Saber como criar os processos de uma empresa com toda a certeza é uma das funções designadas a um gestor mais difíceis de ser realizada. Afinal, a tarefa engloba não apenas o surgimento de uma nova atividade, mas também toda a adaptação da equipe com uma nova tarefa.
No entanto, mesmo que possa gerar algumas dificuldades, a criação de processos é indispensável ao sucesso da linha de produção de um negócio. É através deles que o gestor atesta que todas as etapas do produto estão sendo realizadas com qualidade e atenção.
Com base nisso, separamos aqui várias dicas para você que deseja saber como criar processos de uma empresa.
Além disso, você também poderá descobrir mais sobre a importância dessa etapa e os benefícios que ela traz para os seus resultados. Confira abaixo!
Como definir processos de uma empresa?
Refletindo sobre a importância dessa organização, fica evidente que criar processos de uma empresa é uma tarefa indispensável para o bom andamento do negócio.
Sendo assim, confira o passo a passo de como criar processos organizacionais na prática!
1. Realize um mapeamento dos seus processos
Para criar os processos de uma empresa o primeiro e inalterável passo deve ser o mapeamento. É através dele que você conseguirá ter uma visão mais ampla sobre o que precisa acrescentar e o que deve ser mantido em sua linha de produção.
Pense sobre tudo de maneira global, quais atividades ajudariam no melhor fluxo e quem poderia realizá-las. Desse modo, você já conseguirá ter uma base para a montagem do seu plano de ação.
Aprenda como dicas para a criação de um plano de ação consistente no post: ‘Plano de ação 5W2H: Saiba o que é e quando usá-lo’.
2. Identifique as falhas da sua empresa
São muitas as ferramentas de gestão da qualidade que ajudam na identificação de erros e falhas de uma companhia. Sendo assim, estude um pouco sobre elas e entenda aquela que mais se adequa ao seu método de produção. Depois disso, utilize-as na prática.
Descobrindo os erros e falhas frequentes, vai ficar evidente quais processos não estão sendo bem trabalhados e devem receber auxílio.
3. Automatize
Uma das partes mais importantes na hora de criar os processos de uma empresa é pensar na automatização. Através dela tem-se uma maior garantia de sucesso, desde que o acompanhamento seja realizado de perto.
Por isso, após definir as novas etapas da sua empresa, invista também na tecnologia para automatizar processos. Apresente tudo aos colaboradores e faça-os perceber que as máquinas estão ali para ajudá-los em seu dia a dia.
Dessa forma, todos zelarão pelo bom funcionamento e sucesso da linha de produção.
4. Enxergue sua empresa de maneira MACRO
Você só conseguirá criar os processos de uma empresa caso entenda o tamanho do impacto que você causa. Para isso, deve enxergar a empresa de maneira macro, desde os setores administrativos até a linha de produção e zeladoria.
Com isso, você conseguirá perceber quais etapas fazem sentido entre si e estão diretamente ligadas. Consequentemente, ficará mais fácil definir as atividades ideais para o bom fluxo empresarial.
5. Comunique os seus colaboradores sobre os novos processos
Criar os processos de uma empresa vai muito além de tirá-los do papel. É preciso fazer também com que eles recebam adesão por parte da equipe e sejam percebidos como parte fundamental da criação dos produtos.
Um bom exemplo disso é a Toyota que possui um painel falando sobre cada processo individualmente dentro da empresa.
Desse modo, todos os colaboradores podem acompanhar diariamente as tarefas necessárias e sentem integrados com elas.
Criamos um vídeo sobre esse case de sucesso, assista abaixo e saiba mais!
Existem empresas que não tem processos?
Citar uma empresa que não possui processos é uma tarefa impossível. Mesmo que sejam poucos, todas as companhias possuem seus setores com determinadas tarefas e atividades. São por meio deles que as ações são realizadas e que o produto é criado.
Como a falta de processos afeta as empresas?
Refletir sobre a criação dos processos de uma empresa parece um assunto teórico. Contudo, ele tem uma forte aplicabilidade também no campo prático. Afinal, a ausência de etapas definidas é muito prejudicial ao cotidiano empresarial.
Imagine uma situação específica: uma empresa que não tem setores bem definidos e cada funcionário realiza um pouco de tudo. Bem confuso, não é?
Mesmo que não seja adequado, essa ainda é a situação de muitos negócios no Brasil, principalmente aqueles familiares e com menor estrutura.
Com isso, cada colaborador aprende o básico das atividades e as realiza de modo a manter o bom andamento da linha. Porém, por não terem conhecimento adequado geram atrasos na produção.
Principais erros que acontecem pela falta de processos
Não é difícil imaginar que quando uma tarefa tem vários responsáveis diferentes e nenhum gestor, ela acabará sendo procrastinada. Esse é um dos principais problemas advindos da falta de processos, pois etapas importantes da empresa são deixadas de lado.
Os motivos são os mais variados. Desde “falta de vontade” até esquecimentos. Além disso, nesse modelo de trabalho, os colaboradores não recebem treinamento adequado para cada função.
Desse modo, podem cometer erros e como consequência a empresa é prejudicada com a necessidade de retrabalho. Com isso, perde-se investimento de tempo e de dinheiro.
Outro ponto comum de quando uma empresa não tem processos definidos é a falta de organização dos profissionais.
Não é raro ver duas pessoas fazendo a mesma tarefa, enquanto outra atividade é completamente ignorada. Isso resulta em atrasos para a empresa e incontáveis prejuízos.
Gostou de saber mais sobre processos de uma empresa?
Criar os processos de uma empresa não é uma tarefa fácil, no entanto, é essencial para o bom andamento da linha de produção e satisfação dos clientes. Sendo assim, anote todas essas dicas e comece a trazê-las para a prática!
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