Aprenda como utilizar a técnica dos 5 Porquês e veja um exemplo prático de sua aplicação
Os 5 Porquês da Qualidade são um método simples que tem como objetivo a solução e o descobrimento de causas raízes de problemas. Essa técnica foi desenvolvida pelo engenheiro mecânico Taiichi Ohno (1912-1990). Ele é considerado o principal responsável pela elaboração do Sistema de Produção Toyota ou Toyota System Production (TPS), em inglês.
A empresa estava muito abalada devido a segunda guerra mundial e para melhorar sua evolução, Taiichi Ohno e os demais gestores criaram o TPS. Nesse sistema foram criadas filosofias de gestão, técnicas, metodologias e ferramentas de qualidade que são utilizadas até hoje. Uma dessas abordagens são os “5 Porquês”.
Outra ferramenta também criada por Taiichi Ohno é o sistema de organização por cartões: o Kanban. Saiba mais sobre esse método com a leitura do artigo “O que é Just in Time e Kanban: entenda os conceitos e as diferenças”.
O que é o método dos 5 Porquês da Qualidade?
É uma técnica que visa encontrar a causa e não o sintoma de alguma variabilidade encontrada na empresa. Pode-se dizer que o método visa “descascar” as camadas dos problemas, como quem descasca uma cebola, com o objetivo de eliminar o conteúdo superficial e chegar no seu centro do problema, a sua real causa.
Os porquês são uma forma de arguição que visa atingir as causas-raízes, trata-se de uma atividade investigativa.
O método consiste em perguntar “Por que” cinco vezes, sempre fazendo relações com o processo e as causas que antecederam o problema.
Nada impede que sejam realizadas mais do que cinco perguntas, o importante é compreender o que está causando a variabilidade.
Entenda melhor e mais rápidamente sobre a ferramenta no nosso vídeo abaixo:
https://www.youtube.com/watch?v=Fhvb2LrxKQE
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A estipulação do número cinco foi realizada por Taiichi Ohno, através de sua observação. Segundo o engenheiro, as cinco repetições costumam ser suficientes para se alcançar a causa raiz de uma problemática.
Os principais objetivos do uso do método dos 5 porquês são:
- determinar o que aconteceu: qual foi a variabilidade encontrada;
- analisar o porquê do problema ter ocorrido;
- descobrir o que deve ser feito para reduzir a probabilidade do problema acontecer novamente.
Qual o motivo da criação da técnica dos 5 Porquês da Qualidade?
Taiichi Ohno percebeu que quando se pergunta sobre a causa de um problema, as pessoas costumam procurar um culpado. Esse comportamento impede a percepção da existência de algo anterior ao erro.
Por exemplo, em uma fábrica, percebe-se que os funcionários não estão conseguindo manejar determinada ferramenta de forma adequada. A princípio, pode-se imaginar que isso esteja ocorrendo devido a desatenção dos trabalhadores. Então, elegemos os culpados, como previsto por Taiichi Ohno.
Entretanto, se o padrão está se repetindo, talvez haja uma causa anterior por trás desse erro. Será que o equipamento está calibrado de maneira adequada? Será que os funcionários não foram capacitados da maneira correta? Em casos assim, é preciso tentar encontrar a causa raiz e os 5 Porquês podem ser aliados para descobri-la.
Por vezes, no dia-a-dia do trabalho há muita pressa e necessidade de agir rapidamente. Dessa forma, muitas empresas ao se depararem com alguma variabilidade não a investigam, apenas tratam o sintoma. Contudo, assim como ocorre em seres humanos, quando trata-se o sintoma e não a causa, o problema tende a voltar.
Quando não tratamos as falhas da empresa, as situações podem se tornar ainda piores. Nesse sentido, algo que era um pequeno erro pode tornar-se um incidente, colocando em risco a segurança de um trabalhador ou cliente.
A empresa precisa estar preparada para quebrar a rotina produtiva quando surge um imprevisto. A necessidade de gastar tempo e energia com a resolução de pequenas variabilidades é importante, também, para a melhoria contínua dos processos.. Além de garantir um ambiente de trabalho mais seguro.
