Sem tempo para ler este artigo sobre a ferramenta Kanban? Então, ouça o episódio a seguir do podcast da Massucato Treinamentos:
Dentre inúmeras técnicas para gestão da qualidade utilizadas atualmente, a ferramenta Kanban tem crescido bastante. Isso ocorre, em grande parte, devido a sua simples usabilidade e as diferentes aplicações que pode ter dentro de uma empresa.
Desse modo, torna-se útil tanto para líderes quanto para colaboradores da linha de produção. Por meio do Kanban tem-se uma visão geral dos processos, o que facilita a compreensão da ordem cronológica e prioritária, reduzindo, assim, riscos de atrasos ou estoques indevidos na indústria.
Sabendo disso, explicaremos aqui tudo sobre o que é a ferramenta Kanban, como ela funciona, quando usá-la e como utilizá-la. Além disso, listamos cinco vantagens que ela proporciona:
A ferramenta Kanban faz parte da famosa metodologia JIT, sigla para Just in Time, que foi criada em 1960 pela empresa japonesa Toyota com o objetivo de instruir a produção de uma companhia a trabalhar conforme a demanda imediata. Dessa forma, evita-se o acúmulo de grandes estoques que ficam guardados e podem gerar prejuízos.
O Kanban, por sua vez, tem um grande papel nessa metodologia. Trata-se de uma espécie de quadro para acompanhamento dos processos produtivos, que é sempre atualizado conforme o progresso da linha de produção.
Assim, é possível visualizar de forma ampla e efetiva tudo que está acontecendo dentro da empresa. Além disso, também ajuda a planejar os próximos passos que serão necessários.
Comumente, o quadro Kanban é dividido em dois lados diferentes. O primeiro é o “backlog”, no qual são colocados todos os processos que devem entrar em andamento nos próximos dias. No segundo lado, tem-se as demandas em andamento e entregues.
Os nomes das colunas podem ser alterados, bem como se pode escolher manter os projetos entregues no quadro ou retirá-los.
De ambas as formas, é possível identificar com facilidade o que é necessário para que a linha de produção continue trabalhando ativamente, o que melhora a produtividade e reduz gargalos e desperdícios.
Quer saber mais sobre a ferramenta Kanban? Então, assista ao vídeo abaixo, no qual o Master Black Belt Carlos Sander dá mais detalhes sobre o tema:
A ferramenta Kanban possui dois tipos principais que têm diferenças em sua aplicação. Conheça esses dois modelos:
O Kanban de produção provavelmente é o modelo mais utilizado desta ferramenta, pois pode ser aplicado em equipes de diversas áreas, como marketing, tecnologia e muitas outras.
Este tipo consiste na gestão de tarefas de maneira visual, por isso, utiliza-se um quadro com três colunas para organizar as atividades da seguinte forma: “a fazer”, “em execução” e “concluídas”.
Dessa forma, a equipe consegue visualizar com mais facilidade o papel de cada um, assim como os profissionais podem organizar melhor a execução de suas tarefas.
Além disso, o Kanban de produção é muito flexível, possibilitando que o seu formato seja adaptado de acordo com as necessidades do time.
Já o Kanban de movimentação é um modelo voltado às linhas de produção industrial, porque serve para fazer o controle do estoque por meio da visualização das entradas e saídas. Assim, é possível reduzir desperdícios, gargalos e acúmulos de produtos.
Este tipo também conta com colunas que ajudam no acompanhamento visual do que está acontecendo com o estoque.
Costuma ser utilizado em conjunto com o Kanban de produção nas indústrias, porque os modelos se complementam.
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Contar com a ajuda de uma ferramenta para fazer uma gestão assertiva é sempre uma boa opção. Elas proporcionam benefícios que variam desde uma tomada de decisão mais precisa até uma melhora na produtividade das linhas de produção.
O Kanban, por exemplo, possui incontáveis vantagens quando aplicado corretamente e com a frequência correta. Confira as principais vantagens:
Ao contrário de outras ferramentas que exigem uma série de processos e um passo a passo gigantesco, a ferramenta Kanban é simples e prática.
Basta montar um quadro e anotar as tarefas. Um pedaço de papelão e post-its dão conta do recado facilmente. O que importa são os resultados práticos, que podem ser percebidos logo nos primeiros dias da implementação.
São muitas as pesquisas que comprovam que um dos melhores gatilhos para o armazenamento de informações no cérebro humano é a memória visual. Ela permite não apenas o entendimento superficial, mas o lembrete sensorial daquela atividade.
A ferramenta Kanban proporciona exatamente isso. Por meio do quadro de informações, o gestor e a equipe podem observar diretamente tudo que está em atividade e memorizar rapidamente esses processos.
Desse modo, poupa-se tempo, evitando o retrabalho de analisar várias vezes o mesmo texto ou um guia de etapas dentro da produção.
Como se trata de um quadro exposto, todos os funcionários têm acesso a ele. Desse modo, a tarefa de acompanhamento não se restringe apenas a gestão, mas se estende a todos os colaboradores, o que gera uma maior união dentro da empresa.
Por meio da visualização compartilhada, o engajamento de todos os membros da equipe cresce consideravelmente. Afinal, eles passam a se sentir parte de um todo.
