acompanhar de perto tudo que acontece em cada uma das etapas.
Além disso, o colaborador em questão vai precisar tomar nota de tudo, mas pode ser que erre em uma anotação ou outra. Depois, precisará encontrar um método para organizar os dados que coletou e apresentá-los para a equipe.
Pois é, organizar os processos manualmente está longe de ser uma tarefa fácil. Acontece que ainda há gestores que preferem que tudo isso seja feito de forma manual, mesmo com a maior demora na execução, possibilidade de erros e muito mais.
Por isso, existem os software de gestão de processos — pagos e gratuitos — que mostramos acima para facilitar a organização e gestão dos processos.
Com eles, torna-se muito mais fácil e eficiente monitorar os gastos para identificar possíveis desperdícios financeiros e eliminar tarefas que não têm tanta importância.
Além disso, esses softwares contam com recursos criados especialmente para automatizar funções importantes para o negócio. Já pensou em definir processos internos facilmente com apenas alguns cliques?
Pois é, isso economiza tempo da equipe e ainda melhora os resultados, já que automatizar as tarefas burocráticas diminuem as chances de falhas ocorrerem.
Outra grande vantagem está no fluxo de informações internas. Ao invés de ter dados espalhados e fragmentados, com um software é possível centralizar as informações e acessá-las de forma simples e rápida.
Com isso, a comunicação interna é feita com muito mais eficiência, já que toda a equipe pode acompanhar o fluxo de informações e, assim, fica ciente das situações nas quais os processos se encontram.
Gostou das dicas de software de gestão de processos?
Agora que você conhece boas opções de software de gestão de processos e sabe a importância de investir na ferramenta, já deve imaginar os benefícios e possibilidades que dominar esse conceito pode trazer para a sua carreira!
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