Adotar uma metodologia de gerenciamento de processos vai ajudar a sua empresa a alcançar seus objetivos e metas de maneira mais assertiva e em menos tempo. Gostou? Então vamos seguir e entender como isso pode acontecer.
Como o próprio nome propõe, uma metodologia de gerenciamento de processos é responsável por fazer a gestão dos processos da sua empresa.
Por gestão podemos entender o acompanhamento, mapeamento, controle e monitoramento de cada processo da organização, afim de identificar oportunidades de melhoria e erros que acontecem em cada etapa da sequencia de atividades da empresa.
Entenda como definir os objetivos e metas de forma efetiva com nossas dicas abaixo.
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Em suma, os processos são as operações diárias realizadas na empresa, por seus colaboradores, com a finalidade de produzirem e entregarem o produto ou serviço que compõe o core business da organização.
As atividades paralelas também podem ser consideradas processos. O departamento de Recursos Humanos, por exemplo, conduz uma série de etapas lógicas em seu processo de contratação e recrutamento.
Sejam atividades primárias ou secundárias, os processos de uma empresa precisam ser geridos para que possam ser realizados da melhor aneira possível, buscando sempre a eficiência, redução de tempo e aumento da produtividade.
A seguir propomos 6 passos para a criação de uma metodologia de gerenciamento de processos para sua organização.
O que é metodologia de gerenciamento de processos – uma breve introdução
Uma metodologia de gerenciamento de processos tem como objetivo otimizar e padronizar as atividades realizadas pela empresa para produção e entrega de produtos ou serviços.
A metodologia de gerenciamento de processos é deve:
- identificar;
- executar;
- documentar;
- medir;
- monitorar;
- controlar processos de negócios.
Com essa gestão, a organização alcança resultados consistentes e alinhados aos seus objetivos estratégicos.
Leia também: Estratégia Seis Sigma: conceito e vantagens para uma empresa
Metodologia de gerenciamento de processos em 6 fases
Abaixo você verá 6 fases de uma metodologia de gerenciamento de processos.
1. Planejamento e estratégia de processos
Planejamento é o principio de qualquer ação que uma empresa for executar, e quando falamos sobre gerenciamento de processos isso não é diferente.
Esse planejamento possui duas etapas principais:
- começa com a definição de metas e objetivos da empresa;
- na sequencia propõe um plano de ação que visa a entrega de valor aos clientes.
Todos os processos devem ser considerados, desde as atividades que permitem a entrega do que é o core business do negócio, até atividades secundárias, mas estratégicas, como marketing, RH e contabilidade, por exemplo. É possível, entretanto, que sua empresa priorize alguns processos, criando uma ordem de implementação das melhorias.
2. Mapeamento dos processos em vigência
O objetivo de um mapeamento de processos é descobrir se os processos de negócios atualmente em vigor estão alinhados com as metas e objetivos da organização.
Entender o que está sendo feito, como está sendo feito e o resultado dessa metodologia é fundamental para a proposta de melhorias.
A partir desse mapeamento esperasse que você seja capaz de gerar insights sobre os pontos fortes e fracos dos processos de negócios.
Os resultados coletados serão usadas na próxima etapa.
3. Remodelagem de processos de negócio
Quando um processo não está alinhado aos objetivos e metas, ou quando não está performando com resultados satisfatórios, há a necessidade de remodelar o processo. Isso pode ser feito a partir da criação de um fluxograma de processos.
Nessa etapa é importante considerar:
- a equipe envolvida no trabalho;
- o modelo atual (que em breve será antigo);
- metas e objetivos;
- as metodologias, ferramentas e técnicas utilizadas.
4. Implementação de processos
Você poderá realizar a implementação dos novos processos utilizando ferramentas como PDCA que funciona como um ciclo, ou seja, quando a última fase é finalizada, o processo deve ser reinicializado, identificando novas oportunidades de melhoria dos processos.
Entenda mais assistindo ao vídeo abaixo:
5. Monitoramento dos novos processos
Nessa fase da melhoria de processos nas empresas sua equipe e gestores devem se atentar para s resultados obtidos com a nova modelagem de processos. Eles estão de acordo com o que foi previsto?
Os problemas que haviam sido identificados na etapa de mapeamento foram resolvidos?
Outros problemas surgiram?
Monitore os processos e acompanhe os resultados.
Talvez seja interessante sua empresa adotar uma infraestrutura de TI e ferramentas de análise de dados, que podem ser usadas no monitoramento das metodologias de gerenciamento de processos.
6. Melhoria do processo
Adotar uma metodologia de gerenciamento de processos dá a empresa a oportunidade de alavancar sua produção, entregar produtos e serviços de melhor qualidade, em menos tempo, com menos desperdício e resíduo, melhorando os indicadores de qualidade e o desempenho de seus processos de negócios.
Através do monitoramento e controle do desempenho do processo, a organização poderá inovar e melhorar, principalmente através de redesenho e reengenharia.
Otimização de processos
Esperamos que essas 6 fases da criação de uma metodologia de gerenciamento de processos, tenha auxiliado na compreensão da linha de raciocínio necessária para a otimização dos resultados de uma organização, no que diz respeito ao valor oferecido.
Escolher a metodologia correta é um fator primordial. Você precisa ter conhecimento sobre qual metodologia será útil caso a caso. Kaizen? PDCA? Estratégia Seis Sigma? Lean Manfuaturing? DFLSS?
Dentre as inúmeras possibilidades, listamos aqui como diferenciá-las e escolher a melhor!
No mundo dos negócios um profissional capaz de aplicar a metodologia de gestão de processos é, sem dúvidas, um profissional diferenciado e valorizado, enquanto a organização que possui uma política de melhoria constante amplia sua capacidade competitiva e seu diferencial de mercado.
A melhoria contínua de processos deve contar com algumas ferramentas clássicas e desenvolvidas por estudiosos da área, para tornar o processo ainda mais eficiente. Para isso, sugerimos que leia o artigo; “Melhoria contínua de processos: 4 ferramentas eficazes [+ cursos de qualificação]”.
Novamente, é importante que você como profissional esteja preparado para executar todo o acompanhamento da gestão de processos e que a empresa invista em seus colaboradores para otimizar suas atividades.
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