Veja como uma planilha de produtividade pode otimizar sua empresa. Aprenda também o que são Indicadores de Performance (KPI) e como o Excel pode ser uma aliado nessa estratégia
As empresas de sucesso têm uma característica em comum, todas elas monitoram frequentemente os dados dos processos que elas desempenham. As organizações bem-sucedidas estão sempre armazenando e interpretando dados sobre sua produtividade. Esse tipo de controle possibilita a análise dos resultados e, com a ajuda de uma planilha de produtividade, pode-se perceber o que está funcionando adequadamente e o que precisa de mudanças.
A produtividade de um empreendimento é resultado de um equilíbrio entre:
- Aumentar os índices de produção
- Reduzir os custo
- Reduzir a matéria prima ou insumos
- Manter ou aumentar a qualidade
- Otimizar o tempo de trabalho
- Evitar desperdícios
Entretanto, para alcançar esse equilíbrio em sua organização e garantir a produtividade, a empresa precisará se manter atenta ao monitoramento dos processos.
Uma forma de facilitar esse controle, é a criação de uma planilha de produtividade, para verificar os Indicadores de Performance. Esses também são conhecidos pela sigla KPI que vem do termo em inglês: Key Performance Indicator. Os KPIs são uma estratégia de monitoramento de dados, explicaremos mais sobre eles no decorrer deste artigo.
Por que realizar uma planilha de produtividade com Indicadores de Performance?
Uma planilha de produtividade nada mais é do que um conjunto de dados estatísticos, relacionados aos KPIs, ordenados de forma cronológica. Assim, é possível analisar de forma prática a produção das atividades de uma empresa.
O objetivo é tornar mais fácil a interpretação sobre o desempenho de uma empresa. Quanto mais informações você obtiver sobre seu negócio, mais fácil será tomar boas decisões, gerando melhorias contínuas.
O uso dos KPIs possibilita:
- Geração de dados precisos sobre diversas áreas da empresa;
- Embasamento para as decisões que forem tomadas pelo gestor;
- Rapidez na interpretação de informações relevantes;
- Atualização constante dos dados estatísticos.
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Afinal, o que é KPI (Indicadores de Performance)?
Os indicadores de performance são como “medidas” de uma atividade, ou seja, são padrões mensuráveis que possibilitam um maior controle sobre determinada atividade de uma empresa.
Tomando por exemplo uma fábrica de tecidos, poderia ser estipulado como KPI o número de metros de tecido produzidos que foram aprovados no controle de qualidade, no período de um dia. Pode ser, no caso, que a fábrica produz 10 mil metros, mas apenas 8 mil são aprovados pelo setor da qualidade. Dessa forma, o KPI indicaria que para aumentar a produtividade da empresa é necessário aumentar a qualidade durante processo, para evitar desperdícios e aproveitar ao máximo a quantidade de matéria prima disposta.
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Repare que em nosso exemplo não foi utilizado “a quantidade de tecido produzido”, mas sim, “a quantidade de tecido produzido que foi aprovado pelo analistas da qualidade”. Isso ocorre, porque os Indicadores de Performance devem ser utilizados de forma estratégica e vinculada com os objetivos e metas da empresa.
Os KPIs são uma forma de medir se a ação e os resultados dos processos estão de acordo com a estratégia da empresa. Deve-se verificar se a companhia está tendo o retorno financeiro desejado em relação aos investimentos realizados.
Na planilha de produtividade os KPIs podem ser registrados em números ou porcentagens. No exemplo dado acima, podemos registrar o indicador enquanto numeral: 8 mil tecidos são aprovados pelo controle de qualidade. Entretanto, também podemos catalogar enquanto porcentagem: 80% dos produtos possuem qualidade.
4 fatores que determinam um bom Indicador de Performance
1) Ter Importância e confiabilidade para o contexto da empresa
O KPI deve ser estipulado para fazer a diferença dentro de um processo. A partir de dados que se permite a realização de mudanças para otimizar os processos da organização. Os indicadores devem ser pensados e planejados com essa finalidade.
2) Ser mensurável
Eles precisam ser quantitativos numericamente. Os KPIs não servem para realizar deduções com abrangências interpretativas, a função deles é indicar a performance de um processo de maneira exata. Assim, possibilitando estratégias de melhoria contínua.
Esses dados numéricos precisam ser confiáveis, é preciso conferir as contas e os resultados para não basear suas escolhas em estatísticas equivocadas.
3) Ser relevante
Algumas empresas acabam desprendendo tempo e energia para mensurar KPIs que não agregarão valor na produtividade. Perder tempo categorizando número de curtidas das publicações do Facebook, por exemplo, pode ser equivocado. Pois, as interações em redes sociais não necessariamente significam em uma conversão de venda.
No lugar de registrar o número de curtidas, pode-se mensurar quantas vendas foram realizadas a partir de redes sociais. Esse tipo de dado auxilia em reflexões sobre como atingir os consumidores de forma efetiva.
4) Ter periodicidade
Os indicadores precisam, também, ser passíveis de monitoração. Dessa forma é possível identificar quais estratégias funcionam dentro de sua empresa e quais não são produtivas.
O Excel é um aliado para organizar os KPIs em sua planilha
A categorização dos Indicadores de Performance permite rapidez e controle das estratégias de negócio. Devido a isso, muitas empresas buscam gestores que tenham conhecimento avançado em Excel.
Para começar a organizar sua planilha de produtividade é preciso refletir sobre estas questões:
- Qual KPI você utilizará para alcançar os objetivos de seu negócio?
- Quais informações são necessárias para calcular o KPI?
- Quem são os funcionários que usarão a planilha? Como eles entenderão o conteúdo dela?
- Quais são os principais Indicadores de Performance que que você deseja obter e porque?
Fórmulas para calcular os dados: aproveite as ferramentas oferecidas pelo Excel
Aprender os macetes do Excel pode facilitar muito a vida dos gestores. O programa pode realizar cálculos e preencher automaticamente as lacunas com os dados.
O uso de fórmulas torna possível calcular os KPIs de forma prática e rápida. A partir de algumas fórmulas simples já se é possível alcançar os objetivos.
Tomando, por exemplo, a formação de um indicador de lucratividade, ao dividir o lucro pela receita, deve-se organizar as informações em duas colunas paralelas. Assim, utiliza-se a fórmula “=A2/B2”, aplicando-se em toda a planilha.
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Organize sua planilha de produtividade para facilitar a análise dos dados
O Excel também permite a construção de gráficos, o que pode facilitar a análise dos KPIs. Isso permite que se acompanhe os dados de maneira cronológica, realizando o acompanhamento da evolução dos processos da empresa.
A organização permite identificar os períodos de altas e baixas em seu negócio, possibilitando a interpretação das causas raízes desses resultados.
Seja precavido e realize testes com os dados
A planilha de produtividade que organiza os dados sobre os Indicadores de Performance pode ser um grande diferencial para sua empresa, mas é preciso assegurar que tudo esteja correto.
É recomendável que se confira as fórmulas utilizadas na ferramenta, porque um erro de digitação pode tornar seus dados imprecisos. Isso afetará toda a sua análise de produtividade.
Como visto, a realização de uma planilha de produtividade aliada com os Indicadores de Performance possibilita rapidez, organização e interpretação correta da evolução de sua empresa, gerando melhorias contínuas.
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