Macroprocessos: como ter uma visão integral do seu negócio

Macroprocessos são um conjunto de estratégias e processos que têm enquanto finalidade auxiliar na capacidade de analisar integralmente diferentes setores e funções de um negócio. Com isso, desempenham um gerenciamento que possibilita atingir as metas finais traçadas pela companhia.

Geralmente, uma das principais atividades dos gestores é a identificação de oportunidades de melhorias – principalmente aqueles que ocupam funções estratégicas na empresa. Entretanto, quando não há uma visão macro dos processos, surgem as dificuldades para alcançar esse objetivo.

É por isso que nesse artigo vamos entender o que são, quais seus tipos, hierarquias e como aplicá-los em sua empresa. Continue a leitura!

O que são macroprocessos?

Macroprocessos são compreendidos enquanto conjunto de atividades e metodologias que, ao serem integradas, possibilitam o alcance das metas e propósito finais traçados e alinhados por uma empresa.

Eles são compostos por processos que englobam variados cargos, setores e ocupações, podendo acontecer de maneira paralela ou conectada, mas que ainda assim possuam algum nível de correspondência.

Para uma melhor compreensão, é importante entender a figura da empresa como um ecossistema. Veja:

• Um ecossistema considera seus elementos que o formam além do ambiente ao seu redor, portanto, é preciso visualizar a organização de um negócio como um composto que existe junto de outros agentes, cujas atividades são influenciadas também pelas ações e decisões de terceiros;
• Assim, é comum que o papel da organização seja o de se posicionar diante das demandas externas. Enquanto isso, sofre influência de tendências de curto, médio e longo prazos, como mudanças tecnológicas, socioeconômicas e climáticas;
• Ou seja, os agentes convivem e coexistem em um ambiente com suas próprias condições e, como qualquer outro, podem sofrer instabilidades a qualquer momento.

E não podemos esquecer da influência que os elementos internos podem causar, já que estes são responsáveis por afetar os resultados, processos, clima da organização, os colaboradores, a estabilidade financeira, entre outros.

Aliás, é por isso que muitas empresas dão alta prioridade à análise das fraquezas e forças somente no momento de tomar decisões.

Entretanto, mesmo que consigam compreender a amplitude do contexto, muitos gestores erram justamente por analisar as partes isoladas por meio de uma visão micro, ou seja, acabam não considerando as complexas relações que existem entre os fatores.

Dessa forma, não conseguem construir uma imagem real e adequada da empresa, muito menos perceber como as situações realmente são e tomar decisões certeiras.

Portanto, é a visão dos macroprocessos que permite analisar todas as variáveis e até prever os efeitos das ações da empresa em seu ecossistema. Por isso, nunca podemos ignorar essa visão ao idealizar projetos, estratégias e quaisquer outras atividades realizadas na empresa.

Quais são os macroprocessos?

Conforme mencionamos, eles precisam estar alinhados ao propósito e objetivo final do seu negócio. Por conta disso, se diversificam segundo as estratégias traçadas. E dentro da metodologia que possibilita a sua organização, encontramos três subdivisões:

1. Macroprocesso do negócio ou primário

Refere-se à combinação de processos que estejam inteiramente ajustados ao propósito do seu empreendimento. São uma espécie de bússola, onde coordenam tudo que precise ser executado para atingir sua missão e finalidade.

2. Macroprocesso gerencial

Relacionado ao agrupamento de processos cujo objetivo é fiscalizar, mensurar, controlar e administrar as ações presentes e futuras da sua companhia. Diretamente conectados ao gerenciamento de parâmetros operacionais, estratégicos e financeiros.

3. Macroprocesso de apoio ou suporte

Conjunto de processos que, diferentemente dos demais, não tem como foco estarem tão atrelados ao propósito final do seu negócio. Isso porque seu objetivo é conceder amparo aos macroprocessos de negócio, possibilitando que ocorram de maneira mais otimizada e facilitada.

Somente um olhar minucioso pode determinar quais são os macroprocessos. Vamos imaginar o seguinte exemplo:

Se o seu negócio tem como objetivo a entrega de comida via delivery, os processos vinculados ao desenvolvimento de tecnologia serão macroprocessos de apoio. Já se você tiver uma empresa no ramo TI, esses mesmos processos serão o seu macroprocesso primário.

Veja também: Mapeamento de processos: o que é, importância e como fazer!

Qual a hierarquia dos processos dentro de uma empresa?

