De todas as funcionalidades de uma planilha Excel, a tabela dinâmica é uma das mais úteis para quem tem necessidade de trabalhar com uma grande quantidade de dados, simultaneamente. Empresas grandes e equipes profissionais, como time de marketing e vendas, dependem dos dados e de sua constante visualização para trabalhar, e podem se beneficiar de seu uso diário.
A tabela dinâmica permite uma maior perspectiva do seu negócio, no qual os dados podem facilmente ser manipulados, somados, gerenciados e até mesmo personalizados – tudo isso em tempo real e com grandes quantidades de informações. Vale a pena conhecer e aprender como usar para otimizar a sua rotina.
O que é uma tabela dinâmica?
Um arquivo no Excel em formato de tabela, a tabela dinâmica organiza diversos dados e informações. O foco é fornecer a visualização completa deles e permitir que usuários possam gerenciá-los em tempo real, com maior facilidade e praticidade. Entre as funções diferentes que o método permite, estão:
- Integração de dados;
- Soma;
- Agrupamento;
- Criação de padrões;
- Isolar certas informações;
- Ordenação.
Todas essas funcionalidades estão disponíveis na tabela dinâmica e, certamente, auxiliam qualquer negócio a entender melhor suas próprias informações, assim como gerenciá-las. Esta é uma ferramenta que vale a pena ser adotada na rotina e dominar, para se ter os melhores resultados possíveis.
Como criar uma tabela dinâmica no Excel?
Criar uma tabela dinâmica no Excel é mais fácil do que você imagina! Por isso, separamos um passo a passo com algumas dicas e truques que poderão otimizar a sua planilha. Lembre-se de que a ferramenta pode ser adaptada a depender das necessidades e dados com os quais trabalha.
Passo a passo
O primeiro passo para criar a sua tabela é selecionar os dados e a planilha que deseja ser inserida. Para isso utilize a mecânica Inserir do Excel, que permitirá essa adaptação e integração das informações de que necessitam.
inado esse passo é necessário indicar onde a sua tabela dinâmica será colocada, uma nova janela será aberta pelo Excel e lá você poderá inserir as informações corretas novamente. Veja abaixo como funciona:
Por fim, basta selecionar na lateral direita o layout da sua tabela com os campos que você deseja em seu arquivo. O Excel já disponibiliza algumas informações de base. Porém, fique à vontade para criar sua tabela personalizada.
Dicas e truques
Certas dicas fazem total diferença na hora de criar a tabela dinâmica adequada para seu negócio. Abaixo, separamos algumas dessas dicas que farão total diferença na forma como você se relaciona com seu documento:
- Organize os dados: diminua sempre as células vazias, fique de olho no layout e sempre consulte as fórmulas utilizadas na tabela;
- Mantenha as informações atualizada: sem dados atualizados a tabela dinâmica não funciona bem, por isso é muito importante sempre verificar as condições das informações;
- Utilize filtros: no Excel é possível utilizar filtros nativos para segmentar e manter as informações organizadas, sempre aplique-os em sua tabela;
- Personalize as opções: lembre-se de que os campos e áreas da tabela dinâmica podem ser personalizados de acordo com suas necessidades.
Essas são algumas dicas importantes que podem ser aplicadas em sua planilha. Com esses truques, é possível manter uma tabela atualizada, útil, personalizada e que traz eficiência no seu gerenciamento e visualização de dados.
Principais funcionalidades das tabelas dinâmicas
Embora as funções de uma tabela dinâmica podem ser extremamente variadas e personalizadas de acordo com as necessidades de tal empreendimento ou empresa, existem aquelas que são consideradas principais. Vejamos algumas delas e sua importância para a visualização e gestão de dados.
Filtros
Os filtros são funcionalidades importantes para as tabelas dinâmicas e servem para que suas informações e dados sejam facilmente localizados e agrupados segundo suas principais segmentações. É muito importante manter os filtros atualizados em sua planilha para permitir uma rápida visualização.
Campos calculados
Fórmulas são comuns em uma planilha Excel e estão presentes em sua tabela dinâmica. Cria-se um campo calculado com as informações da fórmula em destaque, seja soma, subtração, multiplicação e até mesmo equações mais complexas.
Agrupamentos
O agrupamento é uma função da tabela dinâmica que permite criar grupos inteiros de dados consolidados, que tornam a organização ainda mais fácil. Esse agrupamento pode ser selecionado por meio de datas, períodos, meses e demais meios de segmentação. A função é muito importante para quem necessita trabalhar com dados divididos em períodos.