A segurança e melhoria contínua são prioridades na filosofia do Sistema de Produção Toyota.
Solucionar os defeitos em um processo é uma oportunidade de aperfeiçoamento da organização. Através da busca pela melhoria contínua, pode-se alcançar resultados melhores do que os anteriores.
Para encontrar as variabilidades nas atividades de uma empresa, o mapeamento pode ser um bom aliado. Saiba mais com a leitura deste artigo: Como fazer mapeamento de processos: 8 etapas fundamentais.
Os 5 porquês da qualidade: os resultados de cada etapa
Essa técnica japonesa afirma que:
- no 1º porquê, encontramos um sintoma;
- no 2º porquê, encontramos uma desculpa;
- no 3º porquê, encontramos um culpado;
- no 4º porquê, encontramos uma causa;
- no 5º porquê, encontramos a causa raiz.
Dessa forma é possível determinar a relação entre as causas anteriores até se chegar na expressividade do problema, como o encontramos atualmente.
Mesmo que o método de repetição de perguntas pareça simples, deve-se realmente estudar as causas. Não pode-se basear as “respostas” dos porquês em achismos ou opiniões.
Quando se responde uma das perguntas do método, essa resposta precisa estar estruturada em fatos passíveis de observação e análise.
É necessário ir além do mero questionamento, é recomendável a utilização de testes para comprovar a veracidade das respostas encontradas.
Por exemplo, um gestor percebeu que seus produtos estão sendo produzidos com defeitos. Ao aplicar a técnica dos porquês, ele verifica uma indicação de que esses defeitos são causados porque uma ferramenta não está sendo executada como deveria. A partir daí, é preciso realizar testes, para conferir se o equipamento está mal calibrado ou se os funcionários não estão conseguindo utilizá-lo da maneira correta.
Por vezes, um trabalho de investigação pode tomar meses. Entretanto, quando bem executado possibilita que os erros não voltem a prejudicar a empresa.
Exemplo de utilização dos 5 Porquês da Qualidade
Problema encontrado: os clientes estão reclamando de atrasos nas entregas.
1)Por que está ocorrendo atrasos nas entregas?
Porque o produto não sai da empresa no momento em que foi estipulado.
2)Por que o produto não sai da empresa no momento certo?
Porque a produção está atrasada.
3)Por que a produção está atrasada?
Porque o material para fabricar o produto nem sempre está no local em que deveria.
4)Por que o material não está no local em que deveria?
Porque a entrega do material não foi realizada no tempo certo.
5)Por que a entrega do material não foi realizada no tempo certo?
Porque o fornecedor não está entregando o material dentro dos prazos que foram combinados com a empresa.
6)Por que o fornecedor não está entregando o material dentro dos prazos?
Porque esse fornecedor não está tendo capacidade de entregar a demanda requisitada pela empresa.
Causa raiz: O problema está sendo causado devido agentes externos à empresa, portanto, é necessário buscar fornecedores que entreguem dentro do prazo.
Quando utilizar os 5 porquês da qualidade?
O método dos 5 porquês da qualidade é uma ferramenta de análise simples, pois não envolve estatística. Seus desafios são em relação ao tempo que leva-se para conseguir investigar as causas raízes. A empresa precisa dedicar tempo e energia para solucionar os problemas.
Essa técnica pode ser aplicada para investigação de problemas nas áreas de manutenção, qualidade, produção e administrativa.
Porém, existem problemas cuja complexidade demanda o uso de cálculos estatísticos. Quando isso ocorre, pode-se utilizar os 5 Porquês de maneira combinada. Assim, pode-se associá-los com outras ferramentas de controle da qualidade.
Existem diversas ferramentas que garantem uma melhor gestão da Qualidade em empresas, como a utilização da ferramenta TPM e da técnica Kanban. Assim como, a utilização de ferramentas cíclicas de melhoria contínua como o PDCA e o DMAIC. Também, há a utilização de filosofias como o Lean Manufacturing que garantem uma maior qualidade em todos os processos.
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