Plano de ação: entenda o que é e seu impacto na gestão dos negócios

Uma das principais preocupações de um gestor é a de estabelecer um detalhamento completo das atividades a serem desenvolvidas e da meta final a ser atingida em uma organização, em que o plano de ação se apresenta, portanto, enquanto a materialização dessa etapa.

Isso porque sem ele é impossível realizar um gerenciamento de qualidade e assertivo. Afinal, como estar presente e atuante no mercado e não construir uma estratégia que o auxilie a desenvolver um propósito? E como imaginar alcançá-lo e manter uma estabilidade sem qualquer projeto traçado?

Por isso, veremos a seguir sobre o que é o plano de ação, sua importância, os principais tipos e como aplicá-lo em seu negócio. Continue a leitura e confira!

O que é um plano de ação?

O plano de ação é a metodologia referente a uma estratégia de gestão, que tem enquanto objetivo estruturar e descrever execuções e planejamentos necessários para o alcance dos objetivos previamente estabelecidos, ou até mesmo a resolução de determinadas falhas e limitações de projetos e produções.

Ele é uma das ferramentas básicas de qualquer gerenciamento, pois sua composição e desenvolvimento garantem que nenhuma atividade será negligenciada e que as tarefas estabelecidas estejam alinhadas com o propósito final do seu negócio. Tendo, portanto, um caráter fortemente centralizador e sistemático.

Na prática, é incorporado ao nível individual —para sua atuação enquanto profissional, independentemente do nicho ou setor que atue, e também como uma metodologia coletiva dentro das empresas, trazendo mais firmeza e estabilidade para os seus processos.

Na esfera organizacional, pode estar presente em diferentes departamentos e operações, como no setor de recursos humanos, áreas financeiras e de gestão de riscos, serviços de expansão e melhorias, cadeia de suprimentos e muito mais.

Leia ainda: 5 passos para montar um plano de ação para reduzir custos!

Qual a importância de colocá-lo em prática na organização?

Com um mercado cada vez mais competitivo e com tendências sempre muito aceleradas de mudança e crescimento, saber fazer e estruturar o básico das ações que norteiam todo o trabalho de uma organização é essencial.

É nessa característica que se sustenta a importância e impacto do plano de ação. É ele que busca conceber, arquitetar e esclarecer quais são os objetivos, prioridades, o que é necessário para alcançá-los e quais os caminhos a serem seguidos.

Para sua empresa, é ter uma definição clara do caminho a ser seguido, da capacidade de execução dos recursos e colaboradores e do foco que conduz e orienta o próprio sentido do negócio.

Para seus funcionários, significa a chance de produzirem um trabalho mais coerente e alinhado às expectativas, um aumento da capacidade de produção e uma atuação assentada ao propósito do empreendimento.

Como fazer um plano de ação?

Não existe uma estrutura única para essa elaboração, mas são dispostas algumas etapas de planejamento que se mostram essenciais para a definição de um planejamento estratégico de sucesso. Confira!

1. Compreenda os objetivos do seu negócio

Você consegue definir qual o propósito da sua organização? Qual a finalidade do seu posicionamento no mercado? Há valores, visões e metas bem estabelecidos? Qual será o diferencial apresentado a parceiros, colaboradores e consumidores?

Esses são os principais pontos norteadores para qualquer etapa de planejamento, já que é com base nesses objetivos que você irá alinhar todas as ações a serem descritas e desenvolvidas.

2. Estabeleça quais são as operações necessárias

Sabendo destes objetivos, você consegue traçar, de forma ainda mais precisa, assertiva e detalhada, quais tarefas podem ajudá-lo a concretizá-los. Para isso, devem ser concebidas com base nas especialidades de cada departamento e de maneira a possuir uma ordem condizente com a cronologia e lógica de suas execuções.

É preciso garantir ainda que sejam passíveis de serem executadas, podendo ser subdivididas em tarefas menores e mais simples, respeitando a escala hierárquica da integralidade dos macroprocessos.

3. Mapeie os materiais e recursos essenciais

É fundamental ter certeza de que ao colocar determinada tarefa em prática, os colaboradores terão à disposição todos os elementos e recursos necessários para um bom desenvolvimento da atividade.

E para um cálculo assertivo e otimizado, é preciso identificar, detalhar e estabelecer um orçamento para sua aquisição e manutenção, com base na expectativa de consumo e funcionamento.

4. Defina metas de acompanhamento

Para sua análise precisa e qualificada, deverão ser estudados e aplicados indicadores de desempenho que viabilizem a detecção e quantificação da performance, fundamentadas em critérios e referências pré-estabelecidos. Possibilitando, desta maneira, a constatação dos resultados e reconhecimento de possíveis limitações e falhas nessas execuções.