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A visualização prática do Kanban também pode ser bastante útil para a criação de novos processos, assim como a manutenção de antigos. Ele ajuda a identificar quais etapas podem ser otimizadas.
Além disso, também facilita-se a visualização do que está causando prejuízos na linha, como desperdício de material e aumento desnecessário de estoque.
Trabalhar com as metas de uma equipe nunca é uma tarefa fácil. Afinal, elas implicam diretamente na cobrança de resultados por parte da gestão. No entanto, quando todos observam o quadro, não fica difícil perceber o que é possível de atingir ou não.
Sendo assim, a gestão tem seu trabalho facilitado quanto a mensuração de resultados e a equipe aceita melhor o que foi pré-estabelecido por seus líderes.
A ferramenta Kanban é muito flexível e versátil, podendo ser utilizada nos mais diversos setores e adaptada à equipes com estilos de trabalho totalmente distintos. No geral, este método costuma ser usado para gerenciar os seguintes processos:
Vale ressaltar que as utilizações apresentadas acima apenas são as mais comuns. Caso o seu projeto seja diferente, também é interessante avaliar se o uso do Kanban faz sentido. Afinal, é uma ferramenta que ajuda líderes e colaboradores a trabalharem com mais fluidez e melhor produtividade.
Para que a utilização fique mais compreensível, veja um exemplo: considere uma indústria que produz automóveis. Evidentemente, há várias etapas de produção. Sendo assim, um quadro de organização de processos pode ser bastante útil.
Para que cada tarefa aconteça corretamente, é necessário organizar a ordem e a prioridade das tarefas, bem como controlar o ritmo de execução. Assim, diminui-se o risco de atrasar a entrega das peças e do produto final.
A partir do quadro também é possível definir os responsáveis por cada processo. Com isso, estabelece-se sub-líderes, o que é fundamental para organização de cada projeto.
A ferramenta Kanban pode ser uma grande aliada na busca por melhores resultados dentro da linha de produção. Com a ajuda dela, gestores e colaboradores podem ser beneficiados com mais produtividade e organização.
A versatilidade mais uma vez aparece quando falamos sobre como a ferramenta Kanban pode ser utilizada. Afinal, ela pode ser adaptada da forma que melhor atende a sua equipe. Ela costuma ser usada das seguinte maneiras:
O Kanban é uma ferramenta que pode ser utilizada com poucos recursos. Folhas de papel e caneta são suficientes para montar o seu quadro. Contudo, existem ferramentas digitais que tornam o seu uso ainda mais prático. Conheça as principais:
O Trello é uma ferramenta muito popular para a gestão de tarefas e organização de equipes. O seu funcionamento é totalmente baseado na ferramenta Kanban, pois conta com quadros que podem ser personalizados da maneira que você desejar.
É uma ótima opção para organizar as atividades do seu dia a dia ou do seu time de forma simples e prática. A plataforma é muito intuitiva, contando com uma interface simples que facilita a utilização.
O Jira é uma ferramenta voltada à gestão de equipes ágeis que trabalham no desenvolvimento de softwares. Contudo, pode ser adaptada para times de diversas áreas.
Ele também conta com quadros Kanban simples e intuitivos que possibilitam organizar as tarefas da forma desejada. No entanto, possui uma série de outras soluções, como o quadro Scrum e o roteiro de produção.
A Asana é uma ferramenta que tem o objetivo de reunir tudo que é preciso para gerenciar equipes em um único lugar. Por isso, possibilita a organização visual de fluxos de trabalho, planejamento de tarefas e muito mais.
Nesse conjunto de soluções, encontra-se o quadro Kanban que, assim como as outras duas ferramentas apresentadas, possui uma interface intuitiva e simples, facilitando o seu uso.
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O Kanban consiste em uma ferramenta voltada, principalmente, à gestão de tarefas. Possui colunas que organizam as atividades de uma pessoa ou equipe. Enquadra-se no grupo das “metodologias ágeis”, que têm como principal objetivo a melhora da produtividade.
Apesar de ambas as ferramentas terem o mesmo princípio (contribuir com a agilidade do time), possuem características totalmente distintas. O Kanban tem como foco a visualização das tarefas e processos, enquanto o Scrum se concentra no gerenciamento de projetos definindo os seguintes fatores: ritmo de produção, funções de profissional e sistemas de entrega e alteração.
No geral, o Kanban é utilizado para o acompanhamento visual das atividades de um time e o Scrum é usado, principalmente, por empresas de tecnologia no desenvolvimento de produtos digitais.
Entretanto, a escolha depende de diversos fatores, como a cultura da organização e o método de trabalho. Logo, é preciso analisar estas questões. E vale lembrar que as metodologias podem ser usadas como complementares.
O Kanban pode auxiliar os meios de produção de diversas formas: mapeando e organizando a ordem dos processos, ajudando no controle e priorização de tarefas e contribuindo com a administração do estoque. Todas essas contribuições podem melhorar a produtividade e reduzir falhas, desperdícios e gargalos.
A principal finalidade do Kanban em um sistema de produção enxuta é contribuir com a gestão dos processos da linha de produção e com o controle do estoque, evitando desperdícios e acúmulos de produtos.
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