Ao buscar otimizar esses processos e até mesmo automatizá-los, é necessário que se considere uma determinada estrutura, que permite uma classificação crescente, referente ao nível de importância e dificuldade em um negócio. Sendo hierarquizados da seguinte forma:

1. Macroprocessos: combinação de procedimentos, cargos, seções e atividades. Ao serem desempenhados, atingem diretamente o resultado e desenvolvimento do seu empreendimento;
2. Processos: tarefas de grande complexidade que ao estarem conectadas tem a competência de atingir uma meta sinalizada;
3. Subprocessos: estão enquanto consequência dos processos e por conta disso estão diretamente ligados. Com relação à complexidade, são categorizados enquanto alta e média;
4. Atividades: são as operações que fazem parte do cotidiano, de natureza técnica ou administrativa, e que detêm prazos e objetivos com um nível mais baixo de dificuldade, quando comparadas às outras;
5. Tarefas: compõem a sustentação dessa estrutura, pois tem enquanto objetivo o desempenho de prazos, metas e demais funções necessárias ao dia a dia da empresa. Ao serem cumpridas, possibilitam a realização das demais etapas.

Vale a pena conferir: O que é padronização de processos? 5 passos para fazê-la!

Como identificá-los no meu negócio?

Para que a identificação dos macroprocessos ocorra, é preciso ter um total entendimento a respeito do seu propósito, metodologia e funcionamento.

Vamos imaginar que seu empreendimento seja um serviço de entrega via delivery:

1. Enquanto propósito, você pode estabelecer que seja a entrega de um produto de qualidade e com eficiência, que possibilite a criação e fidelização de seus consumidores;
2. Para isso, existirão macroprocessos relacionados, estabelecidos através da divisão de departamentos, cargos e funções a serem exercidas e que precisarão estar alinhados à sua meta;
3. Os processos e subprocessos direcionados à logística e estrutura também estão presentes, auxiliando a estabelecer a estrutura de atendimento, estoque, relacionamento com o cliente e mais.
4. E as atividades e tarefas são essenciais para que o bom funcionamento ocorra, como o serviço de limpeza, registro de caixa, preparação dos alimentos, etc.

Uma leitura mais atenta permite a observação das consequências da atuação da empresa nas partes do negócio. Assim, será possível também avaliar os impactos que cada ação pode conferir para a cadeira de ações.

E, ao ter essas informações definidas com clareza, a empresa passa a ter mais condições de negociar com clientes e outras partes do mercado, porque irá sempre considerar quais serão os reflexos das decisões no ecossistema.

Quando tomar decisões com base nos macroprocessos?

A rotina dos gestores é cheia de oportunidades para fazer escolhas que, a primeira vista, podem até parecer benéficas. O problema é que, muitas vezes, podem acabar prejudicando outros processos e até mesmo departamentos.

Por exemplo: pense em cortes de gastos. Se não forem feitos com prudência, podem acabar diminuindo as vendas e até a produtividade dos colaboradores.

Portanto, ao considerar os macroprocessos, as decisões são tomadas a partir de um olhar que abrange o negócio na totalidade. Assim, é muito mais fácil para o gestor perceber quais são as decisões que realmente irão gerar bons resultados.

Além disso, uma dica importante é adotar essa visão em conjunto com os conhecidos indicadores de desempenho para tomar decisões estratégicas de forma ainda mais clara, ágil e eficiente.

Se feita junto da análise 360º, a gestão pode potencializar as estratégias e técnicas empregadas. E ao conhecer como os recursos transitam na empresa, você tem ainda relatórios reais sobre os resultados, conseguindo identificar as deficiências operacionais com mais facilidade, permitindo uma correção mais rápida.

Vale também utilizar softwares de gestão e controle de qualidade para identificar eventuais falhas e automatizar tarefas. Nesses casos, com a visão dos macroprocessos, podem identificar as irregularidades com o acompanhamento dos números do painel de controle.

Quais os benefícios dos macroprocessos?

Quando o gestor considera os macroprocessos, a tomada de decisões fica fortalecida e traz resultados positivos e concretos para a empresa. Isso acontece por as escolhas serem feitas com base nas observações estruturadas dos mecanismos que compõem o negócio.

Além de melhorar a análise crítica da empresa e otimizar as tomadas de decisões, a visão dos macroprocessos fornece os meios necessários para identificar problemas e falhas rapidamente.

Entretanto, nem sempre é fácil incorporar essas mudanças na organização. Por isso, pode ser necessário procurar qualificações profissionais que possam contribuir na construção e desenvolvimento dessa nova estrutura.

Elas podem ser grandes aliadas para você que deseja aperfeiçoar sua visão do negócio para atingir processos crescentes, por orientarem e indicarem formas de otimizar o desempenho e, assim, alcançarem as metas de forma satisfatória e rápida.

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Esperamos que esse conteúdo tenha sanado suas principais dúvidas na área. Que tal aproveitar e conferir nosso post sobre ferramentas de gestão para otimizar a rotina e os processos da empresa?

Até mais!