Se a sua empresa precisa de mais organização, chegou a hora de você entender o que é gestão por processos. Cada atividade precisa ser bem orientada com tarefas objetivas, claras e que agregam valor para a empresa e, principalmente, para o cliente.
Por isso, a melhoria de processos nas empresas é sempre tão falada e executada por todos os negócios focados em crescer e evoluir no mercado atual.
Para conduzir a gestão por processos é importante ter uma equipe alinhada e capacitada nas metodologias de qualidade como Lean Manufacturing e Six Sigma.
Se este é um desafio que sua empresa vai encarar, você está no lugar certo. Neste post vamos explicar o que é gestão por processos, como esse trabalho acontece e os benefícios após a implementação. Continue lendo!
O que é gestão por processos?
Antes de explicar o que é gestão por processos, vamos entender o conceito de processo quando falamos em sistemas de produção empresariais.
Processo é toda ação ou conjunto de ações que leva ao cumprimento de um objetivo. Ou seja, uma empresa que fabrica carros tem o setor de revisão.
O processo de revisão da montagem é composto por uma série de processos secundários que analisam se o produto está apto para venda. Sem essa etapa é impossível garantir a qualidade e fazer a eliminação de falhas.
Dessa forma a gestão por processos é uma prática direcionada para a criação de um fluxo de trabalho organizado, fácil de ser seguido e altamente eficiente para atingir bons resultados.
Os fluxogramas de processos de cada departamento da empresa se integram para criar uma produção coesa e altamente lucrativa.
A gestão por processos exige um alinhamento forte entre os responsáveis pela gestão da empresa, pois as lideranças são as principais mantenedoras dessa abordagem.
Apesar do esforço e tempo empregados nessa prática, o resultado impacta diretamente o desempenho e o cumprimento das metas e objetivos.
Esse sistema é adaptável e funciona em vários tipos de empresas, orientando suas estratégias ao longo do tempo.
Gestão de processos e Gestão por processos: diferença
A diferença entre gestão de processos e gestão por processos é sutil, porém significativa para compreender o papel dessas metodologias e como aplicá-las.
A gestão de processos envolve sistematizar as tarefas da empresa, definindo as etapas para sua execução e aplicando melhorias contínuas sempre que necessário.
Ter uma metodologia de gerenciamento de processos significa que uma empresa tem a gestão de processos como norte.
Já a gestão por processos envolve toda a empresa e não apenas os setores operacionais que originalmente possuem tarefas que acontecem em sequência. É uma abordagem completa que inclui também os setores administrativos.
A empresa forma uma rede integrada de processos conectados entre todos os setores que funcionam de forma organizada, gerenciada, analisada e conduzida por seus processos.
Importância da gestão por processos
A gestão por processos é importante porque integra todas as ações da empresa e faz com que elas sejam direcionadas para o mesmo objetivo.
Esse benefício reforça não só a marca da organização no mercado e seus ganhos com a produção como também motiva a equipe com o trabalho.
Assim, os funcionários não perdem tempo seguindo processos que não são eficientes. Além disso, conseguem evitar erros que podem afetar a qualidade do produto e a satisfação do cliente.
Outro ponto importante dessa forma de gestão é ter dados atualizados e organizados em um histórico que permite buscar referências para fazer previsões mais assertivas.
Se as pesquisas de clima da sua empresa apontam que a equipe está desmotivada, a falta de processos de trabalho bem organizados pode ser um dos motivos.
Por isso, usando a gestão por processos as empresas conseguem colocar toda a estrutura operacional e administrativa no eixo do sucesso.
Como colocar a gestão por processos em prática
Para colocar a gestão por processos em prática é importante alinhar a equipe para executar as seguintes etapas:
1. Organização
Crie documentos para descrever o trabalho de cada setor: funções, número de funcionários e responsável pelo gerenciamento. Anexe também os fluxogramas dos processos executadas em cada área da empresa.
2. Novo fluxo
Com os dados acima, crie o novo fluxo de trabalho completo para visualizar todos os processos de forma geral e sua integração. É fundamental que essa sequência seja lógica e sem gargalos. Qualquer correção necessária pode ser feita nesta etapa.
3. Teste
Faça um teste inicial do fluxo remodelado em um setor e, caso o resultado seja positivo, aplique-o em todas as áreas. Se forem necessárias alterações, corrija-as e teste novamente na mesma equipe antes de expandir os novos processos para o restante da empresa.
4. Monitoramento
Mesmo depois da fase de teste e correções iniciais, é importante continuar observando o desempenho da gestão por processos, agora em nível geral. Assim, é possível identificar onde ele está sendo mais eficiente e corrigir os obstáculos ainda existentes.
5. Aprimoramento
A medida que a análise dos processos organizacionais evolui as descrições dos documentos da etapa 1 vão sendo atualizadas, criando métodos mais enxutos.
Essas cinco etapas podem ser feitas separadamente nos departamentos e depois compiladas em um documento geral, criando o manual de procedimentos final da empresa.
Posteriormente, esse documento deve ser compartilhado e estar ao alcance de todos para reforçar a cultura da gestão por processos.
Vantagens desse tipo de gestão
Há muitas vantagens em implementar esse tipo de gestão. Citamos algumas abaixo:
- Identificar processos sem organização;
- Desenvolver a visão analítica para melhorar processos de negócios;
- Ter uma empresa operando com eficiência;
- Traçar metas mais ousadas de desenvolvimento no mercado;
- Otimizar processos ineficientes;
- Facilitar o acompanhamento das mudanças implementadas.
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