A regra de Pareto 80/20 é uma ferramenta de análise que estabelece que 80% dos resultados se originam de apenas 20% das causas, sendo aplicada em várias áreas, do marketing à qualidade dos processos.
Todo gestor já passou ou vai passar por momentos bem complicados na carreira. Seja por longos períodos com sobrecarga de trabalho ou pelas responsabilidades e cobranças que aumentam constantemente.
Gerenciar uma equipe e tornar os colaboradores mais produtivos não é fácil. A boa notícia é que a regra de Pareto 80/20 pode ajudar nestes momentos.
Neste artigo, vamos explicar o que é a regra 80/20, os benefícios que ela apresenta, como aplicar e qual é a sua relação com a qualidade. Continue a leitura!
O que é a regra de Pareto 80/20?
A regra de Pareto 80/20, também conhecida como “o princípio de Pareto” ou curva ABC, foi criada em 1897 pelo consultor de negócios e qualidade Joseph Moses Juran.
O nome da ferramenta foi uma homenagem ao sociólogo e economista italiano Vilfredo Pareto que publicou um estudo sobre a distribuição de renda.
Nele, foi possível notar que a distribuição das riquezas não era uniforme: a maior concentração (no caso 80%) estava nas mãos de uma pequena parcela da população (apenas 20%).
Mais tarde, Pareto também notou que essa relação está presente em diversos outros ramos da ciência, como as concentrações demográficas e nos diversos setores das empresas.
Entretanto, foi Joseph M. Juran que criou a regra 80/20 que afirma que 4/5 (ou seja, 80%) dos problemas podem ter relação com apenas 20% das causas dos problemas.
Seguindo este raciocínio, isso indica que ao focar em 1/5 das causas potenciais, 80% dos problemas podem ser resolvidos em um cenário perfeito.
É claro que estamos falando de uma situação ideal, e dificilmente as coisas ocorrerão tão perfeitamente na prática.
Mesmo assim, é possível ter uma ideia de concentração e priorizar as soluções para grandes problemas, direcionando o foco ao menor percentual das causas.
Como funciona o princípio de Pareto?
A regra 80/20 do princípio de Pareto funciona a partir da coleta de dados que identificam as causas dos problemas e suas frequências.
A partir dessas informações, é montado um gráfico de colunas — no Excel ou Minitab — para facilitar a análise e a criação de planos de ação.
A causa de cada um dos problemas fica no eixo “x” do gráfico. Já a frequência é visualizada ao longo do eixo “y” esquerdo e no eixo “y” direito fica a indicação do percentual.
Uma linha em laranja é traçada na parte superior do gráfico, indicando o percentual acumulado.
Essa análise é extremamente útil para indicar onde uma empresa deve alocar os recursos e os esforços da sua equipe para solucionar os 20% das causas de problemas que estão impactando 80% dos resultados.
Qual é a importância de entendermos a regra 80/20?
A regra de Pareto 80/20 costuma ser muito aplicada nas empresas quando surge a necessidade de fazer um controle da qualidade dos produtos e serviços.
Porém, é importante lembrar que esta ferramenta também tem grande eficiência na tomada de decisões.
Quer um exemplo? Imagine uma empresa cujo maior objetivo é melhorar a relação com o público-alvo na divulgação da marca.
Assim, não saber com precisão quem é este público e o que ele busca pode trazer grandes impactos no número de vendas.
Ao aplicar a regra de Pareto 80/20, será necessário segmentar os clientes em ordem decrescente, começando pelos que mais consomem ou que entram em contato com a empresa.
Somente após pensar com cuidado nessas questões é que deverá começar a criação de ações direcionadas a eles.
Veja bem: quando o gestor consegue enxergar o cenário completo dos problemas que estão acontecendo e, assim, prioriza a solução, fica bem mais simples de evitar crises e desenvolver estratégias mais assertivas com o time.
Ao ter o conhecimento das atitudes que levarão a empresa a determinado objetivo, a ação se concentra apenas nelas e elimina tarefas eventuais que não tenham relevância.
Ter o cliente satisfeito é um dos pontos mais fundamentais da qualidade de um projeto.
Assim, é essencial ter em mente que o gerenciamento da qualidade tem relação tanto com o produto quanto com o gerenciamento dos processos.
Não importa quem seja o cliente. Para alcançar o sucesso, é essencial ter a melhor e mais competitiva oferta de valor possível.
