Os diagramas são ferramentas visuais essenciais para representar conceitos e processos de forma clara e objetiva. Entre os diversos tipos, o diagrama de causa e efeito, também conhecido como diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe, destaca-se por ajudar a identificar as causas raiz de problemas em empresas e processos.
Esta poderosa ferramenta é utilizada em diversas áreas, como gestão da qualidade e resolução de problemas, proporcionando uma visão mais estruturada e eficiente.
No conteúdo de hoje, você vai aprender tudo sobre o diagrama de causa e efeito, descobrir como ele pode beneficiar sua organização e conferir exemplos práticos de aplicação para otimizar seus processos!
O que é o diagrama de causa e efeito?
O diagrama de causa e efeito, também conhecido como diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe, é uma ferramenta visual amplamente utilizada para identificar, explorar e apresentar as possíveis causas de um problema ou efeito dentro de um processo.
Dessa forma, ele se torna uma ferramenta fundamental na melhoria de processos, pois permite entender as causas raízes que impactam a performance e eficiência de uma organização. O objetivo do diagrama é apontar fatores que levam uma organização a enfrentar certas adversidades.
Sua origem remonta a 1943, no Japão, quando foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa, engenheiro químico da Tokyo University, que também deu seu nome ao diagrama. Essa ferramenta se baseia nos famosos 6M, que representam as principais categorias de causas que influenciam um problema ou processo. Mas, afinal, o que são os “6M”? Confira:
Método
Nessa categoria, as causas estão relacionadas às práticas, procedimentos e técnicas utilizadas na execução dos trabalhos. A empresa deve se questionar até que ponto a forma de trabalho adotada impactou no problema. Falhas nos processos ou falta de padronização podem ser fatores críticos a serem analisados.
Matéria-prima
As causas aqui envolvem o material utilizado no processo de produção ou formulação do trabalho. Problemas podem surgir não apenas pela inadequação do material ao produto, mas também pela qualidade do mesmo. A empresa precisa avaliar se os materiais são apropriados e se estão atendendo aos requisitos exigidos.
Mão de obra
Nessa categoria, as causas estão associadas às atitudes e dificuldades relacionadas com o colaborador. Os problemas podem ocorrer por insegurança, desleixo, falta de experiência ou desmotivação. Dessa forma, a empresa deve questionar acerca da preparação e treinamento dos seus colaboradores ou futuros contratados.
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Máquinas
Aqui, as causas estão relacionadas ao maquinário e equipamentos utilizados no processo. Problemas podem decorrer de falhas nos instrumentos, falta de manutenção adequada ou, até mesmo, da má utilização dos equipamentos.
A empresa deve investigar se o maquinário está funcionando corretamente e se a manutenção preventiva está sendo realizada de forma eficiente.
Medição
Nessa categoria, as causas estão ligadas às métricas e sistemas de medição usados para avaliar o desempenho do processo. Erros de calibração, falhas nos indicadores ou na avaliação de resultados podem ser as principais causas do problema. A empresa deve revisar as ferramentas de medição e garantir que estejam precisas e atualizadas.
Meio Ambiente
Por fim, as causas dessa categoria estão relacionadas ao ambiente físico e organizacional onde o processo ocorre. Fatores como o local de trabalho, espaço disponível, condições de temperatura, poluição ou ruído podem impactar a produtividade e a qualidade.
Como aplicar o diagrama de causa e efeito? Confira 7 passos!
Aplicar o diagrama de causa e efeito, também conhecido como diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe, envolve uma série de etapas estruturadas para identificar as causas raízes de um problema ou efeito específico.
Aqui estão as 7 etapas detalhadas para aplicar essa ferramenta de forma eficaz:
1. Determine o problema
O primeiro passo para montar o diagrama de Ishikawa é definir o problema. Durante essa etapa, deve-se buscar a objetividade e a clareza, determinando um problema de cada vez.
A objetividade e a determinação de um único objetivo têm por finalidade trabalhar de maneira certeira as intervenções, sem desviar-se do ponto principal.
2. Identifique as principais categorias de causas
Divida as possíveis causas em categorias principais. As categorias clássicas são os 6M (método, máquinas, materiais, mão de obra, medição e meio ambiente), mas você pode adaptá-las conforme a necessidade do seu processo ou problema. Essas categorias ajudam a organizar as causas em grupos e tornam o diagrama mais fácil de entender.
3. Explore causas mais específicas
Para cada categoria, liste as possíveis causas e indicadores de qualidade mais detalhados que podem estar contribuindo para o problema. Questione as diferentes áreas envolvidas no processo e reúna informações de todas as partes interessadas. Exemplo:
- Método: falta de padronização dos processos;
- Máquinas: equipamentos antigos ou sem manutenção preventiva;
- Mão de obra: falta de treinamento adequado.
4. Construa o diagrama visual
Desenhe a estrutura do diagrama com a “cabeça de peixe” representando o problema e as “espinhas” principais representando as categorias de causas. Em seguida, adicione as causas específicas como ramificações dessas espinhas. Confira o passo a passo:
- Com as causas identificadas, você irá traçar uma seta na horizontal apontando para a direita;
- Na extremidade da direita, você deverá escrever o problema e no corpo da seta, como ramificações, serão colocadas as causas identificadas na etapa anterior. As causas deverão ser divididas respeitando as seis classificações, como método e meio ambiente;
- Junto de cada causa apontada, deverão ser adicionados os microfatores que levam ao motivo principal.
