O que é a 5W2H e como usar na criação de um plano de ação eficaz?

No cenário de gestão de projetos e processos, contamos com metodologias plurais e bastante assertivas, que otimizam o processo de tomada de decisão e análise de importantes etapas e estratégias internas. A ferramenta 5W2H surge no campo empresarial como uma alternativa prática e implementada para o desenvolvimento de planos de ação.

E se você deseja entender mais sobre a temática e conhecer quais são as perguntas, vantagens e formas de estruturação da 5W2H, continue a leitura e acompanhe com o blog da Frons!

O que é o método 5W2H?

O método 5W2H reúne um conjunto de questionamentos voltados para a organização e planejamento de procedimentos estruturados em encaminhamentos mais diretos e conscientes. Por conta disso, é frequentemente aplicado no gerenciamento de organizações que buscam o alcance de uma melhoria contínua de processos.

Na prática, essa ferramenta consiste em um checklist formado por 7 apontamentos:

5 W:

• Quando (When): quando a ação será aplicada;
• Onde (Where): onde será o local de efetuação;
• Quem (Who): quem será o colaborador responsável;
• Por que (Why): qual o motivo dessa estratégia;
• O que (What): o que de fato será planejado.

2 H:

• Como (How): como aquilo será efetivado;
• Quanto (How much): de quanto será o orçamento.

Juntos, esses registros proporcionam a você e sua equipe uma análise aguçada das limitações e desafios enfrentados, formando três principais guias:

• “O que fazer em um projeto?”;
• “Como executar as ações necessárias?”;
• “Quando aplicá-las?”.

Com origem na indústria automobilística japonesa, foi projetado para assegurar eficiência, qualidade e produtividade de planos de ação, coordenando e organizando propostas para um melhor aproveitamento de perspectivas de mercado e atenuação de falhas e ameaças.

Quer conhecer mais sobre os planos de ação? Confira o vídeo exclusivo elaborado sobre o tema e obtenha também um download gratuito da estrutura desse planejamento:

Quais as 7 perguntas da ferramenta 5W2H?

Para compreender mais sobre essa composição e ordenamento, conheça detalhadamente sobre cada demanda a ser respondida pelos pontos trazidos na 5W:

1. O que: what?

A primeira etapa desta ferramenta consiste no entendimento sobre o que exatamente é esse plano de ação elaborado. Ele pode ser realizado para qualquer necessidade do seu negócio, navegando entre a necessidade de redução de custos até mesmo a aquisição de equipamentos.

Aqui, é delimitado o que precisa ser planejado.

Vamos imaginar um cenário que fundamente os apontamentos e deixe suas possibilidades especificadas: Diante de uma baixa de conversões no setor de vendas, você pode apontar que haverá a criação de um canal de YouTube para o seu e-commerce, sendo esse, portanto, o seu ”o que”.

2. Por quê: why?

Enquanto gestor, ao compartilhar com os demais responsáveis e colaboradores o porquê da realização dessa ação, você a torna mais objetiva e compreensível para todos os envolvidos no processo.

Essa estratégia também possibilita ser ajustada conforme a necessidade de prioridade às etapas, trazendo sentido e clareza.

Nesse caso, podemos considerá-la com o seguinte exemplo: ”porque a criação de um canal do YouTube irá melhorar o alcance de consumidores e público-alvo, resultando em maiores conversões”.

3. Quando: when?

Aqui, o objetivo é apresentar o cronograma referente ao plano de ação, com especificações diretas do início e finalização de implementação.

ATENÇÃO! Não atribuir essa especificação a um projeto é o mesmo que categorizá-lo como não urgente ou necessário, portanto, não cometa esse erro.

Para o nosso cenário, vamos supor que, nessa lacuna, preencheríamos como: de 10 de fevereiro a 1º de abril.

4. Onde: where?

Em muitos casos, um plano de ação está conectado à resolução de uma falha ou limitação, e esse problema tem um endereço.