Para isso, criar um mapa do que pode dar certo e do que tem chances de falhar contribui para melhorar a produtividade da equipe e para o sucesso e a satisfação do cliente.
Pense sempre que o custo de evitar os erros é bem menor do que o custo de corrigi-los – e é aqui que a melhoria contínua entra.
A melhoria contínua é essencial para os produtos, serviços e processos oferecidos. Ao aplicar a regra de Pareto 80/20, fica mais fácil de analisar os problemas encontrados durante o projeto para evitar repetir esses mesmos problemas em outras situações no futuro.
Como aplicar o método de Pareto 80/20?
Para aplicar a regra de Pareto 80/20 é importante ter atenção e foco na análise das informações que vão entrar no gráfico.
Seja na análise do marketing, da gestão da qualidade ou para a criação de novos processos, cada setor tem fontes de informação valiosas.
Por isso, é importante seguir o passo a passo abaixo para orientar a execução de cada etapa e garantir a aplicação correta da regra 80/20.
Confira o que você precisa fazer e os dados que devem ser reunidos e as ferramentas que ajudam nesse processo.
1. Estabeleça um objetivo
Para tomar decisões mais assertivas sobre as causas de um problema é necessário ter um objetivo definido.
Assim, as causas podem ser avaliadas de forma mais precisa e analisadas de acordo com sua influência nos resultados.
Alguns exemplos de objetivos são:
- reduzir o desperdício na produção;
- melhorar a satisfação dos clientes;
- diminuir o número de acidentes de trabalho, etc.
A regra 80/20 pode ser aplicada nos diversos setores de uma empresa como já mencionamos acima.
Na qualidade, a ferramenta é extremamente útil, pois se a gestão é organizada os dados de desempenho de cada setor também são.
2. Reúna os problemas em uma lista
Com um objetivo estabelecido, o segundo passo para aplicar a regra de Pareto 80/20 é fazer uma lista com as principais causas que podem estar levando ao problema alvo.
Por exemplo, os motivos que levam os funcionários a se acidentarem durante o trabalho e uma estimativa da frequência com que cada um foi apontado.
Fazer isso em formato de lista vai ajudar posteriormente na análise da relevância que cada causa tem e o impacto na taxa de acidentes.
Nessa primeira listagem, não descarte nenhum motivo, mesmo os menos frequentes, para ter um panorama geral do problema.
3. Organize a lista em ordem decrescente
Finalizada a listagem, é hora de organizar os motivos/causas elencados em ordem decrescente.
Ou seja, no topo da lista devem ficar as causas/motivos com maior frequência e relevância para a empresa.
Por exemplo, se a desorganização do ambiente for a maior causa de acidentes na área de produção, ela deve estar no topo da lista e, em seguida, os outros motivos.
Essa etapa já é uma análise preliminar, pois começa-se a ter uma ideia do que está levando aos problemas e do que não influencia nessas ocorrências.
4. Determine a porcentagem de cada problema
Antes da construção do gráfico, a próxima etapa da aplicação da regra de Pareto 80/20 é calcular a porcentagem que cada problema representa.
Para fazer isso, divida o número da frequência com que cada causa acontece pelo valor da soma das frequências de todos os motivos e depois multiplique o resultado por 100.
Por exemplo, a soma total das frequências dos motivos que levam ao aumento dos acidentes de trabalho é de 205. A presença de entulho nas áreas de passagem foi apontada 125 vezes.
Com isso, a porcentagem acumulada dessa ocorrência é 125/205*100 = 61%.
Essa é a forma de fazer o cálculo manual das porcentagens na regra 80/20. Essa porcentagem é representada pela linha laranja gerada automaticamente no Minitab ou Excel.
5. Use ferramentas para criar o gráfico de Pareto
A última etapa é transformar os dados numéricos em um gráfico com a ajuda de dois programas principais: o Excel ou o Minitab.
As informações visuais são muito mais fáceis de serem lidas e analisadas do que uma planilha crua de dados.
Então, para facilitar as tomadas de decisão, transforme as informações da sua lista em um gráfico de Pareto.
Para isso, você só vai precisar listar as informações em duas colunas: causa e frequência. O restante é o programa que vai fazer por você.
O gráfico gerado apresenta as causas por ordem decrescente com e o percentual acumulado de cada uma.
Assista ao vídeo abaixo e veja como funciona na prática os programas para criação do gráfico de Pareto:
Como se deve usar a regra 80/20?
