SIPOC: o que é e como a ferramenta pode ajudar a melhorar processos

Com a presença crescente da transformação digital e inovação tecnológica, o nível de exigência dos consumidores também têm se elevado, resultando em uma demanda por mais efetividade e agilidade nos processos internos das empresas. Assim, as necessidades de alterações logísticas direcionam para o surgimento de ferramentas de otimização e gerenciamento.

O SIPOC se apresenta como uma dessas soluções, sendo uma metodologia que busca a assertividade e precisão do fluxo de insumos e produtos, o que assegura o aprimoramento da velocidade e qualidade de entrega.

E se você está em busca de modernizar e ajustar o seu negócio a essa nova era, continue a leitura e não perca a chance de conhecer mais sobre o SIPOC e como implementá-lo em seu empreendimento!

O que é a ferramenta SIPOC?

O SIPOC é uma ferramenta utilizada no Lean Six Sigma , em Gestão de Processos e outros temas que tem como foco a estruturação, mapeamento interno e aprimoramento dos processos, construindo uma perspectiva visual geral e permitindo uma análise objetiva e transparente dessas etapas de trabalho.

Sua aplicação costuma acontecer na fase de definição do método DMAIC e, na prática, é feito por meio de um formulário que o auxilia na caracterização da cadeia de desenvolvimento. O termo é também uma abreviação para as seguintes etapas:

• Suppliers (fornecedores): quem fornece a matéria-prima para os processos;
• Inputs (entradas): os dados e recursos que auxiliam no processo;
• Process (processos): as ações principais para o funcionamento e concretização da produção;
• Outputs (saídas): os serviços e produtos entregues;
• Customer (clientes): pessoas ou profissionais que recebem as saídas de cada uma das etapas.

Não perca a chance de conferir mais sobre o tema direto com Carlos Sander, CEO da Frons:

Quais as vantagens da SIPOC?

A principal vantagem e objetivo do modelo SIPOC é a viabilização de uma gestão de fluxo de insumos e produtos existentes durante todas as etapas de uma produção, apresentando os detalhes relevantes de cada fase.

É a escolha ideal para você que busca conseguir planejar uma atividade ou está à procura de uma implementação de melhorias contínuas, já que essa metodologia lhe apresenta uma compreensão macroestrutural, fortalecendo o seu conhecimento e domínio dos estágios.

Como benefício, ela permite também a definição das limitações que serão executadas, possibilitando que você, gestor, projete um planejamento bem delineado e assertivo para a discussão desses encadeamentos, prevenindo a criação de outros fluxos ou mapas desnecessários.

Essa é uma ferramenta que pode ser utilizada em diferentes tipos e portes de empresas, como as que atuam em setores e departamentos voltados para marketing, recursos humanos, vendas e sistema financeiro. Entenda melhor com nosso infográfico abaixo:

Como fazer o diagrama SIPOC para mapear processos?

Agora que você compreende o que é e quais vantagens ele oferece para a sua gestão, confira um passo a passo sobre como construir o seu modelo SIPOC:

1. Nomeie a ação e procedimento a ser acompanhado: caso queira implementar ações na área de vendas, opte por utilizar o termo ”realizar planejamento de aprimoramento das vendas do setor X”;
2. Defina os resultados desse processo: ao serem concretizados, quais são os produtos produzidos por essa ação?
3. Indique os clientes: toda produção resulta em algum produto ou serviço. Essa etapa é sobre quem são os indivíduos ou processos que irão receber a saída;
4. Estabeleça as entradas do processo: aqui, é fundamental apontar quais são as condições básicas para que o procedimento aconteça, como, por exemplo, uma solicitação da área do setor de vendas;
5. Delibere quem são os seus fornecedores: seus fornecedores são aqueles que disponibilizam os itens e materiais que permitem as suas entradas;
6. Defina as execuções envolvidas nesse encadeamento: ou seja, as ações que possibilitam que as entradas resultem em saídas. Aqui, a indicação é para que você faça a utilização de até 6 macro atividades, já que o principal foco é obter uma análise mais global.

