A ferramenta 5W2H é utilizada na gestão de qualidade de empresas com o objetivo de alcançar a melhoria contínua de processos, por meio de um plano de ação que responde a 7 perguntas:
- Quando (When)?
- Onde (Where)?
- Quem (Who)?
- Por quê (Why)?
- O que (What)?
- Como (How)?
- Quantos (How many)?
Usando o planejamento 5W2H, você e sua equipe, entenderão o problema pelo qual estão passando e, principalmente, saberão exatamente:
- o que fazer;
- como fazer;
- quando fazer.
A seguir vamos apresentar a ferramenta 5W2H destacando informações sobre?
- O que é a ferramenta 5w2h?
- Como usar a ferramenta 5w2h?
- Qual a origem da ferramenta 5w2h?
- Quais são os 5 W e 2H?
Qual a origem da ferramenta 5W2H?
A ferramenta 5W2H foi desenvolvida no Japão para auxiliar a gestão de indústrias automobilísticas.
A eficiência e facilidade de aplicação do método fez com que rapidamente fosse adotada por outros negócios e setores.
O objetivo do uso da ferramenta se manteve o original: organizar e coordenar a elaboração de um plano de ação eficiente e assertivo para aproveitar oportunidades e eliminar ameaças.
O que é a ferramenta 5W2H?
Veja se esse cenário é familiar: diante de uma série de fraquezas e problemas encontrados na organização, você e os demais gestores se reuniram para criar uma plano de ação.
Após horas ou dias de discussão o planejamento é finalizado. Ótimo!
Depois desse dia, ninguém nunca mais vê esse material e o plano, que era de ação, permaneceu completamente parado.
A história contada acima já deve ter acontecido de maneira similar, pelo menos uma vez, com você.
Aprender como fazer um plano de ação 5W2H irá otimizar suas atividades em busca de melhoria.
Imagine que sua empresa tenha um problema (qualquer problema, em qualquer área da organização) e o mesmo foi identificado.
O caminho comum nesses casos é que a equipe diretamente relacionada à questão e os gestores da empresa se reúnam para buscar soluções para o contratempo. Isso pode demorar dias.
Quando a empresa domina a ferramenta 5W2H a equipe rapidamente pega um papel e uma caneta e começa a responder as perguntas do planejamento 5W2H.
Além de identificar problemas e gargalos que a empresa possa estar passando, você também pode usar o método:
- para ter mais segurança sobre a implementação de novas ideias;
- gerenciar a ferramenta de melhoria contínua de processos.
Quais são os 5 W e os 2 H?
Para entender a aplicação, vamos nos aprofundar na compreensão sobre o que deve ser respondido em cada pergunta:
- O que (What)?
- Por quê (Why)?
- Quando (When)?
- Onde (Where)?
- Quem (Who)?
- Como (How)?
- Quantos (How many)?
O que?
Você identificou o problema, discutiu com sua equipe e com os gestores, e vocês chegaram a uma solução. O que é essa solução?
Suponhamos que haja um problema no setor de vendas. Existem poucos novos clientes chegando até a empresa. O que fazer para solucionar essa questão?
Investir em anúncios no Google Adwords? Ok, essa pode ser a resposta. Assim como muitas outras.
Resumindo, é importante que nesse espaço destinado ao “o que”, você responda o que será feito.
Por quê?
Ao explicar porque uma ação deve ser realizada como parte de uma estratégia, ela se torna mais compreensível para todos os envolvidos no projeto.
Nesse momento é possível identificar que a ação proposta não tem uma razão plausível para a sua execução. Nesse caso, volte à pergunta anterior para encontrar uma nova opção.
Quando?
Quando a solução será posta em prática?
Nessa etapa da ferramenta 5W2H incluímos a data de início e término de implementação de uma estratégia.
Deixar um plano sem deadline é o mesmo que destiná-lo ao esquecimento.
Onde?
Ele ajuda a conhecer a localização do problema e o local em que o mesmo será resolvido.
Imagine que você tenha uma padaria e seu nível de reclamação de clientes tenha aumentado no último mês.
É importante que você entenda se a reclamação é na área de atendimento ao cliente ou na qualidade dos produtos.
Agora considere que o problema não é a reclamação de clientes, mas a queda de vendas. Uma estratégia pode ser implementar ações de marketing em redes sociais. Neste ponto você deve responder em qual plataforma (onde) você irá criar um perfil.