Considere a queda no número de vendas nos últimos meses: é importante que você compreenda onde e em qual etapa ou jornada de compras houve esse desalinhamento.

Agora, suponhamos que está ligada ao desconhecimento dos clientes com relação aos tipos e possibilidades de uso dos produtos, ainda pouco conhecidos no mercado.

A estratégia foi então traçada para que a sua gestão implementasse ações de marketing nas redes sociais, por meio de reviews. Então, neste ponto, você deve responder em qual plataforma será criado o perfil. Nesse caso, o YouTube.

5. Quem: who?

A indicação de um colaborador ou gestor responsável pelo plano de ação faz com que ocorra uma centralização do direcionamento e responsabilização direta, que assegura uma condução assertiva.

Isso não significa, entretanto, que ele irá desempenhar sozinho essas etapas, mas sim que garantirá a manutenção e prática do planejamento. Diante do nosso exemplo do canal, digamos que a responsável será a chefe do departamento de marketing.

Agora que você conhece quais são os 5W, compreenda o funcionamento dos 2H’s dentro dessa metodologia:

6. Como: how?

O como apresenta uma descrição detalhada de cada momento dentro do macroprocesso e as datas em que serão executados. Exemplo:

• De 10 a 28 de fevereiro: levantamento das pautas e produtos a serem compilados;
• De 1 a 15 de março: organização do cronograma de gravações e uploads;
• 1 de abril: lançamento do canal.

7. Quanto: how much?

Estamos falando dos recursos financeiros necessários para que essa organização possa, de fato, ser executada.

É essencial que o capital de investimentos seja analisado com cautela, e que seja indicado um teto limite para os gastos destinados ao orçamento.

Suponhamos então que a estimativa do marketing para compra dos aparelhos necessários e na assinatura de anúncios pagos tenha como base R$ 5.000,00 iniciais, R$ 800,00 mensais e um teto de R$ 10.000,00 anuais.

Quais as vantagens de aplicar o 5W2H?

A aplicação da técnica de 5W2H confere para sua gestão uma série de vantagens significativas, relacionadas ao aprimoramento constante de processos e direcionamento assertivo dos planos de ação e estruturação.

Com uma flexibilidade e simplificação que permite a implementação em micro ou macro cenários, possibilita uma identificação descomplicada de gargalos e falhas, trazendo mais segurança para a organização de novas ideias.

Quando uma organização domina essa metodologia, sua gestão rapidamente pode arquitetar as perguntas do planejamento 5W2H, otimizando os projetos internos.

Leia também: Exemplo de plano de ação 5W2H: aprenda na prática a metodologia.

Como fazer 5W2H?

Colocar a 5W2H em prática não requer o uso de sistemas ou ferramentas complexas, nem mesmo de fluxogramas muito elaborados.

É possível construí-la com apenas um pedaço de papel, dividindo em lacunas cada um dos apontamentos lançados, ou recorrendo a planilhas simples de Excel.

Inicie respondendo às perguntas e começando pelo que será o projeto, quem é o responsável, quando ocorrerá, onde será desempenhado, porque é necessário, como será feito e quanto terá de recursos financeiros.

Não deixe de considerar que as ideias sozinhas não têm importância, até serem transformadas em ações práticas. Assim, a ferramenta 5W2H é de grande utilidade para organizá-las, por meio de um brainstorming, para a resolução de um problema ou para o aproveitamento de uma oportunidade ou força da empresa.

Com todos esses retornos, você e sua equipe podem analisá-la com calma, compreendendo se de fato há necessidade dessa ação e se a organização tem os meios e investimentos necessários.

Gostaria de ver mais sobre o assunto? Confira abaixo nosso vídeo sobre a 5W2H na prática e como ela auxilia na construção de um plano de ação!

E aí, pronto para colocar em prática as informações obtidas? Acompanhe o blog da Frons e caminhe em direção a um aperfeiçoamento constante dos planejamentos.

Aproveite e confira mais sobre outras ferramentas e cursos eficazes para uma melhoria contínua de processos. Até a próxima!