Se você está em busca de entregas assertivas de uma gestão bem fundamentada e estruturada, deve saber que os alinhamentos estratégicos são fundamentais para o encontro e debate entre os responsáveis. Nesse sentido, é essencial elaborar ações que impulsionam para uma melhor produtividade desses encontros e, para isso, precisa saber estruturar um modelo de ata de reunião.

Mas, afinal, o que é esse documento? Como fazer uma ata de forma prática e descomplicada? É o que mostraremos a seguir. Portanto, continue a leitura e confira os principais direcionamentos com o nosso blog!

O que é uma ata de reunião?

A ata é a documentação responsável por registrar o compilado dos principais pontos, indicativos e decisões tomadas em uma reunião de negócios. Ela serve como um lembrete e direcionamento das futuras ações, que retomam as questões previamente anotadas para fundamentar as tarefas, responsabilidades e atividades.

Ela se torna um acessório obrigatório em encontros mais formais e auxilia ainda na manutenção da produtividade e foco do gerenciamento, podendo ser facilmente acessada e revisitada por todos os participantes. Esse cadastro permite também que colaboradores que não puderam participar possam ficar a par e se manterem atualizados com as orientações deliberadas.

Para ver depois: Você sabe o que é um gestor? Entenda mais sobre esse papel e importância no mundo organizacional.

Como fazer uma ata de reunião?

A ata fica a cargo de um integrante em específico, que deve estar atento aos debates para compilar, de forma simples e técnica, as principais informações apresentadas. Assim, o documento pode ser elaborado de duas maneiras:

  1. Ata formal: o registro realizado passa a ter valor legal e, para isso, precisa ser indicado em cartório. Por se tratarem de informações que contém uma responsabilidade jurídica, envolvem passos mais rígidos e burocráticos. É indicada para cenários de mudanças contratuais, elaboração de licitações, alterações internas estruturais — como estatutos e mudanças de diretoria. Por fim, deve ser assinada pelos presentes e posteriormente lavrada;
  2. Ata informal: envolve um processo simples e menos rigoroso, por se tratar das anotações relacionadas a reuniões rotineiras, como encontros com clientes, reuniões de departamentos, acompanhamento de processos internos, etc. Por estar presente no dia a dia do trabalho, é ideal que indique e nomeie cronogramas e os colaboradores responsáveis por executar os acordos estabelecidos.

Em ambas anotações, existem alguns apontamentos básicos a serem obrigatoriamente presentes, tais como:

  • Padronização: paginação, fonte, diagramação, margens e estruturas devem ser estabelecidos, trazendo uniformidade e aspecto mais profissional;
  • Não deve conter abreviações e rasuras;
  • Respeito à norma culta da língua;
  • Compilar de forma breve e transparente as questões, de modo a não abrir brecha para dupla interpretação ou dúvidas;
  • Ter como foco uma redação objetiva e imparcial.
Apontamentos básicos de uma ata de reunião, bullet points com os tópicos:
1. Padronização: paginação, fonte, diagramação, margens...
2. Não deve conter abreviações e rasuras;
3. Compilar de forma breve e transparente as questões...
4. Ter como foco uma redação objetiva e imparcial.
Imagem de 3 gestores com papés nas mãos.
Apontamentos básicos de uma ata de reunião, bullet points com os tópicos: 1. Padronização: paginação, fonte, diagramação, margens… 2. Não deve conter abreviações e rasuras; 3. Compilar de forma breve e transparente as questões… 4. Ter como foco uma redação objetiva e imparcial. Imagem de 3 gestores com papés nas mãos.

Ter uma boa organização e direcionamento dessa e de outras funções faz parte do campo de atribuições de uma gestão de alta performance. Aproveite para conferir mais a fundo sobre o tema aqui, em nosso blog!

Modelo de ata de reunião: conheça as dicas

Ao elaborar um modelo a ser replicado entre os integrantes do negócio, você deve estar atento aos principais requisitos necessários a como fazer uma ata de reunião:

Ata de reunião formalAta de reunião informal
Identificação da reunião: com o dia, horário, local onde está sendo sediada e o nome da empresaIdentificação: data, local, horário de início e de finalização
Qual o objetivo do encontro e o requisito legal: exemplo – mudança de gestão e diretoriaFuncionários presentes
Quais colaboradores estão presentes e também os faltantesResumo da discussão
Registro cronológico das decisões e debatesRegistro das decisões, atividades e atribuições, juntamente com o nome dos responsáveis
Horário de encerramento, profissional responsável pela anotação e assinatura dos presentes

Confira, no exemplo abaixo, um exemplo prático:

ATA DE REUNIÃO DE NÚMERO XYZ

IDENTIFICAÇÃO DO OBJETIVO, DATA

Pontos discutidos: itens que serão elaborados ao longo da discussão;

Integrantes: nome dos colaboradores presentes e cargos ocupados;

Às (hora e minuto de início) do (dia, mês e ano), na sala de reuniões (detalhes do local), estiveram presentes os profissionais XYZ, com o intuito de (deliberação/discussão/tomada de decisão). O (colaborador X) presidiu a reunião, sendo assistido pelo (profissional Z).

(Primeiro ponto de discussão apresentado e o que foi acordado).

(Segundo tópico, com sinalização dos responsáveis e atribuições).

Sendo o que havia para a ocasião, optou-se pela finalização da reunião às (hora e minuto do encerramento), ficando acordado um retorno da deliberação no (dia, mês, ano e horário), no (local).

Para registro, eu (identificação do profissional) lavrei a presente ata que, após leitura e concordância de todos os presentes, segue assinada pelos participantes.

Acordos firmados:

NúmeroDetalhamentoProfissional que fará a execuçãoCronograma estabelecido
XAplicar indicadores de desempenho X no processo YGestor ZDia/mês/ano

(Assinaturas)

E então, o que achou de compreender mais sobre o tema? Lembre-se que essa é apenas uma das possibilidades de sugestões.

Caso deseje elaborar um modelo de ata de reunião adaptado à realidade da sua gestão, não se esqueça dos pontos essenciais, como dados de identificação e dos presentes, áreas de discussão, responsabilidades atribuídas, prazo de apresentação dos resultados e sinalização de agendamento do próximo encontro.

Citação “Caso deseje elaborar um modelo de ata de reunião adaptado à realidade da sua gestão, não se esqueça dos pontos essenciais, como dados de identificação e dos presentes, áreas de discussão, responsabilidades atribuídas, prazo de apresentação dos resultados e sinalização de agendamento do próximo encontro.” Imagem de um homem gestor apontando para uma ata de reuniões para uma mulher.

Assim, você mantém uma rotina produtiva e de alta performance, direcionando o time para execuções precisas, calculadas e com impactos significativos nos projetos e processos. Atenha-se também ao fato de que esse documento deve ser de fácil acesso entre os profissionais diretamente ligados a ele.

Agora que já sabe como fazer uma ata de reunião, que tal aproveitar para conferir como montar pautas funcionais?

Nos vemos no próximo post!

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Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma e Gestão Empresarial. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 60.000 alunos na comunidade online. Com mais de 30 mil certificados emitidos, é CEO da Frons, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.