A produtividade é um dos maiores diferenciais que uma empresa deve ter. Em qualquer organização, há alguns funcionários que compreendem a importância da produtividade e, assim, têm a habilidade de priorizar as tarefas necessárias, conseguem finalizar suas atividades dentro do prazo, geram resultados excelentes, ajudam a empresa a ganhar dinheiro e, assim, destacam-se entre os demais.
Por outro lado, existem também aqueles que estão sempre na correria, atrasados com as tarefas ou perdendo os prazos de entrega. Estes colaboradores até recebem as demandas, mas não se comprometem o suficiente com elas e acabam procrastinando demais. É aí que os prazos são perdidos e as promessas feitas aos gestores são quebradas.
A grande diferença entre estes dois cenários está na produtividade. Neste artigo, vamos discutir o que é e qual a importância da produtividade, junto de dicas para otimizar a rotina de trabalho. Confira:
O que é a produtividade?
Uma definição comum para a produtividade é “fazer mais coisas durante o tempo de trabalho”. Entretanto, essa é uma definição simples demais. Afinal, de que adianta executar uma grande quantidade de tarefas se não há qualidade no que foi feito?
É esta a grande questão da produtividade, demonstrada na execução das tarefas com eficiência e consistência constantes. Um funcionário produtivo é aquele que tem a capacidade necessária para priorizar o que é realmente importante, ao invés de dar atenção apenas às demandas urgentes.
Este funcionário consegue também otimizar sua rotina para focar sua atenção no que precisa ser concluído, sem perder tempo com distrações ou procrastinações.
Assim, a produtividade consiste em descobrir novas formas de sistematizar e gerenciar a própria vida e as atitudes para que se gere um impacto maior no trabalho, para que sobre espaço na agenda para atividades mais importantes.
Os gestores notam a importância da produtividade nos colaboradores que alcançam resultados em menos tempo e mais facilidade, trabalhando de forma inteligente e tirando o maior proveito do tempo de trabalho. É por isso que as empresas disputam – e muito – os profissionais produtivos, já que eles são estratégicos por gerarem valor e trazerem resultados.
E o que não pode ser chamado de produtividade?
Há quem acredite que ser produtivo significa estar sempre ocupado. O problema é que estar o tempo inteiro realizando tarefas não significa que as atividades estejam sendo feitas com consistência e qualidade – além da ilusão de que estar ocupado o tempo todo significaria supostamente estar sendo produtivo.
A produtividade também não tem relação com o ato de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. O multitasking, apesar de incentivado por alguns gestores, impede que os colaboradores consigam priorizar o necessário e focar nos resultados, justamente as qualidades essenciais para serem considerados produtivos.
De acordo com John Medida, biólogo especialista em desenvolvimento cerebral, o cérebro não consegue prestar atenção em duas coisas ao mesmo tempo – exceto no caso de atividades feitas de forma automática, como dirigir, por exemplo.
Isso significa que só dá para focar em uma tarefa de cada vez. Por isso, apesar de atraente, trabalhar com várias atividades diferentes ao mesmo tempo não é uma boa alternativa, já que demora algum tempo até dirigir a atenção para o novo objeto.
As vantagens da produtividade na empresa
Agora que você já sabe as diferenças entre produção e produtividade, vamos conferir o que o aumento da produtividade traz para a empresa em termos qualitativos e quantitativos.
Uma boa maneira de começar é considerando o uso dos recursos. Imagine o seguinte cenário: um dos colaboradores teve uma ideia excelente – e viável – para reduzir, digamos, pela metade o tempo de produção das soluções, o que implica em produzir o dobro de produtos na mesma quantidade de tempo. Imagine os ganhos que a empresa teria!
Com um uso menor de recursos, os custos da produção também caem, ou seja, o orçamento de mão de obra, matéria-prima e tempo são reduzidas. Além disso, empresas mais produtivas têm um planejamento eficiente, de modo que conseguem também ter presença mais consolidada no mercado. Deste modo, a empresa pode ampliar o alcance da marca para outros estados e se diferenciar positivamente da concorrência.
Isso deixa outras empresas para trás nessa disputa, já que elas não possuem o conhecimento do que a marca precisa fazer para conseguir resultados exclusivos e em constante evolução. Por fim, outra vantagem é a expansão: se a empresa conseguiu se diferenciar das outras por ter mais produtividade, o momento de se expandir chega como uma consequência.
Como aumentar a produtividade?
Existem os mais diversos métodos para aumentar a produtividade no ambiente do trabalho. Abaixo, vamos mostrar algumas dicas simples que podem trazer a produtividade para a empresa:
Trabalhe a motivação da equipe
Motivação e produtividade são conceitos que andam lado a lado. Quanto mais motivada a equipe, mais empenhada ela estará em alcançar os resultados esperados. Por isso, certifique-se de fornecer feedbacks adequados aos colaboradores, evitar conflitos e, principalmente, insistir em metas que não podem ser alcançadas com os recursos disponíveis no momento. Uma boa comunicação interna também é importante, bem como reconhecimento de ações impactantes dos colaboradores.
Engaje os funcionários
Uma pesquisa feita pela Aon Hewitt aponta que as empresas que buscam o engajamento e motivação dos colaboradores são 78% mais produtivas. Ou seja, investir na qualidade de vida no ambiente de trabalho traz benefícios tanto para os colaboradores quanto para as empresas. Assim, avalie a cultura organizacional da empresa e como está o alinhamento do perfil dos colaboradores em relação a ela.
Invista em tecnologia
Todos os dias surgem novos recursos tecnológicos que são excelentes para simplificar e agilizar o trabalho. Com isso em mente, não hesite em contratar softwares de automação de gestão, que podem resolver as tarefas repetitivas, facilitar a organização e compartilhamento de informações e tornar as equipes mais produtivas. Aliás, vale ressaltar que, nos dias de hoje, os colaboradores millennials constituem a maior parte da força de trabalho da atualidade. Por isso, aproveite a familiaridade que eles têm com a tecnologia!
Para saber mais sobre produtividade, sugerimos os seguintes artigos:
9 dicas de gestão do tempo e produtividade
Liderança e produtividade: 5 dicas para aumentar o rendimento
6 dicas para te ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe
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