Sem tempo para ler este artigo sobre a melhoria de processos nas empresas? Ouça o episódio 25 do Business Break, podcast da Frons. Nele, falamos sobre 6 estratégias para otimização de processos:
Implementar a melhoria contínua se tornou algo essencial para as empresas nos dias atuais. Ela otimiza procedimentos, garantindo mais produtividade e lucro. Mas como desenvolver a melhoria de processos nas empresas? Veja as sete etapas essenciais:
O que é a melhoria de processos e como desenvolvê-la?
A demanda para a melhoria de processos nas empresas continua aumentando à medida que novas tecnologias surgem e a concorrência cresce.
Isso porque as ferramentas de melhoria contínua de processos são fundamentais para manter um negócio competitivo, aumentando o seu desempenho e alcançando melhores resultados.
O primeiro passo para iniciar uma melhoria de processos nas empresas é identificar quais áreas precisam ser otimizadas.
Ao avaliar o que está funcionando bem, é possível identificar quais áreas podem ter os seus processos e resultados otimizados. Tendo essas informações, você conseguirá priorizar um foco de atuação estratégica.
Além disso, uma cultura organizacional que continuamente busca pela melhoria de processos internos também é capaz de analisar como cada etapa de sua produção afeta toda a organização e seus clientes.
Mas como desenvolver a melhoria de processos nas empresas na prática?
Algumas etapas simples são fundamentais para conhecer profundamente cada procedimento e poder traçar metas para melhorar uma empresa:
- considere quais etapas do processo atual não estão funcionando ou estão apresentando falhas;
- identifique se existem etapas que aumentam os custos operacionais;
- converse com as pessoas que são diretamente afetadas por esse processo e descubra o que elas acham que está errado e como sugerem que o problema seja resolvido.
Independentemente do processo que você está tentando melhorar, o procedimento de melhoria segue um caminho semelhante.
A seguir, definimos 7 etapas importantes para alcançar a melhoria de processos nas empresas. Tome nota e tente aplicá-las em seu negócio.
7 passos para implementar melhorias de processos nas empresas
1. Identifique a necessidade de melhoria de processos
A auditoria é uma das formas mais eficazes de identificar a necessidade de melhoria de processos nas empresas, porque ajuda no reconhecimento de problemas atuais e, até mesmo, que podem ocorrer no futuro.
O método FMEA é uma boa maneira de realizá-la, pois possibilita prever e eliminar falhas, seja em processos, produtos ou serviços.
Quer saber mais sobre FMEA? Confira o resumão sobre o assunto que o Master Black Belt Carlos Sander fez:
O Diagrama de Ishikawa é outra opção de ferramenta da qualidade que pode ser usada como uma técnica de melhoria de processos nas empresas. Esta metodologia possibilita visualizar a empresa como um todo.
Leia também: Como fazer um Diagrama de Ishikawa: aprenda como aplicar a seus processos
Além de identificar as oportunidades de melhoria, a auditoria também deve indicar quais são as prioridades de mudanças.
Sendo assim, nesta primeira etapa você também deve analisar como cada processo afeta:
- a empresa;
- os recursos;
- os funcionários;
- os clientes;
- os parceiros;
- os fornecedores, etc.
Quer entender melhor sobre o assunto? Aproveite e conheça o curso de Gestão de Processos da Frons Treinamentos.
2. Analise os processos atuais
Após fazer uma análise de melhoria de processos e identificar quais deles precisam passar por otimizações, é preciso olhar para como o procedimento é realizado no momento atual.
Procure entender como cada etapa do processo é executada para entender quais aspectos precisarão de mudanças.
Para tornar o trabalho mais fácil e didático você pode tentar responder às seguintes perguntas:
- quais são as falhas do processo?
- quais mudanças demandam mais tempo para conclusão?
- quais são os benefícios esperados da otimização?
- entre outras.
Dessa forma, é possível definir a prioridade dos projetos de melhoria de processos, além de estabelecer objetivos claros e realistas.
Aliás, lembre-se de sempre documentar a melhoria de processos. A documentação é essencial para que toda a equipe saiba o que está ocorrendo e para que as mudanças sejam implementadas corretamente.
Para identificar a causa raiz das falhas em processos, é possível utilizar os 5 porquês. Confira o que é isso e como utilizar no vídeo a seguir:
3. Conquiste o apoio da sua equipe
Se você não tiver o apoio e o compromisso dos funcionários e gestores, de nada adianta toda a análise de melhoria de processos apresentada nas duas etapas anteriores.
É fundamental que você conquiste o apoio de todos para aplicar as técnicas de melhoria de processos e para que as mudanças sejam implementadas.
