Mapeamento de processos: o que é, importância e como fazer

Sem tempo para ler este artigo sobre mapeamento de processos? Então, ouça ao episódio a seguir do podcast da Ânima Educação, no qual se explica o que é e para que serve o mapeamento de processos:

Sendo assim, separamos aqui tudo que você precisa saber sobre como fazer um mapa de processos de uma empresa na prática. Veja os tópicos que serão abordados nos próximos parágrafos:

• O que é, para que serve e quais os objetivos do mapeamento de processos
• Tipos de mapeamento de processos
• Como fazer um mapeamento de processos? Por onde começar?
• Como aprofundar os estudos em mapeamento de processos?
• Perguntas mais frequentes (FAQ)

O que é, para que serve e quais os objetivos do mapeamento de processos

O mapa de processos de uma empresa, em linhas gerais, se trata da identificação lógica de todas as atividades realizadas na organização. Além disso, também liga e organiza os demais elementos que interagem com a linha de produção e qualidade final do produto.

Ou seja, o mapeamento de processos vem para auxiliar na identificação de problemas e melhorias no organograma estrutural da empresa. Pode ser utilizado de maneiras diferentes e com montagens alternativas, mas em todas, tem como objetivos:

• Documentar os processos: organizar de maneira coesa e descritiva todos os processos realizados dentro da empresa. Essa função é bastante útil no treinamento e capacitação de colaboradores;
• Melhorar os processos: implementação de melhorias em cada setor da organização;
• Compreensão de processos: entender a relação entre a teoria e a prática de todos os processos da empresa;
• Padronização de processos: verificar possíveis incoerências e inconsistências na organização, permitindo melhoras visíveis e permanentes na companhia;
• Transformação de processos: realizar mudanças em todos os projetos, remodelando-os de modo que apresentem melhorias no produto final.

E a utilidade do mapeamento de processos não para por aí! Ele tem muitas outras aplicabilidades. Veja mais alguns no infográfico abaixo.

Além disso, para fazer o mapa de processos de uma empresa também é preciso saber que os processos são divididos em três categorias:

• Processos primários: são os principais, aqueles que estão diretamente ligados ao produto ou ao cliente;
• Processos de apoio: chamados também de processos secundários, são aqueles que fornecem informações ou material para os primários;
• Processos de gerenciamento: são os processos de gestão, que organizam e entregam valor aos dois processos anteriores.

Tipos de mapeamento de processos

Existem diversos métodos para elaborar um mapa de processos. Portanto, é importante conhecê-los antes para avaliar qual técnica se encaixa melhor às suas necessidades. Veja os seis tipos de mapeamento de processos com exemplos:

• Fluxograma
• Fluxograma horizontal
• Mapofluxograma
• SIPOC
• Business Process Model and Notation (BPMN)
• Unified Modeling Language (UML)

Fluxograma

O fluxograma pode ser considerado a forma mais simples e prática de montar um mapa de processos. Isso porque ele utiliza elementos gráficos para representar os processos, facilitando a identificação de possíveis otimizações.

Entretanto, a simplicidade é tanta que, de certa forma, limita o desenvolvimento do mapeamento de processos. Por ser fácil de usar, pode ser uma técnica para aprender e iniciar nessa área, mas existem outros métodos mais completos.

Fluxograma horizontal

O fluxograma horizontal é uma evolução do anterior que busca solucionar algumas das limitações.

Sendo assim, este método aprimora a representação gráfica utilizando uma matriz, na qual os processos são expostos no eixo horizontal e os responsáveis pela execução no eixo vertical.

Mapofluxograma

O mapofluxograma é, basicamente, a associação do fluxograma com o layout de uma linha de produção. Ele representa graficamente a linha de produção por meio dos símbolos utilizados no fluxograma.

Esse método é muito útil para empresas de grande porte, que lidam com uma alta quantidade de produtos e precisam de mais atenção com a logística e a estocagem.

Afinal, esta técnica detalha o processo completo da produção, o que possibilita visualizar falhas e pontos de melhoria para reduzir as perdas e ter ganhos de produtividade e lucro.

SIPOC

O SIPOC é uma ferramenta da metodologia Lean Six Sigma utilizada para mapear todos os processos relacionados ao fluxo de insumos e produtos. Inclusive, essa sigla é um acrônimo (palavra formada pela inicial de outras) e cada letra representa o que é levado em conta nessa ferramenta:

• Supplier (Fornecedores)
• Input (Entradas)
• Process (Processos)
• Output (Saídas)
• Customer (Clientes)

Sendo assim, o SIPOC permite mapear todos os processos de uma empresa, criando uma estrutura organizacional que inicia nos fornecedores e termina nos clientes. 

Isso permite fazer uma análise aprofundada de cada etapa, o que facilita a identificação de falhas e a aplicação de atualizações nos processos.

Portanto, essa ferramenta pode garantir mais lucro por contribuir com organização dos processos, evitando perdas e falhas.

Interessou-se em aprender essa ferramenta? Então, assista à Expert Class sobre como construir um SIPOC com o Master Black Belt Carlos Sander:

Outra forma de você se familiarizar com essa ferramenta é se inscrevendo na certificação online e gratuita em White Belt – Lean Six Sigma da Frons.

Nela, você terá acesso a 35 aulas com conhecimentos básicos de Lean Six Sigma para que você possa iniciar o seu aprendizado nessa metodologia. Além disso, há também uma apostila exclusiva e suporte online para tirar todas as suas dúvidas. Inscreva-se!

Business Process Model and Notation (BPMN)

O BPMN é uma notação, ou seja, um sistema gráfico completo e padronizado. Ele é muito popular e útil na montagem de mapas de processos porque representa toda estrutura do início ao fim, de maneira didática.

