Exemplos de PDCA em uma empresa para otimização de processos

Encontrar um exemplo de PDCA em uma empresa não é uma tarefa tão difícil. Afinal, o ciclo PDCA vem sendo usado há bastante tempo, principalmente em áreas orientadas por muitos processos.

Nos ambientes corporativos em que a agilidade, a otimização do tempo e o alcance de metas são esforços diários, o ‘planejar-executar-verificar-agir’ ajuda a eliminar desperdícios, trazer melhorias contínuas e criar processos mais eficientes.

O PDCA e seus exemplos de aplicação também são maneiras de verificar o quão bem uma função performa antes de padronizar determinados processos.

Imagine executar uma grande mudança na empresa sem ter certeza de que o caminho realmente traz os resultados desejados.

Dessa forma, as hipóteses são transformadas em certezas ou criam oportunidades de melhoria a tempo de corrigi-las antes de serem passadas adiante.

Para entender melhor o que é PDCA, assista o vídeo e depois veja alguns  exemplos de PDCA em uma empresa seguir para saber mais como é na prática.

Exemplos de PDCA em uma empresa

Exemplo de ciclo PDCA na prestação de serviços

No nosso primeiro exemplo de PDCA em uma empresa vamos analisar um negócio de instalação de portões eletrônicos residenciais.

O gerente, ao analisar os últimos serviços, percebe que o trabalho de instalação está levando mais tempo que o ideal e que a equipe fica sobrecarregada.

A equipe leva em média três dias de trabalho, sendo que é possível fazer a instalação em apenas um dia, dada a relevância do portão para a segurança das residências.

Para resolver esse problema, o gerente determina que dentro de oito semanas, a instalação dos portões deve demorar um dia e meio de mão de obra.

O PDCA nesse exemplo de aplicação começa com a determinação de uma meta para a hipótese a ser testada. A partir desse ponto, são analisadas as variáveis que contribuem para o sucesso dessa hipótese.

No caso da instalação de portões eletrônicos residenciais, é importante definir o que está atrasando o processo.

• O portão é escolhido pelo cliente e encomendado a tempo com os fornecedores?
• Os fornecedores entregam em dia ou atrasam o pedido?
• Os técnicos levam todo o material necessário para o trabalho?

Com a melhoria do processo em mente, os técnicos de instalação podem ficar atentos a esses fatores e reparar na eficiência de cada fornecedor para encontrar o mais ágil na entrega.

O trabalho começa a ser executado seguindo essas etapas e os técnicos ao receberem o produto podem agendar a instalação e levar os materiais necessários para o trabalho.

Assim, a meta é atingida antes do prazo estabelecido com a ajuda do PDCA.

Exemplo de ciclo PDCA em agência de publicidade

Neste segundo exemplo de PDCA em uma empresa analisaremos o trabalho de uma agência de publicidade e propaganda.

A empresa não está conseguindo atingir a meta de novos clientes e recebe muitos feedbacks negativos em relação ao atendimento ao cliente.

Para tentar corrigir esse ponto, o gerente de vendas precisa desenvolver um ciclo PDCA para reduzir a insatisfação e criar uma dinâmica de atendimento mais eficiente.

É determinado no início do plano que em 60 dias, deve-se reduzir em 20% a insatisfação do cliente com o atendimento.

O time de vendas então se reúne para uma reunião onde cada membro aponta de um a dois motivos que estejam levando a insatisfação do cliente.

Depois fazem um brainstorming para identificar os principais motivos e chegam a conclusão de que é preciso mais treinamento na parte de apresentação da proposta e negociação.

Aprenda como fazer um brainstorming eficiente, assista o vídeo abaixo:

.Dessa forma, para os próximos dois meses são traçadas as seguintes tarefas:

• Criar um manual de procedimento para os atendimentos de venda;
• Realizar mentorias para os membros mais novos;
• Fazer atendimento em dupla com um membro mais experiente e outro novato no cargo para adquirir experiências na prática;
• Definir substitutos imediatos para atender ao cliente caso o titular não esteja presente na empresa ou indisponível no momento do contato.

O sucesso desse ciclo PDCA e seu exemplo de aplicação depende de um monitoramento criterioso do líder de vendas.

Para que as novas etapas possam ser executadas e analisadas, o gerente deve cobrar constantemente da equipe o cumprimento de cada nova etapa.

Assim, ao final do prazo quando as pesquisas de feedback do cliente forem analisadas, será possível verificar o sucesso conquistado com o PDCA e se o processo pode continuar dessa maneira.

Exemplo de ciclo PDCA em uma escola de idiomas

O próximo exemplo de PDCA em uma empresa é de uma grande escola de idiomas que enfrenta dificuldades para agendar com rapidez os testes de proficiência para admissão de novos alunos.

O diretor da escola recebe um relatório que mostra que demora sete dias corridos para os candidatos conseguirem um horário e apenas 60% aparecem para avaliação.

Para modificar esse cenário, é criado um plano de ação que vai ser testado com o PDCA em que a meta é: em três meses diminuir o prazo de retorno para agendamento para 48h e aumentar a taxa de comparecimento para 80%.

Para isso, são designados três funcionários para o atendimento de ligações e é disponibilizado um contato via WhatsApp Business que permite usar a ferramenta de forma profissional.

Os cronogramas de atendimento passam a ser organizados em planilhas online que são sincronizadas entre os atendentes e compartilhadas com os professores para que eles saibam suas agendas de horários de teste.

Com esse sistema, o tempo entre contato e agendamento diminui para um dia, em média, e a taxa de comparecimento aumenta para os 80%, dentro dos três meses estabelecidos no início do ciclo.

Com uma nova equipe de sucesso para o atendimento, esse exemplo de PDCA em uma empresa mostra como com processos mais integrados e ágeis é possível contornar problemas sem grandes mudanças estruturais.

Como ter sucesso com o PDCA em uma empresa

Com cada exemplo de PDCA em uma empresa acima podemos perceber que a metodologia funciona em diversos setores.

Mesmo que o conceito da metodologia não seja difundido por toda empresa, é possível incluir todos os envolvidos nos testes necessários.

Para ter exemplos de ciclo PDCA bem-sucedidos em um negócio, siga as dicas abaixo:

• Tenha líderes em cada setor da empresa capacitados em ferramentas de qualidade e que tenham boas habilidades de comunicação para motivar os outros membros nas melhorias;
• Integre os lideranças das equipes através de reuniões constantes de repasse para que cada um perceba a importância da cooperação tanto para o sucesso do trabalho quanto para a satisfação das equipes;
• Forneça atualização constante através de treinamentos presenciais na empresa e cursos online para os funcionários estarem atualizados com novas técnicas e o mercado em geral;
• Teste os processos como se fosse o cliente e verifique as brechas que necessitam de correção e/ou melhorias.
• Como falamos no início do post, aplique o PDCA em escala reduzida, analise os resultados e coloque em prática de forma geral depois de eliminar todas as arestas.

Agora que você conhece o PDCA, já ouviu falar nas diferenças das metodologias PDCA e Six Sigma? Saiba quando utilizar cada uma e seja capaz de distinguir qual a abordagem correta.

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