O kanban é um método muito conhecido dentro das organizações, que tem como objetivo o aumento a produtividade por meio da otimização e realização de tarefas e entregas com agilidade e praticidade. Criado na década de 60 pela montadora Toyota, o método foi inspirado no sistema de organização dos supermercados dos Estados Unidos, que colocavam mais mercadorias nas prateleiras assim que elas eram comercializadas. Neste artigo, vamos explorar o surgimento do kanban, como o método pode ser aplicado nas empresas junto do conceito lean manufacturing e alguns erros comuns que acontecem durante o processo.
Confira:
O que é o método Kanban?
Originado do japonês, o termo Kanban significa “sinais” ou “quadro de sinais”, e é um método de programação da produção com base em um quadro de sinalização, que vai autorizar e instruir a produção ou retirada de itens em um determinado sistema. Para isso, o método trabalha com o conceito Just in Time, que se refere à eliminação de estoques por meio de quantidades exatas de materiais no momento em que foram produzidos.
Na prática, isso significa que, se um quadro de kanban for instalado na empresa, a composição deverá indicar as tarefas que já foram realizadas, as etapas de execução e a sinalização do que já foi entregue. Desta forma, assegura-se o controle e o detalhamento da produção.
O kanban tem algumas funções principais dentro dos processos, como a manutenção do estoque e a criação de um controle visual para as atividades. Assim, o método é muito utilizado em setores variados, como as áreas de serviços, administrativas e até mesmo produção.
Aplicando na Empresa
Antes de qualquer outra ação, é essencial que a equipe esteja preparada para assimilar os conceitos e princípios do kanban junto do lean manufacturing. Neste primeiro momento, é comum que haja certa resistência por parte dos colaboradores. Deste modo, apresente conceitos, princípios e um exemplo prático do uso da ferramenta.
Depois de ter verificado se todos entenderam plenamente o que precisa ser feito, identifique as fases do projeto ou processo em questão para começar a divisão do quadro kanban. Geralmente, essa divisão é feita em “a fazer”, “fazendo” e “feito”, mas o método permite alterações para o que irá se adaptar melhor ao contexto. Caso surja necessidade, crie Classes de Trabalho, como “bug”, “melhoria”, “teste” e etc.
Para manter a organização, uma boa dica é definir limites de tempo para que os cartões das tarefas fiquem prontos. Por exemplo, um cartão do tipo “a fazer” não pode ficar parado nesta coluna por mais que 2 horas se for do tipo “defeito”.
Na hora de colocar as tarefas em prática, é extremamente importante que a visualização seja eficiente. Por isso, privilegie a posição dos cartões das tarefas mais importantes. Neste momento, o quadro pode ser dividido em outras categorias ou da forma que for mais eficiente, mas é preciso manter sempre a organização e a priorização do que é mais importante.
Vale lembrar que o kanban é um processo contínuo. Para atingir a melhoria contínua é essencial ter flexibilidade e ser adaptável, já que o quadro kanban não é estático, mas sim dinâmico e mutável conforme as necessidades dos projetos.
Os Benefícios do Kanban
Seja físico ou digital, uma das grandes vantagens do kanban é seu aspecto visual. Isso é bastante útil em situações que envolvem várias pessoas, como projetos que contam com membros de equipes inteiras. Como o método oferece a visão completa da situação, o sistema permite que todos compreendam melhor as tarefas e visualizem também o que os outros estão fazendo.
O mais interessante é que, para isso, não há grandes complicações, já que o kanban é simples e intuitivo. Isso o torna atraente para áreas variadas da empresa, pois todos os colaboradores podem trabalhar com o método de forma fácil e descomplicada.
Isso traz outro benefício, a otimização do fluxo de trabalho. Com menos desperdício nas operações, todo o processo torna-se mais prático e conciso, em que partes desnecessárias de um processo ou projeto são removidas enquanto outras são simplificadas. Isso torna o fluxo de trabalho mais simples, sem abrir mão da qualidade.
Erros Comuns com o Kanban
Já explicamos como o Kanban é um método eficiente, mas isso não significa que colocar todo o processo no quadro seja uma boa ideia. Ao fazer isso, o modelo fica com excesso de informações e perde toda a clareza, e os colaboradores podem acabar não entendendo de forma satisfatória o que precisa ser feito. Com isso, é bem provável que a equipe deixe de alterar o quadro, já que fica cansativo parar a cada instante para atualizá-lo.
Outro ponto que deve ser evitado é começar os projetos utilizando a metodologia Scrum para somente depois passar a utilizar o Kanban. Na verdade, isso até pode ser feito, mas não é recomendado pelos especialistas. Essa escolha depende da situação: por exemplo, o Scrum funciona melhor quando a equipe já está bem delineada. Já o Kanban, além de mais simples, pode ser utilizado em qualquer cenário.
Entretanto, isso não significa que o quadro Kanban possa ser utilizado livremente. Há equipes que optam por dividi-lo em partes, priorizando as ações mais importantes na parte superior e as que estão em desenvolvimento na parte inferior, trabalhando com a segmentação no sentido horizontal.
O problema deste tipo de quadro é que o cliente não recebe o valor completo e a equipe não vai, necessariamente, focar na finalização de alguma atividade específica, uma vez que uma nova ação pode ser colocada em andamento antes da finalização de outra, o que causa confusão nas tarefas diárias.
Assim, é essencial ter grande atenção ao adotar o Kanban aliado ao lean manufacturing na empresa para evitar alguns aspectos que citamos aqui. Desta forma, as chances de sucesso serão maiores e as demandas do cliente serão atendidas de forma satisfatória.
Para seguir com seus estudos sobre o kanban e lean manufacturing, sugerimos as leituras abaixo:
Como implantar o lean manufacturing: 5 princípios fundamentais
9 livros sobre lean manufacturing para sua lista de leitura
O que é Just in Time e Kanban: entenda os conceitos e as diferenças
Curta nossa página do Facebook, inscreva-se em nosso canal do YouTube e, claro, não se esqueça de acompanhar as postagens do nosso blog para ficar por dentro de todas as novidades!