Podemos dizer que a regra de Pareto 80/20 é bastante funcional tanto na vida pessoal quanto profissional. Mesmo assim, é importante manter algumas observações em mente para garantir que a ferramenta seja usada corretamente.
O primeiro ponto é evitar concentrar os esforços em apenas 20% dos melhores desempenhos da equipe que surgiram às custas dos outros 80%.
Isso não faz sentido, afinal, o gestor é a pessoa responsável por aumentar o número de melhores desempenhos e avaliar aqueles que não apresentam evolução.
Vale lembrar também que apesar de a regra 80/20 indicar a proporção de análise 80/20, não significa que este valor é absoluto em todas as situações.
Caso você se depare com uma proporção diferente, não significa que a análise tem erros – até porque existem diversas áreas que apresentam proporções diferentes.
Caso isso aconteça, basta direcionar o planejamento para verificar quais serão as ações tomadas a partir dessas novas proporções.
Além disso, a regra pode indicar uma redução no nível de diversificação que os líderes buscam nos investimentos.
Para evitar ações precipitadas, é importante dar uma atenção especial ao portfólio e eventuais ajustes caso apenas 20% dos investimentos estiverem gerando resultados notáveis.
No caso dos projetos, é possível que apenas 20% do tempo dedicado ao planejamento e execução possa ser responsável pelos resultados.
Porém, tome cuidado para não ver esta proporção como um convite para deixar os detalhes e importância da iniciativa de lado, combinado?
Exemplos do método 80/20
A análise pela regra de Pareto 80/20 é uma forma simples e inteligente de otimizar o trabalho e os esforços da equipe em uma direção mais acertada.
Alguns exemplos de aplicação do método 80/20 são:
20% do conteúdo gera 80% do tráfego
Ao longo de um ano, são realizadas várias ações de marketing, mas desse total apenas 20% do conteúdo realmente atrai visitas para o seu site.
Ao contrário do marketing offline, no marketing digital é mais fácil de mensurar dados e, por isso, é também mais fácil identificar os posts com melhor desempenho e destacar suas características mais marcantes.
E isso não significa descartar os conteúdos que não geraram o mesmo resultado. Pelo contrário, a ideia é descobrir o que funciona e otimizar tudo o que é produzido com essas características.
20% dos processos geram 80% de falhas de qualidade
A gestão da qualidade é um trabalho que os gestores devem estar atentos, pois eles não impactam apenas a rotina interna.
As falhas podem chegar até os clientes com produtos defeituosos, atrasos na saída de produção, entre outros problemas.
Para driblar essas falhas, a regra de Pareto 80/20 ajuda a encontrar quais são os 20% dos processos que estão gerando esses problemas. Assim, é possível agir direto na causa-raiz para otimizar o trabalho da empresa.
20% do seu tempo pode produzir 80% dos resultados e vice-versa
A regra de Pareto 80/20 também se aplica na gestão do tempo e produtividade, que são necessidades essenciais para os resultados do negócio.
Nesse caso existem duas perspectivas que a regra 80/20 pode trazer:
- Com 20% do tempo, você pode produzir 80% dos resultados; ou
- Com 80% do seu tempo, você pode produzir apenas 20% dos resultados.
O primeiro cenário aponta para uma rotina mais eficiente, com rotinas que maximizem os resultados, contornando os pontos fracos.
Já no segundo cenário, o colaborador enfrenta dificuldades para aproveitar melhor o tempo e desconhece o que está bloqueando seu desempenho, gastando mais tempo para produzir o mínimo.
Escute também em nosso podcast estratégias para otimização de processos:
https://soundcloud.com/businessbreak/025-6-estrategias-para-otimizacao-de-processos
Gostou de saber mais sobre a regra de Pareto 80/20?
A regra de Pareto 80/20 é uma ferramenta de qualidade útil em vários setores e pode ajudá-lo a tomar decisões mais assertivas na sua empresa.
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Uma forma eficiente de processar dados com mais rapidez é aprendendo a usar softwares e para aplicar a regra de Pareto 80/20, um deles é o ‘Curso online de Introdução ao Software Minitab’.
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Para seguir com seus estudos sobre qualidade, recomendamos as seguintes leituras:
- Kaoru Ishikawa: o grande nome da gestão da qualidade
- O que é FMEA? Saiba tudo sobre a ferramenta de qualidade
- Métodos de produtividade: 4 técnicas que funcionam
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