Os diagramas são representações gráficas ou visuais, utilizadas para ilustrar esquemas, conceitos ou ideias. Esse recurso pode ser aplicado em diferentes áreas como economia, política ou até mesmo em empresas, para facilitar a compreensão de dados e etapas. Dentro os mais variados tipos, tem se destacado o diagrama de causa e efeito, de Ishikawa ou espinha de peixe.
Saiba mais sobre essa ferramenta e descubra como aplicá-la em sua organização com exemplos práticos!
O que é diagrama de causa e efeito ou diagrama de Ishikawa?
O diagrama de causa e efeito é uma ferramenta utilizada para levantar as dispersões ou principais causas de um problema, analisando todos os fatores envolvidos com a execução do processo.
Dessa forma, o seu propósito é apontar os principais fatores que levam uma organização a enfrentar certas adversidades.
A sua origem data de 1943, no Japão, onde foi criado por Kaoru Ishikawa, engenheiro químico da Tokyo University que, também, deu origem ao nome do diagrama. Essa ferramenta tem como base os famosos 6M da manufatura, classificando os problemas nessas 6 categorias:
- Método: nessa classificação as causas estão relacionadas às práticas e procedimentos de execução dos trabalhos. Nesse sentido, a empresa deve se questionar sobre quanto a forma de trabalho influenciou no problema.
- Matéria-prima: nessa categoria devem ser ranqueadas as causas envolvidas com o material utilizado para formulação do trabalho. Os problemas podem surgir tanto por problemas de adequação ao produto quanto pela qualidade do material.
- Mão de obra: nessa categoria as causas estão associadas às atitudes e dificuldades relacionadas com o colaborador. Os problemas podem ocorrer por insegurança, desleixo, falta de experiência ou desmotivação. Dessa forma, a empresa deve questionar acerca da preparação e treinamento dos seus colaboradores ou futuros contratados.
- Máquinas: nessa classificação encontram-se as causas relacionadas ao maquinário do processo. Nesse setor, os problemas podem ser decorrentes de uma falha no instrumento, da falta de manutenção ou da má utilização do equipamento.
- Medição: nesse agrupamento as causas estão relacionadas às métricas utilizadas para medir o trabalho. Erros de calibração, de indicadores ou de avaliação podem ser os principais causadores do problema.
- Meio Ambiente: por fim, nessa categoria, aparecem as causas relacionadas com o meio ambiente, como local de trabalho, espaço, poluição ou calor.
Como aplicar o diagrama de causa e feito?
A elaboração e aplicação do diagrama de causa e efeito deve seguir regras básicas. O processo começa com a definição do problema, seguido da construção do gráfico e das propostas de solução.
Durante a sua elaboração, é importante a participação da equipe, e esse processo pode ser realizado, inclusive, em sessões de Brainstorming, exercitando a criatividade em grupo.
Confira a seguir as principais etapas desse procedimento:
Determine o problema
O primeiro passo para montar o diagrama de Ishikawa é definir o problema. Durante essa etapa deve-se buscar a objetividade e a clareza, determinando um problema de cada vez.
A objetividade e a determinação de um único objetivo tem por finalidade trabalhar de maneira certeira as intervenções, sem desviar-se do ponto principal.
Liste as causas que podem ter gerado esse problema
Após definir o problema, é importante estabelecer e listar as suas principais causas tendo como base o 6M.
Além disso, durante esse processo, deve-se identificar e priorizar as causas mais relevantes e impactantes para o problema em questão.
Faça o diagrama
Então, o terceiro passo será elaborar o diagrama em espinha de peixe.
- Com as causas identificadas, você irá traçar uma seta na horizontal apontando para a direita.
- Na extremidade da direita, você deverá escrever o problema e no corpo da seta, como ramificações, serão colocadas as causas identificadas na etapa anterior. As causas deverão ser divididas respeitando as seis classificações, como método e meio ambiente.
- Junto de cada causa apontada, deverão ser adicionados os micro fatores que levam ao motivo principal.
Reúna a equipe e proponha ações para resolver as causas
Por fim, com o gráfico em mãos, os planos de ação deverão ser criados buscando solucionar os problemas e melhorar os processos envolvidos com cada causa.
Dessa forma, serão desenvolvidas atividades para que gestores e colaboradores possam praticar a ação de mudança proposta.
Além da determinação dos papéis de cada setor, é imprescindível traçar metas claras, objetivas e com prazos determinados para que as causas sejam solucionadas e o problema eliminado.
Quando aplicar o diagrama de causa e efeito?
Ao aplicar novas metas e realizar novos projetos, é necessário monitorar e gerenciar cada etapa para atingir a excelência.
Sob esse aspecto, o diagrama de causa e efeito pontua os principais problemas e busca aprimorar o desempenho de projetos e processos de uma instituição.