5. Delegue as atribuições

Estar à frente de uma gestão significa também reconhecer capacidades e contar com uma cadeia de profissionais que tenha a competência necessária para compreender e assumir as responsabilidades necessárias. Ao definir essas funções, é preciso que você considere o nível de entrega e experiência do colaborador, sabendo criar oportunidades de engajamento e dedicação.

6. Estabeleça prazos

O cronograma esperado deve estar sempre alinhado com os itens anteriormente mencionados. Com base nos objetivos, recursos, operações, metas de acompanhamento e pessoas designadas a desempenhá-los, quais os prazos possíveis de serem executados de forma funcional e otimizada?

A partir disso, programe o plano de ação, estipule data de início, tempo máximo de entrega e planeje ainda uma possível janela para imprevistos e aprimoramentos.

7. Apresente o projeto e expectativas de maneira clara e objetiva

Elabore uma representação de toda a estratégia do seu plano de ação. Ela deve estar acessível a qualquer momento para líderes, gestores e colaboradores responsáveis por colocá-los em prática. É necessário ainda que essa atividade e os profissionais estejam abertos para a possibilidade de aperfeiçoamentos e adaptações, quando necessário.

8. Realize uma investigação constante dos resultados

De posse dos indicadores de desempenho, do feedback dos colaboradores envolvidos e dos resultados práticos obtidos, você precisa estabelecer enquanto uma atuação contínua uma frequente análise voltada para a melhoria constante desses projetos.

Essa inclinação é o que garantirá um caráter inovador e a especialização da sua organização, voltada para um aprimoramento permanente do crescimento e desenvolvimento.

Quais os modelos de planos de ação?

Existem algumas ferramentas e tipos de plano de ação já estruturados que podem ser incorporados às demandas e necessidades do seu negócio. Confira abaixo algumas das mais utilizados:

PDCA

O método ou ciclo PDCA é um instrumento que tem enquanto foco viabilizar a melhoria contínua dos processos a partir da aplicação de 4 operações:

• planejamento (plan);
• execução (do);
• conferência/checagem (check);
• ação (act).

Com elas, é possível atingir a compreensão e manejo de possíveis limitações e falhas, assim como a criação de resoluções, com ênfase em processos que a originaram, para ser possível criar uma reparação mais assertiva.

Plano de ação 5W2H

O plano de ação 5W2H é orientado por 7 questões principais, essenciais para a qualidade da metodologia a ser construída:

1. O que será feito? (what);
2. Por que aquilo será feito? (why);
3. Onde será executado? (where);
4. Quando ocorrerá? (when);
5. Quem será o responsável por performá-lo? (who);
6. Como será feito? (how);
7. Quanto irá custar em investimento? (how much).

Aproveite para ler o nosso post completo sobre o checklist de 5W2H aqui em nosso blog para compreendê-lo a fundo.

Método Ver e Agir

O método ver e agir tem enquanto proposta a aplicação em falhas e limitações já identificadas e passa a elaborar um plano de ação que esteja ancorado na capacidade e experiência do profissional à frente da situação.

Na prática, parte da definição, ordenamento das prioridades das questões, caracterização, cumprimento e acompanhamento das informações e resultados passam também a serem mensurados e armazenados, para ocorrerem futuras considerações.

Metas SMART

A metodologia SMART é uma referência a algumas execuções que asseguram a construção de objetivos passíveis de serem alcançados. Sua nomenclatura remete às seguintes etapas:

• Specific: específicas; measurable: mensuráveis; attainable: alcançáveis; relevant: relevantes; time based: prazos estabelecidos.

Essas práticas podem ser aplicadas tanto para as ações individuais quanto coletivas, com o intuito de buscar determinar metas palpáveis.

Análise SWOT

A análise SWOT está relacionada ao reconhecimento preciso e detalhado do desempenho atual dos resultados e metas e objetivos ainda não alcançados. O termo está relacionado à força, fraqueza, oportunidades e possíveis ameaças, tanto internas quanto externas em uma organização.

O objetivo maior é o de que sejam estabelecidas possíveis jornadas para fortalecimento e destaque no mercado e frente a competidores e consumidores.

MASP

MASP, ou método de análise e solução de problemas, tem enquanto intuito o reconhecimento de falhas complexas e proposição de medidas de resolução definitivas, buscando erradicar a origem dessas limitações — de modo a não possibilitar que ocorram novamente. Sua finalidade é, portanto, impactar positivamente os resultados e colocar a organização em uma posição de destaque e excelência.

E aí, conseguiu compreender a fundo a importância e impactos da implementação de um plano de ação? Afinal, essa é uma das principais ferramentas de uma gestão assertiva e de qualidade. A propósito, que tal complementar sua leitura com nosso post sobre Sistema de Gestão Integrada e entender o que é como adotá-lo?

Continue acompanhando o nosso blog para essas e outras informações essenciais para o mundo dos negócios. Nos vemos no próximo post!