Então, além de ajudar a encontrar falhas e pontos de otimização, essa notação facilita muito a comunicação entre diferentes setores da empresa. 

Na verdade, essa questão da comunicação é um diferencial enorme, porque, devido à padronização, qualquer pessoa que domine o BPMN saberá interpretar um mapa de processos que foi criado utilizando esse sistema.

Sendo assim, esse é um método muito versátil e eficaz, podendo ser utilizado nos mais diversos segmentos para esclarecer processos considerados complexos. Para saber mais sobre o BPMN você pode ler o seguinte texto: Notação BPMN, a mais usada para modelar processos.

Unified Modeling Language (UML)

O Unified Modeling Language (Linguagem de Modelagem Unificada, em português) é uma padronização de diagramas mais focada no mapeamento de processos de um software, ou seja, a sua utilização é mais voltada para a área da tecnologia.

Diante disso, o UML possui padrões gráficos para representar toda a estrutura de um sistema. Assim como o BPMN, esse método ajuda muito na comunicação, porque apresenta o processo de uma forma mais clara e didática.

E, além de ajudar a identificar pontos de melhoria, ele auxilia os integrantes da equipe a entenderem quais são as funções de cada um.

Como fazer um mapeamento de processos? Por onde começar?

Sabendo o que é, para que serve e qual é a  importância de uma empresa realizar o mapeamento de processos, fica evidente o quão necessário é saber fazê-lo. Sendo assim, aprenda um roteiro para mapear processos em seis passos simples:

1. Identifique os processos essenciais

Ao contrário do que muitos pensam, fazer o mapeamento de processos de uma empresa não significa necessariamente descrever e desenhar cada atitude e setor dentro da organização. 

Afinal, esse tipo de detalhamento demanda muito tempo e energia, o que pode significar atrasos em outras atividades.

Sendo assim, a primeira etapa ao montar o mapa de processos de uma empresa é definir quais processos serão mapeados. A escolha deve abranger aqueles mais importantes e que possuem participação ativa dentro do funcionamento cotidiano.

Por exemplo, em uma agência de turismo, o setor comercial, de recursos humanos e o administrativo são essenciais.

Porém, se esta tarefa causar muitas dúvidas, pode-se fazer uma reunião com a equipe para ouvir as sugestões de todos.

2. Organize os processos fundamentais em um mapa

Esse é o momento para você identificar qual tipo de mapeamento de processos (fluxograma, SIPOC, BPMN, etc.) faz mais sentido para a empresa. E, em seguida, basta organizar os processos em alguma dessas representações gráficas.

Sendo assim, separe todos os processos escolhidos para o mapa e comece a pensar em seu funcionamento. Como eles se relacionam, se interligam e qual o impacto no produto final.

Quando tiver todas essas respostas, coloque-as no papel, em torno do produto. Dessa forma, já conseguirá perceber de maneira bem ampla o funcionamento de sua empresa.

3. Valide com a equipe

Um dos fatores mais importantes na hora de fazer o mapa de processos de uma empresa é contar com a participação ativa de todos. Afinal, as melhorias serão aplicadas a todos os setores. Sendo assim, todos devem estar cientes e presentes no mapeamento.

Depois de realizada a representação gráfica, pergunte a todos se os processos e ligações estão corretas. Além disso, peça sugestões de possíveis elementos ausentes.

4. Remodele os processos da empresa

Depois de reunir e entender os processos dentro da empresa, é chegada a tão esperada hora de remodelá-los. Afinal, o mapa vem para repassar os conceitos e ajudar na solução de possíveis problemas.

Analise a fundo as falhas, de modo a entender não apenas suas consequências, mas também as possíveis causas. A partir da descoberta desses fatores, será possível propor soluções e mudanças adequadas.

5. Automatize e implemente os novos processos

Toda adaptação é complicada. No entanto, o mapa de processos só surtirá resultado caso seja implementado de maneira contínua e automatizada. 

Sendo assim, juntamente com a equipe, elabore táticas para que tudo ocorra de maneira gradual.

A automatização também é muito importante. Dessa forma, conte com o apoio de softwares para que a mudança seja fluida e eficaz.

6.  Monitore o andamento dos resultados

Depois de as soluções terem sido implementadas, é necessário monitorá-las para avaliar os resultados. Portanto, esteja sempre atento, principalmente na gestão da qualidade, para verificar se as falhas e problemas foram reduzidos.

Dessa forma, será possível perceber todos os processos se automatizando e sua empresa alcançando números cada vez maiores.

Ainda tem alguma dúvida sobre como mapear os processos? Então, assista à explicação do Carlos Sander, que é Master Black Belt:

Como aprofundar os estudos em mapeamento de processos?

Interessou-se em aprender mais sobre mapeamento de processos agora que você entendeu o que ele é, para que serve e qual a sua importância?

Pois, então, a melhor escolha para aprofundar os seus estudos por meio da nossa Trilha de Processos & Melhoria Contínua, são 9 certificações que te tornarão um especialista no assunto!

Este curso oferece todos os conhecimentos necessários para que você aprenda a coletar, processar e dispor dados por meio das ferramentas da qualidade.

Além disso, o curso conta com apostila exclusiva, certificado de conclusão, suporte de consultores altamente capacitados e exercícios de Excel e Minitab. Aproveite essa oportunidade e se inscreva!

Para saber mais sobre técnicas e dicas de gestão, acompanhe o nosso blog! Por lá, é possível estar sempre estudando para atingir o sucesso definitivo!

Perguntas mais frequentes (FAQ)