A organização e o planejamento são essenciais em qualquer empresa bem sucedida. Por isso, é preciso ter algumas estratégias para poder elaborar métodos que sejam assertivos e que os resultados sejam positivos.
Se algum dia você procurou formas de fazer essa organização de maneira eficiente, já deve ter ouvido falar em Product Backlog, parte da metodologia Scrum, uma das mais utilizadas atualmente. E a Frons te mostra mais informações que podem auxiliar na organização dos projetos de sua empresa.
O que é Product Backlog?
Product Backlog ou Backlog de produto pode ser definido como uma lista de requisitos organizada que uma gestão planeja para manter a ordem durante a execução de um projeto e que seja entregue no prazo estabelecido. O objetivo dessa listagem é visualizar mais próximo como o fluxograma dos processos estão ocorrendo e de garantir que eles estejam no produto durante a finalização.
Durante essa visualização, o Product Backlog tem algumas características para sua execução, como corrigir, testar, documentar e entregar o projeto. Assim, dificilmente algo passará despercebido pelo gestor que faz o uso dessa estratégia. Mas lembre-se que essa diretriz do Scrum é um pouco diferente da forma tradicional que muitos estão acostumados. Por exemplo, ele precisa estabelecer uma meta, para então dar início ao projeto e executá-lo.
Claro que esse é um modelo importante para a gestão da empresa, como acabamos de dizer, mas não pense que é preciso ficar sujeito somente a este estilo de execução. Por exemplo, você pode começar o projeto com informações que já possui e então fazer um desenvolvimento no projeto e ir evoluindo conforme as demandas.
As metodologias são importantes nesses momentos de fazer um planejamento do projeto, que é onde muitas empresas utilizam de algumas que são sujeitas a agir de forma mais rápida, como as ágeis, que consiste em executar os planejamentos em um curto espaço de tempo. Essa metodologia é chamada de Sprints Backlog. E dentro dela existe um detalhe que faz toda a diferença, que é o Product Backlog.
Qual a importância de ter um bom Backlog de produtos?
Podemos então dizer que o product backlog serve como uma ferramenta de auxílio durante a execução de um projeto, para que ele seja desenvolvido, aperfeiçoado e entregue nos prazos estabelecidos. Entender o que é inteiramente o processo do backlog de produtos é extremamente importante para o seu planejamento. Mas não para por aí.
Essa diretriz do framework Scrum contribui muito mais para o projeto do que apenas fazer uma listagem de processos que devem ser seguidos na execução do plano. Abaixo, você verá outras questões em que o Product Backlog é importante para sua empresa.
Maior flexibilidade durante o processo
Com o uso dessas listas, em que elas são bem estruturadas, é possível fazer facilmente alterações para diminuir ou ampliar as metas que foram estabelecidas. Dessa forma, uma gestão de qualidade consegue reduzir o tempo do projeto, mas ainda assim entregar o produto completo e com alto valor que foi pensado no início do projeto para seu cliente.
Esse fator é importante, pois assim o projeto não precisa ficar preso a regras, podendo se adaptar com mais facilidade durante o processo.
Organizações sendo feitas a longo prazo
Ter os conceitos do Product Backlog em mente, é de suma importância para a equipe que está executando o projeto. Assim, eles possuirão a capacidade de se adaptarem facilmente a cada novo período nos planejamentos.
Por mais que todo o escopo seja alterado regularmente, é significativo ter uma base do que ter que fazer um planejamento totalmente do zero.
Não é preciso ter todas as informações de início
Como dissemos anteriormente, não é necessário se ter todas as informações no começo do planejamento. Esse é o diferencial do Product Backlog.
Você pode partir de um ponto em que se tem uma visão totalmente macro com diversos aspectos e apontamentos, e com o tempo, ir se ajustando conforme os processos forem sendo executados. Isso também propicia um início no projeto mais rapidamente. Assim não se corre o risco de perder tempo, além do dinheiro, indo totalmente para um caminho contrário do que foi planejado. Os objetivos podem ser ajustados conforme as propostas do projeto são executadas.
Como montar um Product Backlog?
Agora que sabemos o que é e qual a importância de um backlog de produtos, vamos entender melhor como exatamente funciona com algumas práticas que servem como base dessa metodologia.
1. Entenda qual a identidade do produto
Para começar, faça um título ao seu backlog que seja autoexplicativo e de fácil compreensão.
Não pense que seja algo muito complexo. Por exemplo, imagine que o projeto é relacionado a uma livraria. Então você pode fazer um título como “Backlog do projeto da livraria”. Dessa forma, os membros da equipe, que irão realizar o projeto, terão um maior entendimento do que está sendo realizado. Isso também se aplica a outros itens.
2. Momento de estabelecer as tarefas e descrições
Agora que demos um nome ao projeto, chegou o momento de estabelecer as tarefas junto de suas descrições. Como o Product Backlog faz o uso de listagens, coloque aquelas sendo previstas conforme o projeto, com suas respectivas descrições e também o tempo estimado para o término delas.
O ideal seria montar esses itens dentro de um Sprint Backlog, onde eles podem ser resolvidos dentro de uma semana ou mês, conforme o que foi planejado.
Então suponhamos que um projeto tenha 10 tarefas. Elas seriam divididas em uma listagem, onde cada uma seria uma página com a possibilidade de visualizar o status do processo.
3. Saiba determinar as prioridades
Muito mais do que entender o que é Product Backlog e como ele funciona, é saber quais as prioridades no projeto e que elas sejam comunicadas adequadamente e clara para a equipe.
Saiba mais: 9 dicas de como desenvolver um trabalho em equipe.
Por isso, procure organizar primeiramente aquelas tarefas de acordo com suas relevâncias e aquelas que são mais importantes.
4. Crie uma lista com sprints
Assim que for feita a lista principal com as tarefas, você pode criar uma secundária com aquelas atividades que conseguem ser executadas em um curto prazo sem serem interrompidas.
Então se suas sprints contar com o prazo de um dia, se pode incluir algumas tarefas fáceis que podem ser completadas durante o dia e que podem contribuir para outra meta.
Podemos perceber que o Product Backlog é dinâmico e que pode ser adaptado conforme o projeto é feito. Ele é uma forma de organizar, além de detalhar e priorizar os requisitos que são mais importantes. Então essa diretriz do Scrum pode ser uma excelente opção para a gestão de sua empresa.
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