Quem?
Como diria o ditado popular “cachorro com dois donos morre de fome”.
Dentro do planejamento 5W2H isso quer dizer que é importante que cada plano de ação tenha um responsável que irá responder sobre a ação que será posta em prática.
Se você não define um responsável, ninguém na empresa toma aquela ação como prioritária em suas tarefas. Isso leva ao não cumprimento do plano.
Como?
Como você executará a ação proposta?
Se uma das ações pensadas para contornar o problema de vendas é fazer anúncios no Google, como você vai fazer isso?
Pretende contratar um profissional?
Vai procurar uma agência especializada?
Vai investir em um curso para algum funcionário?
Seu gerente de marketing possui essa expertise?
Examine os procedimentos que deverão ser executados para colocar o plano de ação em andamento.
Quanto?
Sim, estamos falando de dinheiro.
Muitas vezes uma solução parece excelente, e realmente é, mas a empresa não possui o capital necessário para a execução.
É preciso colocar um teto de gastos para a solução desse problema.
Caso o orçamento liberado não seja suficiente, a equipe deve voltar e discutir novamente as opções de solução para a questão em pauta.
Vamos supor que os gestores da organização tenham respondido em “como”, que a empresa iria contratar um funcionário especializado para realizar a compra de anúncios no Google. Entretanto, após uma série de entrevistas o salário proposto foi recusado pelos candidatos, sendo abaixo da média de mercado.
O responsável pelo plano de ação deve contactar os gestores novamente, que devem pensar em uma alternativa.
Como usar a ferramenta 5W2H?
As ideias sozinhas não têm importância até serem transformadas em ações práticas.
A ferramenta 5W2h é de grande utilidade para organizar as ideias de um brainstorming feito, seja para a resolução de um problema ou para o aproveitamento de uma oportunidade ou força da empresa.
Entretanto, nem sempre os passos tradicionais de um brainstorming funcionam. Isso acontece por vários motivos, como falta de foco e organização.
Felizmente, o planejamento 5W2H pode contribuir para deixar o brainstorming mais efetivo!
No vídeo abaixo, os especialista Carlos Sander (Master Black Belt) fala mais sobre o assunto. Confira!
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Vamos imaginar dois cenários:
- Queda nas vendas: isso claramente é um problema. Você pode resolver de diversas formas, como ampliando o investimento em publicidade, aumentando seu leque de produtos, criando uma pacote de serviços mais acessível e muito mais.
- Aproximação do Natal: uma oportunidade para comerciantes dos mais variados setores ampliares seus resultados. Muitas ações também podem ser planejadas.
Como fazer 5W2H nesses cenários?
Em qualquer um desses dois cenários, de ameaça ou oportunidade você pode responder às perguntas:
- O que precisa ser feito?
- Por que isso deveria ser feito?
- Quando fazer?
- Onde isso deve ser feito?
- Quem vai fazer?
- Como fazer isso?
- Quanto orçamento é necessário para fazer isso?
A resposta a essas questões, garante que seu plano será bem construído, sem deixar nenhuma informação importante de fora.
Também organiza informações fundamentais para colocar o plano em ação em andamento, tais como: quem e quando.
Leia também: Como fazer um plano de ação 5W2H: Tenha o modelo em mãos!
Em suma, o plano de ação 5W2H pode ser posto em prática para desenvolver qualquer planejamento, tanto sob o ponto de vista de oportunidades, forças, fraquezas ou ameaças.
Se você já entendeu o que é plano de ação 5W2H e quer conhecer mais como ele funciona na prática com outras referências, sugerimos que leia o artigo; “Exemplo de plano de ação 5W2H: aprenda na prática sobre a metodologia”.
Além disso, monitorar seu plano também é fundamental para garantir os resultados das ações propostas.
Use uma planilha de 5W2H para monitoramento
Como dissemos acima é fundamental o uso de métodos de acompanhamento de gestão. Para isso você pode usar uma planilha de 5W2H feita no Excel, por exemplo.
Caso você não tenha muitas habilidades com a criação de planilhas e quiser ganhar produtividade pode economizar muito do seu tempo e da sua equipe fazendo os cursos online de Excel Básico e a especialização gratuita de Excel Avançado da Frons.
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