Afinal, empresas são formadas por diversas pessoas e dependem do trabalho em equipe, não é mesmo? Então, não é possível realizar melhorias relevantes de processos sem a contribuição de todos.
Mão de obra, tempo e recursos são fatores fundamentais para a implementação da melhoria de processos nas empresas. E todos devem estar cientes de que nem sempre essa é uma tarefa simples.
4. Crie uma estratégia de melhoria
Até aqui você realizou uma análise de melhoria dos processos. Agora é a hora de desenvolver a sua estratégia. Para isso, recomenda-se que você inclua os seguintes pontos na apresentação:
- quais etapas do processo podem ser otimizadas;
- por que e como elas devem ser aprimoradas;
- e as implicações financeiras e de recursos para a implementação das alterações.
Além disso, também é essencial que você defina objetivos realistas, que estejam alinhados com as metas da organização e que possam ser medidos adequadamente.
É indicado que você considere os seguintes objetivos:
- aumentar a participação de mercado;
- buscar a redução de custos;
- aumentar a produtividade;
- manter um alto nível de satisfação do cliente.
5. Use a tecnologia
O uso da tecnologia permite que você desenvolva com mais praticidade, agilidade e facilidade a melhoria de processos internos nas empresas.
Existem diversas ferramentas de gerenciamento de melhoria de processos, que variam de planilhas a soluções de software prontas para uso.
A nossa indicação é que você conte com apps e softwares que automatizam parte da análise e das estratégias.
Dessa forma, você otimiza o seu tempo, tornando a implementação do projeto de melhoria de processos mais rápida e produtiva.
Aplicar a gestão de processos na sua empresa é o método mais eficiente para automatizar procedimentos e simplificar a melhoria deles. Veja como implementá-la em sete passos:
6. Facilite a colaboração
Incentivar a colaboração do máximo de pessoas no projeto de melhoria de processos nas empresas é uma ótima forma de aumentar a eficiência da execução e reduzir custos.
Para isso, você pode criar um calendário virtual que todos possam acessar e ver as tarefas e os seus responsáveis ou utilizar um aplicativo de comunicação para trocar ideias.
Enfim, utilize a sua criatividade para pensar em métodos e ferramentas que podem melhorar a colaboração da equipe envolvida.
O brainstorming é uma boa técnica que pode ser utilizada para pensar em ideias inovadoras e eficazes que estimulam a colaboração. Veja como fazê-lo em quatro etapas:
7. Acompanhe a implementação e revise as mudanças
Assim como você revisou os processos existentes para descobrir onde melhorias poderiam ser feitas, você também deve revisar as mudanças implementadas.
Monitore o progresso delas, verifique se estão atingindo os objetivos que você definiu e esteja pronto para ajustar o seu plano conforme andamento dele.
Para isso, fique em contato com sua equipe, obtenha informações sobre como o novo processo está funcionando e pergunte sobre possíveis falhas ou problemas.
Com essas informações em mãos, avalie se há a necessidade de realizar ajustes no seu plano para que ele, de fato, proporcione uma melhoria nos processos da empresa.
Como otimizar processos em PME’s?
As pequenas e médias empresas são um caso à parte, porque precisam de estratégias de melhoria de processos diferentes.
Afinal, elas possuem mão de obra e recursos reduzidos, o que pode dificultar um pouco na implementação das mudanças.
Por isso, elaboramos um ebook sobre como otimizar processos em PME’s. Ele ensina um passo a passo prático de como desenvolver um projeto de melhoria de processos capaz de trazer resultados financeiros de grande impacto. Baixe gratuitamente!
Lean Seis Sigma como ferramenta para melhoria de processos
Uma metodologia de melhoria de processos nas empresas, com grande espaço no mercado, é a Lean Seis Sigma. A utilização correta desse método prevê:
- aumento da produtividade;
- melhoria da qualidade de processos;
- redução de custos e mais.
A implementação da metodologia exige uma compreensão de 2 fatores principais:
- das necessidades do cliente de um negócio;
- como funciona o sistema produtivo da empresa.
Cruzando essas duas informações, é possível identificar quais aspectos internos precisam ser incrementados para melhorar a qualidade dos seus produtos e processos.
Em um segundo momento, é necessário buscar formas de eliminar as lacunas existentes. Para isso, serão definidas metas claras e projetos específicos para alcançar os objetivos traçados.
Realizar um curso sobre a metodologia Seis Sigma pode ser extremamente vantajoso para sua carreira.
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Para ler depois – O papel da liderança nas organizações: como um bom líder pode gerar melhorias?
