Transformando Espaços: Um Estudo de Caso sobre a Implementação do 5S
A metodologia 5S, originária do Japão, é conhecida por transformar ambientes de trabalho através de cinco etapas simples mas poderosas: Seiri (Senso de Utilização), Seiton (Senso de Ordenação), Seiso (Senso de Limpeza), Seiketsu (Senso de Saúde) e Shitsuke (Senso de Autodisciplina).
Este artigo relata a aplicação prática dessa metodologia em uma empresa, destacando as transformações significativas antes e depois da implementação, juntamente com a elaboração de um Plano de Ação e um exemplo de checklist de auditoria.
O Desafio e a Solução
Confrontados com desafios como desorganização, perda de tempo em busca de ferramentas e documentos, e um ambiente de trabalho que não favorecia a produtividade, optou-se pela implementação do 5S como solução.
Por mais que o 5S não seja o início do Lean, sabemos que ele funciona bem para um “start” na mudança de cultura e implementação de melhoria contínua.
A metodologia foi aplicada de maneira estruturada, envolvendo a equipe em todas as etapas, garantindo que a transformação não fosse apenas física, mas também cultural dentro da empresa.
Antes e Depois: Uma Transformação Visível
As fotografias do “Antes e Depois” anexas ao Plano de Ação ilustram as mudanças impressionantes. Áreas antes desordenadas agora exibem uma organização impecável. Ferramentas e documentos têm locais específicos, reduzindo o tempo gasto na sua busca. A limpeza e a ordem do ambiente de trabalho refletem agora um espaço que promove saúde e bem-estar, além de aumentar a eficiência.
Para esta empresa a implementação foi dividida em três macro-etapas:
- Treinamento e Capacitação para todo o time da empresa;
- Implementação prática (mão na massa) em um departamento piloto;
- Elaboração dos planos de ação e auditoria para manutenção dos resultados.
Em 3 dias completos de dedicação total, o 5S foi implementado com sucesso.
O treinamento
Realizamos um treinamento conciso, eficiente e voltado para a aplicação prática nas atividades cotidianas da empresa. Utilizando situações reais enfrentadas pela equipe, conseguimos maximizar o entendimento e alinhar todos os participantes quanto aos objetivos e métodos abordados.
Abaixo, uma foto ilustrativa do dia de execução do curso:
Tópicos abordados durante o curso personalizado:
- Introdução ao 5S: Origem e fundamentos da metodologia.
- Seiri (Senso de Utilização): Identificar e descartar o desnecessário.
- Seiton (Senso de Ordenação): Organizar eficientemente o espaço de trabalho.
- Seiso (Senso de Limpeza): Manter o ambiente limpo e arrumado.
- Seiketsu (Senso de Saúde): Padronizar e manter a organização e limpeza.
- Shitsuke (Senso de Autodisciplina): Cultivar a disciplina e a responsabilidade.
- Implementação Prática do 5S: Passo a passo para a aplicação efetiva.
- Ferramentas e Técnicas de Visualização: Uso de etiquetas, cores e sinais.
- Gestão de Mudanças: Técnicas para envolver e motivar a equipe.
- Auditoria do 5S: Como realizar e manter o padrão.
- Resolução de Problemas com 5S: Identificar e solucionar desafios comuns.
- Casos de Sucesso e Estudos de Caso: Exemplos reais de implementação.
- Sustentabilidade do 5S: Práticas para manter a longevidade do programa.
- Indicadores de Desempenho: Medir e analisar os resultados do 5S.
- Revisão e Melhoria Contínua: Estratégias para aprimorar e evoluir o 5S na empresa.
A implementação prática
Todos os profissionais nivelados, fizemos um reconhecimento de área e começamos a trabalhar nos Planos de Ação para implementação prática.
O cronograma foi como o seguinte:
Dia Etapa do 5S Descrição da etapa Dia 01
(manhã)Seiri Momento de descartar tudo que não é necessário. Nesta etapa precisamos ser rígidos o suficiente. Caso contrário, sempre teremos a percepção de que “um dia aquilo poderá ser utilizado”. Dia 01 (tarde) Seiton Definição do local de guardar os itens remanescentes. Tudo aquilo que “sobrou” (não foi para descarte ou quarentena) foi designado um espaço específico observando-se: gerenciamento visual, facilidade de locomoção, etiquetagem, entre outros fatores. Dia 02 (manhã) Seiso Dedicação à limpeza. Limpar também é inspecionar e por isso, fizemos uma limpeza minuciosa de todo o ambiente piloto. Dia 02 (tarde) Seiketsu Nesta etapa, toda a equipe foi reunida e discutimos pontos: criação de padrões, reorganização dos itens, planos de ação para os próximos passos e acompanhamento. 
Alguns resultados conquistados:
A sequência de fotos abaixo mostra o durante a implementação e uma comparação entre o mesmo local: antes e depois.
Novas demarcações, novos procedimentos, nova etiquetagem, local mais limpo e menos polkuído visualmente.
O pós treinamento
O 5S não acaba na implementação prática. Uma empresa precisa viver o 5S diariamente!