Exemplos práticos de uso de tabelas dinâmicas
Existem diversos métodos de uso prático da tabela dinâmica, como dados para análise de vendas, controle de estoque e demais possibilidades simples, mas importantes. O uso desses dados é fundamental tanto para entender a rotina de vendas quanto para otimizar e aprimorar a performance desses times.
Análise de vendas
Um dos grandes exemplos de uso prático da tabela é na área de vendas, com relatórios completos de como as negociações ocorreram dentro de períodos específicos e com clientes bem definidos. Esses dados podem ser filtrados, catalogados e compreendidos pelos seus profissionais.
Controle de estoque
A entrada e saída de estoque também pode ser gerenciada pela planilha, o que é muito importante para manter os negócios controlados e bem gerenciados. Novamente, o agrupamento por período se torna importante para entender a data das entradas e saídas e proporcionar um controle mais rigoroso e otimizado.
Vantagens das tabelas dinâmicas
São diversas as vantagens em utilizar tabelas dinâmicas! Elas garantem praticidade na hora de visualizar e gerenciar esses dados. Independentemente da empresa e o uso dos dados em sua rotina, as tabelas dinâmicas proporcionam um controle mais refinado que possibilita o aumento da performance.
Flexibilidade
A flexibilidade das tabelas dinâmicas é com certeza uma de suas grandes vantagens. Por meio da planilha é possível adaptar, inserir, isolar, somar e relacionar os dados de maneira simples e rápida. Para empreendimentos onde a rapidez é um fator essencial, este tipo de planilha se torna fundamental.
Eficiência
Existe muita eficiência no uso das tabelas dinâmicas, tanto naquilo que ela se propõe, que é o gerenciamento de dados, quanto no aumento de performance que possibilita para empresa. O recurso é tão simples que pode agregar em qualquer negócio e se tornar um fator crucial para sua rotina.
Dicas avançadas para tabelas dinâmicas
Durante o uso da tabela dinâmica há dicas que podem ser colocadas, ainda mais avançadas e que auxiliarão seu negócio a utilizar a planilha com ainda mais eficácia. Essas dicas farão total diferença em como os dados são gerenciados e visualizados por seu time.
Personalização
Não deixe de personalizar sempre a sua planilha e tabela com todos os agrupamentos e filtros que são importantes para sua empresa. Essa personalização é fundamental e pode melhorar bastante a forma como seu time pode controlar e visualizar os dados.
Automação com macros
Macros são uma ferramenta em uma planilha Excel que permite automatizar certas tarefas e tornar processos mais fáceis. Digamos que determinada conta deve ser realizada sempre que um valor é inserido em uma coluna, com os macros é possível selecionar essa fórmula para ser realizada de maneira automática, sem necessidade de ser feita manualmente.
Solução de problemas comuns em tabelas dinâmicas
O recurso da tabela dinâmica é importante mas pode ser prejudicado por erros comuns, mas que infelizmente são recorrentes. Para não errar, confira quais são os problemas mais frequentes no uso da tabela e dicas especiais que podem te impedir de cometê-los.
Erros de referência
Erros de referência são alguns dos mais comuns relacionados a qualquer planilha Excel: não seria diferente para a tabela dinâmica. Esses erros ocorrem quando um link é feito de maneira incorreta, seja na forma de hiperlink ou até mesmo com células que foram selecionadas por engano.
Até mesmo APIs e demais recursos podem acabar gerando um erro de referência, para evitá-los e até mesmo corrigi-los é necessário sempre verificar cada uma dessas linkagens e prestar bastante atenção na hora de selecioná-las.
Dados duplicados
Os dados duplicados também são erros comuns, mas felizmente fáceis de se resolver, quando detectados. Como o nome indica, trata-se de um problema relacionado aos dados que foram duas vezes inseridos na planilha. Para solucionar, basta apagar o dado que foi duplicado.
Com essas dicas será muito mais fácil para você utilizar a tabela dinâmica em seu dia a dia. Mas se quiser de fato se tornar um profissional mais capacitado para lidar com o mercado corporativo, confira os cursos da Frons, referência em MBA e demais especializações e pós na área de administração. Confira nossos cursos com metodologia moderna e atualizada, para tornar-se um profissional mais capacitado e disputado no mercado.
