Análise de risco em projetos: aprenda a fazer da maneira correta

Ao lançar um empreendimento ou dar uma virada em um negócio já existente, é preciso entender quais cenários nos esperam e como eles podem impactar a empresa – processo conhecido como análise de risco.

Mais do que apontar possíveis problemas, a análise de risco permite compreender os desafios que eles trarão e como se preparar adequadamente. Quando bem feita, ela será um mapa do terreno à frente, com seus obstáculos e rotas alternativas.

O que é análise de risco em projetos?

De forma prática, a análise de risco em projetos é um estudo para verificar possíveis ameaças e oportunidades, bem como as melhores formas de agir com base nas informações coletadas. Mais do que pensar em risco, devemos pensar em prevenção, controle e adaptação.

Estes são os caminhos possíveis – as respostas que o projeto pode oferecer ao desafio. A análise de risco parte do princípio de que toda iniciativa encontrará adversidades, entendendo que para chegar no outro lado é preciso assumir o controle da situação.

Ferramentas como o PMBOK, por exemplo, permitem identificar riscos internos, ligado à eficiência ou ineficiência de um setor ou colaborador, oferecendo a padronização de processos como uma forma de reduzir os possíveis problemas.

O PMBOK se baseia em dados como análises históricas, opiniões fundamentadas e o conhecimento dos envolvidos no projeto para antecipar ameaças. A partir daí, ele se volta à construção de planos que podem ser implementados caso o risco se concretize.

Outra opção é o uso de metodologias ágeis, as quais deixam espaço para uma organização ou projeto se adaptar ao surgimento de imprevistos que não foram mapeados corretamente – ou para o qual não existiam medidas preventivas.

Uma metodologia ágil segue à risca a conhecida ideia de que empreender é se jogar de um precipício e construir um avião durante a queda. Sua utilização faz com que o projeto ganhe flexibilidade, adaptando-se aos movimentos do mercado sem ter sua estrutura afetada.

Qual objetivo da análise de risco em projetos?

A análise de risco é uma forma de antecipar surpresas e garantir que o projeto esteja bem preparado para as adversidades. Além de reconhecer os principais riscos, ela também deve apontar – na medida do possível – quais as chances de ocorrência e quais impactos eles trarão.

Uma boa análise deve partir dos dados mais sólidos que encontrar, evitando os achismos. Considere estes dois cenários, por exemplo:

• Um gerente de projeto acredita que as chances de um colaborador se afastar no meio do projeto é baixa.
• Um gerente de projeto, com base em sua experiência, dados históricos e informações de seus colegas, estima que as chances de um colaborador se afastar no meio do projeto é de 8% e os impactos mais prováveis são um atraso de duas semanas ou o gasto de R$ 1000,00 para contratar um freelancer.

No primeiro caso temos uma opinião que, além de mal fundamentada, é totalmente incerta. No segundo, temos a análise estruturada de um possível risco para o projeto em questão.

A análise de risco geral também deve levar em consideração o quanto uma situação pode comprometer o projeto. Em outras palavras, é preciso mensurar se a concretização do risco vai gerar atrasos, prejuízos, modificações no projeto ou até mesmo inviabilizá-lo.

Nem todo problema vai acabar com o projeto. Na maioria das vezes é possível dar seguimento e implementar um programa de melhoria contínua, baseando-se na metodologia kaizen para fazer ajustes pontuais e blindar o trabalho pouco a pouco.

Quais são os riscos em um projeto?

Essa é uma pergunta complexa, afinal cada projeto está exposto a uma lista de riscos quase interminável. O que podemos fazer é categorizá-los a partir de duas variáveis: probabilidade e impacto. A relação entre os dois fatores será determinante ao decidir como enfrentar cada situação.

Em caso de baixa probabilidade e alto impacto é normal transferir o risco contratando um seguro, por exemplo. Já quando existe alta probabilidade e alto impacto a gestão do projeto pode decidir que é melhor reformular sua estrutura desde o começo, encontrando uma solução para reduzir essa possibilidade.

Quando há uma baixa probabilidade e baixo impacto, medidas preventivas podem trazer mais prejuízos do que o próprio risco. Estruturar o projeto com uma metodologia ágil, adaptando-se apenas caso a situação aconteça, pode ser a melhor opção.

Já num risco de alta probabilidade e baixo impacto o projeto pode implementar algum tipo de redundância – um colaborador extra para acionar quando caso da equipe seja afastado ou um orçamento extra, por exemplo.

Como fazer análise de risco em projetos?

Em primeiro lugar, a análise pode incluir uma reunião de brainstorming para que todos os envolvidos no projeto apontem riscos em sua própria área.

Feito o levantamento inicial, é hora de obter dados para fundamentar a análise de risco. O ideal é determinar a possibilidade em porcentagem e o impacto em reais. Se não for possível encontrar o número exato, podemos trabalhar com margens, estabelecendo valores mínimos e máximos.

Em seguida, é possível multiplicar as duas variáveis para estimar o valor do risco. Se a probabilidade é de 8% e o impacto é de R$ 15 mil, por exemplo, temos um valor de R$ 1.200,00. Essa medida permite apontar quais riscos devem ser priorizados e receber atenção.

Por fim, devemos apontar como lidar com cada risco: encontrando uma forma de evitá-lo, transferindo-o através de um seguro, mitigando ao reduzir uma de suas variáveis ou assumindo o risco de forma consciente.

É válido apontar que, com a transformação digital, várias etapas da análise de risco podem ser feitas em softwares de gestão, que automatizam a coleta de dados e os cálculos, garantindo ao gerente do projeto mais liberdade para se concentrar nas decisões estratégicas.

Conclusão

Uma boa análise de riscos não deve paralisar a implementação do projeto por identificar possíveis adversidades. Pelo contrário, sua função é garantir que o objetivo seja alcançado, mapeando os desafios e oferecendo alternativas para evitá-los ou reduzir seu impacto.

Esse artigo foi escrito pela AEVO, a maior plataforma de Gestão de Inovação da América Latina.