Comportamentos que são reconhecidos, são mantidos e repetidos. Por isso, criamos alguma formas de reconhecimento dos profissionais que mantiverem a cultura.
Algumas reconhecimentos que podemos oferecer nesse momento:
- Prêmio de “Melhor Área”: Reconheça a área que melhor exemplifica os princípios do 5S, como organização, limpeza e padronização. A área vencedora pode receber um troféu, certificado ou uma placa de reconhecimento.
- Prêmio de “Colaborador do Mês”: Reconheça um colaborador que se destaca na aplicação dos princípios do 5S. Considere critérios como iniciativa, contribuição para melhorias e manutenção da área de trabalho. O vencedor pode receber um prêmio em dinheiro, um dia de folga extra ou um certificado de reconhecimento.
- Prêmio de “Ideia Inovadora”: Incentive os colaboradores a apresentarem ideias criativas e inovadoras para melhorar o ambiente de trabalho com base nos princípios do 5S. A ideia selecionada pode ser implementada e o colaborador responsável receberá um prêmio especial, como um bônus financeiro, um presente personalizado ou um dia de folga.
- Prêmio de “Equipe Destaque”: Reconheça uma equipe que demonstre excelência na aplicação do 5S em sua área de trabalho. Avalie critérios como trabalho em equipe, melhoria contínua e compromisso com os princípios do 5S. A equipe vencedora pode receber um prêmio em grupo, como um almoço especial, um passeio ou uma atividade de equipe divertida.
- Prêmio de “Maior Progresso”: Destaque uma área ou colaborador que tenha feito um progresso significativo na implementação do 5S em comparação com o mês anterior. Isso incentivará o aprimoramento contínuo e reconhecerá os esforços individuais ou coletivos. O vencedor pode receber um certificado de reconhecimento e uma pequena recompensa, como um voucher de presente.
- Prêmio de “Líder Exemplar”: Reconheça um líder ou supervisor que seja um modelo inspirador na aplicação e promoção dos princípios do 5S. Considere a liderança demonstrada, o incentivo à participação dos colaboradores e a criação de um ambiente de trabalho organizado e limpo. O líder vencedor pode receber um prêmio especial, como um treinamento de liderança, um presente personalizado ou um bônus adicional.
As auditorias e Checklists
Para nossos clientes, disponibilizamos uma planilha de auditoria semelhante a da imagem abaixo:
Como utilizamos na prática:
- 1. Rodamos uma planilha dessa por setor dentro de cada departamento
– Exemplo: espaço de bancada, espaço de misturadores, espaço de ferramentas.
- 2. Nesse primeiro momento, sugerimos como meta, a nota 2. Em uma escala de 0 a 3, a nota 2 significa (Acho que sim…).
– Motivo: como ainda não temos os padrões perfeitamente determinados, nem procedimentos operacionais claros, o “acho que sim…” reflete um consenso de que aquilo está sendo praticado. Só podemos definir como “Sim”, quando há clareza para tudo e para todos do que tem que ser feito, onde tem que ser guardado, assim como informações claras à disposição. O conhecimento não pode estar na cabeça de cada profissional.
- 3. Toda nota abaixo de 2, deverá imediatamente gerar uma ação de correção.
- 4. Essas ações serão listadas e entregues em formato de checklist simples para os líderes dos setores.
Observação: caso algum dos itens não se aplique ao cenário, poderá ser removido ou ser considerado nota meta. No caso, “2”.
Auditorias Planejadas
Dentro do nosso programa de 5S, propomos até 4 exemplos de auditorias:
- Auditoria Mensal: Realizar uma auditoria abrangente em todas as áreas de trabalho da empresa uma vez por mês. Isso permitirá uma avaliação regular do nível de aplicação dos princípios do 5S em todas as áreas, identificando áreas de melhoria e promovendo a manutenção contínua.
- Auditoria de Acompanhamento Semanal: Além da auditoria mensal, realizar auditorias de acompanhamento semanal em áreas ou equipes específicas. Isso permite monitorar o progresso das áreas que precisam melhorar ou que estejam em processo de implementação do 5S recentemente. Essas auditorias mais frequentes ajudam a identificar problemas e fornecer suporte adicional conforme necessário.
- Auditoria Especializada Semestral: A cada seis meses, realizar uma auditoria especializada com a participação de especialistas em 5S ou consultores externos. Essa auditoria pode focar em áreas críticas ou desafiadoras que requerem um olhar mais aprofundado e fornecer recomendações estratégicas para melhorias adicionais.
- Auditoria de Autoavaliação Contínua: Estabelecer um sistema de autoavaliação contínua, onde os colaboradores são incentivados a avaliar regularmente suas próprias áreas de trabalho em relação aos princípios do 5S. Isso pode ser feito por meio de checklists ou formulários de autoavaliação. Essa prática ajuda a promover a responsabilidade individual e o engajamento contínuo na manutenção do 5S.
Dessa forma, seguindo todas essas etapas, o sucesso com o 5S é inevitável.
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