5. Analise as causas identificadas
Após completar o diagrama, analise as causas identificadas. Pergunte-se: quais dessas causas têm maior impacto no problema? Quais podem ser abordadas de forma mais eficaz?
Priorize as causas mais críticas para investigar mais a fundo e implementar ações corretivas.
6. Desenvolva um plano de ação
Com base nas causas identificadas e analisadas, desenvolva um plano de ação para corrigir ou mitigar as causas raiz. Isso pode envolver mudanças nos processos, treinamentos adicionais ou ajustes nos equipamentos.
7. Acompanhe e monitore os resultados
Após implementar as soluções, monitore os resultados para garantir que o problema tenha sido resolvido. Se necessário, faça ajustes no plano de ação.
Quando aplicar o diagrama de causa e efeito?
O diagrama de causa e efeito é uma ferramenta poderosa para identificar as causas raízes de problemas e melhorar processos. Aqui estão alguns casos em que você deve considerar usar essa ferramenta:
- Reconhecer as principais dificuldades enfrentadas em um processo: use o diagrama para identificar dificuldades em processos, ajudando a analisar as causas que podem estar dificultando o alcance dos objetivos desejados;
- Desenvolver produtos: ao desenvolver novos produtos, o diagrama auxilia na identificação de problemas e oportunidades para melhorar o design e garantir a qualidade do produto final;
- Fortalecer as áreas de fraqueza de um negócio: aplique o diagrama para identificar e abordar áreas fracas em processos e estratégias de negócios, ajudando a fortalecer pontos críticos;
- Garantir a resolução dos problemas com técnicas adequadas: o diagrama de causa e efeito permite identificar a causa raiz dos problemas, facilitando a aplicação de técnicas adequadas para uma resolução eficaz.
Quais os principais benefícios do diagrama de causa e efeito?
Além de facilitar a visualização das causas e efeitos relacionados ao problema apresentado por uma organização, o diagrama de Ishikawa propõe outros benefícios para o processo produtivo e organizacional de uma empresa. Assim, essa ferramenta tem como principais vantagens:
- Promover o diálogo e interação entre as equipes;
- Proporcionar maior assertividade no gerenciamento dos problemas;
- Esclarecer todas as principais causas de problema de maneira organizada e fracionada, identificando as possíveis soluções e facilitando a visualização de cada etapa;
- Realizar o levantamento de recursos disponíveis na empresa;
- Determinar as prioridades dentro de cada atividade;
- Atuar controlando a qualidade dos processos produtivos, aplicando padrões e técnicas rigorosas na busca por melhorias.
Exemplo de aplicação do diagrama de causa e efeito
Vamos usar um exemplo prático para mostrar como aplicar essa ferramenta de forma eficaz. Neste caso, o problema é atraso nas entregas de produtos aos clientes. Veja a seguir:
Passo 1: definir o problema
O atraso nas entregas de produtos é o problema central, afetando a satisfação do cliente e a reputação da empresa. O primeiro passo é identificar o problema de forma clara.
Passo 2: identificar as principais categorias de causas
O diagrama de causa e efeito utiliza as 6M para categorizar as causas. As categorias principais podem ser:
- Método: falta de processos definidos para o gerenciamento de entregas;
- Máquinas: equipamentos de transporte com falhas ou falta de manutenção;
- Mão de obra: funcionários mal treinados ou desmotivados;
- Matéria-prima: problemas de estoque ou fornecimento de produtos;
- Medição: erros no monitoramento e controle do tempo de entrega;
- Meio ambiente: condições externas, como trânsito ou clima, que afetam as entregas.
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Passo 3: construir o diagrama
No diagrama, o problema (atraso nas entregas) fica na “cabeça do peixe”, com as causas divididas nas categorias das 6M. Exemplo de causas:
- Método: processos inadequados de entrega;
- Máquinas: veículos sem manutenção, causando falhas no transporte;
- Mão de obra: falta de treinamento adequado para os colaboradores;
- Matéria-prima: estoque desorganizado ou falhas no fornecimento;
- Medição: falta de controle do tempo de entrega;
- Meio ambiente: condições climáticas e congestionamento de trânsito.
Passo 4: analisar as causas
Ao analisar o diagrama, podemos identificar que a falta de manutenção nos veículos e a falta de treinamento dos colaboradores são as causas principais para os atrasos.
Passo 5: desenvolver o plano de ação
Baseado nas causas identificadas, a empresa pode tomar ações corretivas:
- Implementar manutenção preventiva nos veículos;
- Oferecer treinamentos regulares para a equipe de entrega;
- Reorganizar o controle de estoque para garantir que os produtos estejam sempre prontos para envio.
Passo 6: monitorar e ajustar
Após implementar as soluções, é essencial monitorar o desempenho das entregas, acompanhando se os atrasos diminuem e ajustando as ações conforme necessário.
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