Agora, que tal conhecer com o auxílio desse vídeo como construir o seu diagrama de SIPOC?

Como fortalecer a minha matriz SIPOC?

Existem ainda outros recursos que podem tornar a sua matriz ainda mais robusta. É possível, por exemplo, indicar quem são os colaboradores responsáveis por cada uma das etapas, traçando de maneira transparente e objetiva essa dinâmica e a comunicação de quaisquer outras ocorrências.

Essa é uma ação que também facilita a cobrança ao longo do acompanhamento, trazendo esses funcionários para a co-responsabilização das ações.

Já para processos complexos e formados por diferentes fornecedores, entradas e saídas, é também interessante exemplificar onde cada fase se inicia e é finalizada.

Por fim, ter uma boa compreensão sobre gestão, possuindo um amplo conhecimento e domínio de estratégias é também um ponto-chave a ser considerado, o direcionando para um aprimoramento e aprendizado constante, trazendo significados e percepções ainda mais significativas aos sistemas.

Caso queira conferir mais sobre as certificações que visam essa qualificação, não deixe de ler nosso post sobre a metodologia Seis Sigma e o seu treinamento.

Quais as dificuldades da ferramenta SIPOC?

Como uma estratégia que permite um olhar generalista, pode ser difícil conseguir identificar, de início, quais são as micro etapas e outras tarefas e atividades de menor impacto que estão diretamente relacionadas com a execução interna do processo desejado.

Nesses cenários, em que as especificidades são o principal ponto de avaliação, o modelo SIPOC não é o mais indicado.

Como saber o momento de implementar a matriz SIPOC?

Algumas ocorrências são fundamentais para que você compreenda que chegou o momento de aplicar uma visualização otimizada e assertiva das entradas e saídas dos seus processos.

Caso perceba que os colaboradores têm enfrentado dificuldades de compreensão sobre o fluxograma dos processos internos e deseja apresentá-los uma resolução prática, esse modelo é uma forma de solução.

Ele também se encaixa para os empreendimentos que desejam compreender a dinâmica estabelecida entre o que está sendo recebido e a qualidade das suas entregas, percebendo se essas etapas estão condizentes com os seus objetivos e missão, alcançando ainda uma melhoria contínua de processos.

Exemplo prático da ferramenta

A visualização de um modelo prático SIPOC pode ajudá-lo a entender com propriedade do que se trata esse mapeamento.

Vamos imaginar um cenário de uma loja de calçados que vive um aumento no seu número de vendas e estoque e tem tido também uma sobrecarga nas áreas de processamento dos pedidos, gerando atraso na entrega e consumidores insatisfeitos.

Conforme o modelo aprendido, temos:

• Processo: Agilizar expedição de compras dos produtos;
• Saídas: Envio e entrega dos produtos para os consumidores;
• Clientes: Usuários finais desse pedido;
• Entradas: Quantidades de solicitações de compras e preparação dos produtos;
• Fornecedores: Os fabricantes que fornecem os sapatos.

Ao identificar as etapas e os responsáveis, suponhamos que tenha sido identificado que a funcionária do departamento de processamento de compras tem desempenhado sozinha os pedidos de entrada e saída. Podemos, então, aplicar alguns questionamentos:

• Quais das ações executadas por ela podem ser feitas por outro trabalhador? Existe a possibilidade de investimento em automação da etiquetagem?
• Quanto tempo ela dedica em cada uma das fases desse processamento?
• Que tipo de atividades podem auxiliar o seu negócio a conseguir realizar entregas mais eficientes?

A partir dessas pontuações, será possível identificar quais são as fases de maior valor e quais aspectos podem ser aprimorados ou até mesmo automatizados, qualificando sua tomada de decisão. Sem essa reflexão, qualquer alteração não será o suficiente para transformar a performance e eficiência das tarefas.

E se você deseja conferir mais exemplos e ter acesso gratuito a uma planilha para download, clique e assista o vídeo abaixo:

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Até o próximo post!