Como montar pautas para reuniões mais produtivas

Sabemos que reuniões são importantes para o alinhamento da equipe, distribuição de demandas, comunicação de atualizações da empresa e várias outras coisas, mas algumas reuniões poderiam ser um e-mail.

Então, se você não quiser desperdiçar tempo ou perder a atenção dos colaboradores enquanto fala, continue lendo o texto para aprender a montar pautas e ter reuniões mais produtivas.

O que é uma reunião produtiva?

Toda empresa precisa de alguns pontos importantes para que a gestão da equipe funcione com fluidez e qualidade, com um bom gerenciamento e liderança. A reunião é uma das ferramentas que, quando bem estruturadas, podem colaborar para que o time fique alinhado.

Porém, nem toda reunião é realmente necessária! Pense quantas vezes você já participou de uma reunião em que nada foi resolvido ou que não via a hora dela acabar para você continuar o que estava fazendo antes, lembrou? É exatamente isso que não queremos que aconteça!

Uma reunião produtiva é aquela com tempo para começar e para acabar, previsões reais e tempo de discussão em equipe para chegar em uma resolução ou próximos passos bem definidos. Entenda que a organização de uma boa reunião começa muito antes da data e horas marcadas, ela começa na definição de uma pauta.

Antes de mais nada, o que é uma pauta de reunião?

De forma simples, a pauta é um descritivo de tudo aquilo que será conversado durante a reunião. Nela, estarão descritos todos os tópicos a serem abordados, quem falará e quanto tempo terão para cada um deles. A ideia é que, por meio da pauta, os participantes cheguem preparados para a reunião, tornando-a mais eficaz e produtiva.

Uma pauta bem feita situa todos os colaboradores do que está acontecendo, maximiza o escopo e/ou tempo de trabalho e permite delinear uma boa estratégia de ação. Mas, como fazê-la? Antes de qualquer coisa, é preciso definir qual o tipo da reunião, se ela é para tomada de decisões, informativa, de feedback, brainstorm ou outra.

A seguir, selecionamos 5 dicas para montar uma pauta de reuniões eficaz, confira.

5 dicas para montar uma pauta de reuniões eficaz

Não importa há quanto tempo você faz reuniões, sempre tem algo que pode ser melhorado e nós vamos te ajudar! Temos certeza de que, seguindo as dicas abaixo, suas reuniões ficarão muito mais produtivas e otimizadas.

1. Defina o objetivo e o tempo máximo de duração da reunião

O primeiro passo é definir o objetivo da conversa. Para isso, anote todos os temas que precisam ser debatidos e categorize aqueles que são mais importantes.

Fique atento, não é porque existem muitos assuntos que apenas uma reunião será suficiente. Nessa hora, é preciso usar o bom senso para avaliar quanto tempo você precisa para tratar cada um desses tópicos e quais são os mais urgentes.

Priorizar os itens permite criar uma ordem lógica de assuntos, no qual você entenda quais poderão ser abordados neste primeiro encontro e quais deverão ficar para um próximo. Dessa forma, você deverá conseguir respeitar o tempo máximo ideal de 1 hora de reunião, garantindo, assim, a atenção total dos participantes.

Outra dica é definir previamente um tempo para cada um dos assuntos. Mas, caso perceba a necessidade de prolongar a duração do encontro, avise todos os presentes o tempo exato que se excederá e cumpra essa promessa.

2. Defina materiais de leitura prévia sobre os assunto

Com os temas escolhidos, é possível analisar a densidade de cada um e definir se o preparo prévio dos participantes será necessário. Caso seja, anexe à pauta os materiais de estudo e solicite, também, a consideração da criação de um plano de ação para aquele problema.

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3. Atribua responsáveis para cada assunto

Outro ponto importante para deixar explícito desde a pauta é quem ficará responsável por cada item a ser discutido. Assim, todos estarão cientes do fluxo que a reunião levará e de quais informações precisam estar munidos.

4. Envie a pauta para todos os que participantes

Compartilhe a pauta com os convidados até uma hora antes do horário de agendamento, para diminuir a possibilidade de surpresas indesejadas de ambos os lados. Ao fazer isso e deixar todas as informações claras desde o princípio, você ainda reduz o risco de atrasos do tempo de duração estabelecido inicialmente e garante uma melhor concentração de todos.

5. Use a pauta durante a reunião para não se perder

É muito fácil nos perdermos em um assunto (e também no tempo) durante uma reunião, já que os temas podem se estender ou outros acabar surgindo. Por isso, o ideal é que você use a pauta durante toda a reunião e, quando necessário, chame a atenção de todos para voltarem aos assuntos pré-estabelecidos.

Caso surja a necessidade de conversarem sobre outros assuntos, anote cada um deles e avise que será marcada uma próxima reunião para tal discussão. Deste modo, vocês não extrapolam o tempo proposto e mantêm o escopo planejado.

O que não pode faltar na pauta da sua reunião

Se você não quer arriscar fazer uma reunião improdutiva ou esquecer algum ponto importante, fique atento aos itens que elencamos a seguir para uma pauta eficaz:

• Dia, horário e tempo de duração do agendamento;
• Espaço para os objetivos da reunião;
• Uma visão geral da reunião com todos os tópicos que serão abordados;
• Quem ficará responsável por cada assunto;
• Uma sessão de ações prévias a serem realizadas pelos participantes com materiais úteis para pesquisa.

Manter os processos da empresa otimizados sempre otimizados fará com que o seu negócio decole cada vez mais!

Bônus: não se esqueça da ata da reunião!

Agora que você já sabe como montar uma boa pauta para uma reunião mais produtiva, lembre-se que também é preciso aprender a criar uma ata na qual ficará documentado todos os pontos conversados para enviá-la a todos os participantes posteriormente.

Além de servir como um documento de consulta do que foi discutido no dia, a ata também serve para respaldar uma cobrança daqueles que ficaram responsáveis por alguma tarefa ou como ferramenta de metrificação dos avanços obtidos em um encontro posterior.