Dentro de uma realidade onde clientes finais se tornaram mais exigentes e pagam um valor mais alto por produtos que realmente satisfaçam as suas necessidades, as empresas precisam se adaptar a uma nova forma de produção e gestão. Isso porque, não há espaço para erros banais ou gastos desnecessários. Pelo contrário, é necessário através de análise e melhoria de processos entregar garantia de qualidade dos produtos.
Dessa forma, para que uma empresa realmente consiga alcançar alto desempenho, lucratividade e, consequentemente, estar a frente da concorrência é necessário preencher dois requisitos: ter um bom líder e conhecer métodos de análise e melhoria de processos que sejam eficientes. Assim, se você tem o perfil de líder, agora só resta agregar em sua bagagem de conhecimento tais métodos que serão seus aliados nessa missão.
O que significa a melhoria de processos?
Quando falamos em aumentar a produtividade e reduzir processos, muitos gestores possuem dificuldade em entender por onde começar.
E é exatamente nesse ponto que entram métodos de análise e melhoria de processos, onde é possível estudar de forma aprofundada as ações que são ineficientes e os erros que poderão ser eliminados.
Além disso, compreender as causas por trás dos problemas para, somente assim, identificar possíveis soluções para que os processos sejam otimizados.
Nesse caso, o primeiro passo é visualizar todo o caminho percorrido pela produção até que o produto chegue às mãos do cliente. Posteriormente, questionar cada uma das ações: É realmente necessário? Quais os resultados que ela tem gerado? Em contrapartida, se ela não existisse, quais seriam os prejuízos?
03 métodos para promover análise e melhoria de processos
Quando você mensura o que tem dado resultado e o que ainda é falho dentro dos processos, fica muito mais fácil buscar melhorias e dar passos diante da máxima qualidade dos produtos. Independente da capacidade do líder, ele somente é capaz de melhorar aquilo que ele mensura. Portanto, para promover análise e melhoria de processos é necessário ter conhecimento de alguns métodos de gestão. Veja alguma delas, por exemplo:
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Técnica de análise e melhoria de processos – 5W2H
Como dito anteriormente, é necessário visualizar todo o caminho percorrido. E uma das formas mais eficientes de fazer isso é através da técnica 5W2H, que nada mais é do que as cinco perguntas eficientes a serem feitas por um gestor: Por que, O que, Onde, Como e Quem.
Assim, fica muito mais claro identificar onde estão os gargalos, quem são os responsáveis pelas falhas, como elas estão ocorrendo atualmente e até mesmo o motivo pelo qual elas ocorreram em primeira instância. Existe um roteiro com algumas perguntas que podem ser realizadas da seguinte maneira, veja a tabela abaixo:
| Quais os investimentos do processo? | Quando cada subatividade começa e termina? |
| O que o produto entrega? | Por que determinado processo é necessário? |
| Quais as tecnologias empregadas? | Por que é feito dessa forma? |
| Quais ferramentas são utilizadas no processo? | Como é o planejamento de cada ação? |
| Quem são os consumidores finais? | E como cada ação é executada? |
| Onde o produto é disseminado? | Quem avalia se o processo está sendo eficiente? |
| Quando o processo começa? | Quantas vezes ao ano lida com acompanhamento? |
| Onde o processo termina? | Como o processo é controlado? |
Essas perguntas darão o direcionamento para que você proponha melhorias. Por isso, se você deseja entender de forma mais aprofundada sobre essa técnica, a Frons possui um conteúdo rico sobre a 5W2H, aqui está o link para a leitura:
- Conheça a técnica 5W2H para promover melhorias dentro da sua empresa
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Técnica de Matriz Básica
Depois que você já tem em mente onde estão os gargalos e possíveis falhas, essa ferramenta irá te ajudar a entender quais melhorias são realmente prioridade e quais podem ser executadas em segundo plano. Exige uma demanda maior de mão de obra? Alguns dos processos podem ser facilmente eliminados? O planejamento precisa ser executado com maior antecedência?
