O Diagrama de Pareto se trata de um recurso gráfico usado para estipular uma ordenação nas causas de perdas que precisam ser solucionadas. Ou seja, essa ferramenta analisa a frequência com que acontecem problemas para, assim, priorizar ações de melhoria contínua.
O gráfico possibilita uma fácil visualização e identificação das causas problemáticas. A partir de uma análise de frequências das ocorrências, é possível observar quais precisam ser sanadas rapidamente e para onde você deve direcionar suas forças.
Sendo assim, a Frons preparou este artigo exclusivo para que você aprenda a priorizar uma ação a fim de promover benefícios. Continue lendo e confira!
Afinal, o que é Diagrama de Pareto?
O Diagrama de Pareto é uma das principais ferramentas quando se fala em qualidade dentro de um negócio. O seu princípio, mais conhecido como regra 80-20, aponta que 20% das causas principais são responsáveis por 80% dos problemas de uma determinada situação.
Ou seja, quem solucionar os 20% dos contratempos principais, acabará com uma boa parte dos problemas.
O gráfico de Pareto se constitui em barras verticais que apontam a informação de modo a tornar evidente e visual a priorização de temas. Você notará que algumas de suas características são:
- As barras da esquerda são, de certa forma, mais importantes do que as barras da esquerda;
- A informação, como é estabelecida, possibilita a determinação de objetivos numéricos alcançáveis;
- Separa os “poucos mais vitais” dos “muito mais úteis”. Aqui entra o Princípio de Pareto).
Além disso, o Diagrama de Pareto faz parte das sete ferramentas da qualidade. Assim como essa ferramenta ajuda no controle de qualidade, o Gráfico de Gantt auxilia na Gestão de Projetos.
Diagrama de Pareto: quem criou?
O nome originou do trabalho de Vilfredo Pareto (1848-1923). Ele foi o pioneiro no esforço de enunciar uma lei de distribuição de rendimentos.
Em resumo, ele notou que 80% da riqueza de uma população se concentrava somente em 20% dela. Esse fator foi utilizado amplamente no setor industrial.
Além do mais, um dos principais nomes em trabalhos no segmento de qualidade foi Joseph Juran. Ele encontrou um padrão na distribuição dos tipos de defeitos de determinado produto, semelhante ao encontrado por Pareto.
Depois de vários estudos, ele chegou à conclusão de que poucos tipos de defeitos eram responsáveis pela maioria das rejeições. Ou seja, 80% dos problemas de qualidade de uma peça tem como origem somente 20% dos tipos de defeitos.
Posto isso, da junção desses dois trabalhos, criou-se o conceito de Pareto – famoso pela regra 80/20. E o termo Diagrama de Pareto teve início na década de 1990.
Quando eu posso usá-lo?
Em primeiro lugar, é preciso ter em mente que o Diagrama de Pareto é uma ferramenta excelente para ordenar as causas de um problema. Além do mais, ela serve para identificar quais são aqueles contratempos críticos, que provocam as maiores perdas.
Dessa forma, você vai saber quais processos precisam de otimização. Pensando nisso, é possível usar o Diagrama de Pareto quando for necessário:
- Identificar quais problemas provocam as maiores perdas;
- Entender a frequência da ocorrência dos problemas;
- Priorizar as causas ou falhas, a fim de tomar uma decisão.
Qual o objetivo do Diagrama de Pareto?
Seu objetivo é destacar quais são os defeitos ou problemas que causam maiores ocorrências, levando em conta um conjunto de fatores.
Assim, o Princípio de Pareto é representado por dois conjuntos de dados. O primeiro, como já mencionado, é um gráfico, em que as questões analisadas são ordenadas em forma de colunas. Juntamente a isso, há uma linha que aponta o percentual acumulado dos ocorridos.
Na Gestão de Qualidade, normalmente são representados por tipos de defeitos no produto com maior ocorrência ou razões mais frequentes de reclamações de clientes.
Dessa maneira, ao separar graficamente os aspectos de um problema, você saberá para onde apontar seus esforços de melhoria.
Ou seja, é entendido a relação ação-benefício que possibilita a priorização das estratégias que proporcionarão melhores resultados.
Como utilizar o Diagrama de Pareto?
Poder avaliar dentro de um negócio quais os 20% de esforço que representarão 80% de otimização pode trazer vários benefícios. Isso quando a meta é reter clientes, ampliação de vendas e, notadamente, aumento de lucratividade.
Para isso, há determinadas ações que devem ser praticadas. Confira agora.
Busque por objetivos claros
É essencial que, antes de promover a aplicação da regra de Pareto, você tenha uma meta dentro da empresa.
Essa estratégia pode ser o aumento da taxa de retorno dos clientes, a diminuição de estoques, a redução nas devoluções, a venda dos itens mais rentáveis etc.
Para que isso fique transparente, é necessário ter um bom entendimento sobre o negócio e também sobre os seus processos.
Promova um levantamento dos dados
Após estipular o objetivo do Diagrama de Pareto, o próximo passo é o levantamento dos dados a respeito do que vai ser analisado.
Assim, se o foco é estudar as vendas, o ideal é fazer uma análise sobre as que se realizaram em um certo período de tempo. Indica-se que esse período não seja muito curto a fim de não diminuir a possibilidade de distorcer os dados.
O levantamento das informações que envolvam produtos com maiores saídas em comparação com o total de vendas pode ser feito no Microsoft Excel, por exemplo.
Se falarmos sobre problemas que aconteceram, o princípio é o mesmo: é preciso coletar dados ao longo do tempo para conseguir realizar uma análise quantitativa deles.