Além de atuar no controle de qualidade, essa ferramenta pode ser utilizada para:
- Reconhecer as principais dificuldades enfrentadas em um processo;
- Desenvolver produtos;
- Fortalecer das áreas de fraqueza de um negócio;
- Garantir a resolução dos problemas com técnicas adequadas.
Quais os principais benefícios do diagrama de causa e efeito?
Além de facilitar a visualização das causas e efeitos relacionados ao problema apresentado por uma organização, o diagrama de Ishikawa propõe outros benefícios para o processo produtivo e organizacional de uma empresa. Assim, essa ferramenta tem como principais vantagens:
- Promover o diálogo e interação entre as equipes.
- Proporcionar maior assertividade no gerenciamento dos problemas.
- Esclarecer todas as principais causas de problema de maneira organizada e fracionada, identificando as possíveis soluções e facilitando a visualização de cada etapa.
- Realizar o levantamento de recursos disponíveis na empresa.
- Determinar as prioridades dentro de cada atividade.
- Atuar controlando a qualidade dos processos produtivos, aplicando padrões e técnicas rigorosas na busca por melhorias.
3 exemplos de aplicação do diagrama de causa e efeito:
A melhor maneira de entender o funcionamento de uma ferramenta ou metodologia, é analisando exemplos e aplicações práticas.
Já que, a visualização possibilita uma melhor compreensão e pode nortear processos em desenvolvimento. Assim, para te ajudar, confira a seguir alguns exemplos de utilização do diagrama de causa e efeito.
Exemplo 1
Em nosso primeiro exemplo vamos imaginar que um hospital percebeu um aumento no número de pacientes com lesões decorrentes de quedas. Esse fato provoca um aumento no tempo de internação, dos custos de tratamento e deteriora a qualidade de vida do indivíduo.
À vista disso, os gestores da instituição analisaram os casos e constataram que, dentre as principais causas do aumento no número de quedas, algumas eram por:
- Falta de sinalização do paciente com risco.
- Camas com grades inadequadas.
- Falha na vigilância dos pacientes com maior risco de queda.
Com as causas listadas, eles desenvolveram o diagrama de causa e efeito, traçando a direita da seta o aumento do número de quedas e as ramificações com cada motivador. Em seguida, os gestores e colaboradores desenvolveram um planejamento com as principais ações a serem tomadas, dentre elas:
- Desenvolver a sinalização de alto risco de queda para ser colocado no quarto do paciente.
- Desenvolver protetores para as camas.
- Orientar pacientes e seus acompanhantes sobre os riscos e consequências da queda.
Diante dessas alterações, os eventos de quedas e suas consequências devem ser reduzidos, diminuindo os gastos e desgastes provocados pelo incidente.
Exemplo 2
Como segundo exemplo, uma empresa tem enfrentado atrasos recorrentes na produção de um produto, o que tem atrapalhado nas vendas e, consequentemente, nos lucros.
Sendo assim, as equipes foram reunidas para determinarem os principais motivos desse atraso, sendo apontadas 3 causas dentro do padrão 6M:
- Máquina: o maquinário utilizado era obsoleto e precisava de manutenções constantes.
- Método: os processos estavam desatualizados e desalinhados.
- Matéria-prima: os colaboradores alegaram uma queda na qualidade do material utilizado.
Com as causas apontadas, os gestores elaboraram o diagrama de causa e feito seguindo os procedimentos necessários e elaboraram o plano de ação. As principais ações traçadas foram:
- Atualizar o maquinário, comprando novos instrumentos.
- Promover o alinhamento das tarefas e serviços de cada setor.
- Trocar o fornecedor de matéria-prima.
A partir dessas ações, a empresa espera retomar os lucros e os prazos para produção.
Exemplo 3
No terceiro e último exemplo, uma empresa de telemarketing estava enfrentando um problema de demora nos atendimentos. Após uma reunião, a equipe concluiu que os 3 principais motivadores do problema eram:
- Máquina: os computadores estavam demorando para processar os dados do cliente.
- Mão de obra: as equipes estavam enfrentando certa lentidão nos atendimentos.
Diante disso, foi elaborado o diagrama de Ishikawa com o problema principal e as respectivas causas. Após o processo de desenvolvimento, foram traçados os planos de ação:
- Realizar investimentos no treinamento de pessoal.
- Atualizar os computadores e sistemas utilizados no trabalho.
Assim como nos outros exemplos, a empresa espera que, seguindo as etapas e traçando as ações e mudanças a serem realizadas, o problema seja resolvido e os processos sigam o curso desejado.
O diagrama de causa e feito é uma ferramenta de grande utilidade para os processos de uma instituição. Através do seu uso e dos planos de ação, espera-se evitar gargalos de produção e atingir maiores rendimentos.
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