Independente de quantas sejam as mudanças, liste cada uma delas para, somente assim, estabelecer prazos para que elas sejam colocadas em prática. Para visualizar isso de uma forma muito mais eficiente e compreender as prioridades existentes é necessário que o gestor responda novamente uma série de perguntas, veja abaixo:
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Quais são os benefícios gerados para a empresa por essa mudança?
Aqui, é importante apontar o aumento da qualidade dos produtos, redução de custos e refações, eliminação de erros banais, aumento significativo dos lucros e etc.
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O quanto essa mudança afeta os colaboradores e os processos?
Nesse caso, analise a abrangência desta mudança. Quanto maiores forem os efeitos causados por determinada ação, maior é a sua prioridade dentro das estratégias de melhorias.
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Qual o nível de satisfação?
Essa pergunta precisa ser estendida tanto para os clientes quanto para os colaboradores da empresa. Portanto, qual o nível de satisfação do cliente após essa melhoria? Como essa melhoria pode motivar e comprometer o trabalho de um colaborador?
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Quais são os investimentos necessários?
Se é necessário maior mão de obra, por exemplo, isso exige um investimento alto. Em contrapartida, se o problema está relacionado a falta ou má execução do planejamento, não há necessidade de investimentos financeiros, mas sim de tempo e esforços. Essa comparação é importante para que a empresa tenha em mente o que é possível ser resolvido imediatamente ou o que demanda uma estrutura financeira e mão de obra robusta.
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Quantos clientes externos ficarão satisfeitos?
Claro que somente é possível compreender com 100% de precisão a satisfação do cliente através de feedbacks. Em contrapartida, em um cenário onde essa melhoria gera consequências, quais consequências ela iria gerar para um cliente externo?
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Quais são os esforços exigidos?
Entenda o nível de complexidade, se exige que boa parte da produção seja interrompida ou até mesmo que o tempo para aplicação é bastante longo, pois assim fica mais fácil determinar as prioridades.
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Diagrama de Ishikawa
Baseado na metodologia de melhoria contínua, o Diagrama de Ishikawa, ao contrário dos métodos apresentados acima, tem como missão entender a raiz do problema. E entender as causas do problema é importante não para apontar um culpado, mas para ter o conhecimento necessário de como solucioná-lo de forma eficiente.
O diagrama se resume a 6M e nós iremos te explicar o que significa cada um deles. Veja agora mesmo: Método, Material, Mão de obra, Máquina, Medida e Meio Ambiente. Assim como nos demais, utilize a ferramenta de pergunta para te direcionar dentro deste processo.
Do mesmo modo, faça a seguinte pergunta: Por que esse problema está acontecendo com este colaborador? Por que esse método não tem sido eficiente? Onde a mão de obra tem culpa nisso? Refaça a pergunta mediante a cada um dos M’s e tenha respostas bastante interessantes para que as estratégias de soluções sejam mais assertivas.
Portanto, agora você já tem em mãos tudo que é necessário para executar análises e melhorias de processos. Se faz sentido para você aumentar sua bagagem de conhecimentos sobre melhoria contínua e entregar para a empresa em que trabalha uma gestão muito mais eficiente, continue a leitura dos textos que separamos abaixo:
- O que é Gestão de Resultados Organizacionais e como aplicá-la
- Análise de processos organizacionais: o que é e como aplicar no negócio [4 etapas]
- Como reduzir custos em uma empresa: 04 ações rápidas e fáceis
Se você quer dominar totalmente essas e muitas outras ferramentas de Melhoria Contínua, você pode se tornar um especialista em Processos e Melhoria contínua com a nossa Trilha de Processos & Melhoria Contínua!
Enfim, esperamos que esse texto tenha sido eficiente para você. Continue acompanhando nosso blog, siga-nos no Facebook, LinkedIn, assine o nosso canal no Youtube e não perca nenhuma novidade!