Categorize os produtos
Separar os produtos — ou problemas, se for a situação — por categoria pode te auxiliar a ter uma análise mais efetiva.com isso, você terá a garantia de poder descobrir que 20% de uma área de produtos representa 80% das suas vendas.
O mesmo pode ocorrer com reclamações: 20% de uma certa categoria de reclamações se baseia em 80% do total.
Saiba qual público dos 20% que correspondem a 80%
Com os produtos mais comercializados em mãos — ou as reclamações mais comuns —, você poderá analisar qual é a frequência com que cada uma das situações ocorre.
Assim, será possível mensurar exatamente qual é o impacto que cada um representa na sua área de atuação. Isso porque as vendas do empreendimento que você atua podem ser direcionadas na margem e nas reclamações.
Inclusive, também podem ser na perda de vendas ou na diminuição da taxa de retorno dos clientes. Com base neste formato, será possível desenvolver estratégias para diferentes segmentos e obter maior eficiência para otimizar os resultados do negócio.
Como aplicar o Diagrama de Pareto
Agora que você já entendeu mais sobre o Diagrama de Pareto, é preciso saber como colocá-lo em prática. Pois é, toda essa teoria é muito interessante, mas acreditamos que o que você deseja mesmo é entender o processo.
Assim, ao utilizar essa técnica, você saberá como controlar determinadas situações que impactam negativamente um negócio. Posto isso, saiba como criar o seu gráfico.
Determine o cenário a se analisar
É importante realizar reuniões com todos os envolvidos. Essa ação serve para levantar situações que merecem análises e, juntos, definirem o que priorizar.
No entanto, isso vai depender do seu ramo de atuação. Mas alguns exemplos são: averiguar o aumento de gastos nos últimos meses, problemas mais frequentes nos sistemas, entre outros.
Estipule padrões comparativos
Você precisará de informações para, assim, gerar uma análise. Por isso, é necessário contar com dados que se relacionam aos cenários que pretende avaliar. Exemplo disso são custos, frequência, índice de ocorrência etc.
Aponte o período a se estudar
Aponte junto ao time envolvido, o tempo que será estudado. Conforme for o cenário, talvez seja preciso de um período maior (meses) ou menor (dias).
Levante dados essenciais na análise
É essencial que você tenha informações do panorama escolhido para analisá-lo. Exemplo disso seria saber quantas vezes algum evento aconteceu (frequência), qual custo, volume, e assim por diante.
Vários negócios falham ao ter uma quantidade grande de dados e, ao promover essa análise de informações, não contam com processos estruturados.
Crie um controle de dados
É importante criar uma planilha ou alimentar um software de gestão com essas informações. Com base nisso, faça colunas como: categorias/itens (coluna em que se encontram os problemas), volumes individuais (de ocorrência, por exemplo) e percentual.
Sistematize essas informações
Coloque esses dados de modo coordenado em um sistema de suporte à decisão ou planilha. Dessa maneira, faça isso em ordem decrescente na unidade a se comparar.
Ou seja, isso pode ser, por exemplo, inserir os itens de maior custo nas primeiras linhas quando forem objeto de comparação.
Depois liste os problemas na primeira coluna. Ressaltamos que você deve considerar na primeira linha tudo que acontece com maior frequência, e assim por diante.
Continuando, na segunda coluna coloque quantas vezes o problema aconteceu. Na terceira, a porcentagem de cada item em relação ao total.
Faça o gráfico
Aqui você deve selecionar as duas primeiras colunas e, em uma planilha do Excel, clicar em Inserir > Inserir Gráfico de Estatística > Histograma > Pareto. Com esse processo, seu gráfico vai ser gerado de forma automática.
Exemplos do diagrama de Pareto
Alguns fatos podem detalhar melhor essa teoria. Confira:
- A Microsoft entendeu que se corrigisse 20% de bugs reconhecidos em seus sistemas, 80% dos problemas que surgiram seriam elucidados;
- Profissionais de segurança calculam que 20% dos perigos relatados em um certo local, correspondem a 80% dos acidentes que acontecem;
- Especialistas apontam que cerca de 20% dos participantes de competições esportivas conquistam 80% dos prêmios;
- 80% da região italiana é de propriedade de 20% da população;
- Estima-se que 80% da riqueza mundial se encontra em poder de 20% da população;
- Instituições de ensino apontam que 20% dos alunos apresentam 80% das notas maiores.
Ou seja, a teoria do 80/20, ajuda decifrar quais itens reúne maiores chances de ocorrer.
Quais os benefícios do Diagrama de Pareto?
Como você já percebeu ao longo do texto, o uso do Diagrama de Pareto pode proporcionar vários benefícios aos negócios, não é mesmo? Com ele, você terá ajuda para selecionar os principais pontos críticos da gestão empresarial.
E isso vai servir para que o negócio seja capaz de direcionar seus esforços na resolução dos problemas que realmente fazem diferença. Ou seja, aqueles que prejudicam o desenvolvimento da empresa como um todo.
Além disso, essa ferramenta simplifica a organização dos dados. Ela disponibiliza a apresentação das informações de acordo com a prioridade ou importância.
O Diagrama de Pareto também ajuda na tomada de decisão, apontando dados que sejam realmente verdadeiros.
Inclusive, esse mecanismo soluciona problemas dentro da cultura organizacional de maneira eficiente. Isso porque é capaz de levantar as principais situações de falhas que acontecem, levando em conta a importância de cada uma delas.
Por fim, o Diagrama de Pareto possibilitará que os recursos tenham melhor utilização, notadamente quando possuem limitações.
Existem muitas outras vantagens, mas apenas com essas já é possível compreender o impacto que o uso da ferramenta provoca. Ela é relativamente simples, contudo, pode auxiliar bastante na resolução de grandes problemas.
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