Você conhece a ISO 9001? Trata-se de um sistema de gestão desenvolvido para garantir a otimização dos processos, maior agilidade no desenvolvimento de produtos e uma produção mais eficiente. Todos esses fatores trazem grandes implicações na satisfação dos clientes! Neste artigo, vamos abordar a metodologia empregada na ISO 9001, sua relação com o ciclo PDCA e como identificar se a organização está fugindo do padrão. Confira:
O que é a ISO 9001?
A ISO 9001 foi criada para melhorar a gestão das empresas e pode ser aplicada junto de outras normas de funcionamento, como normas de saúde ocupacional, meio ambiente e de segurança. Para conseguir a certificação da ISO, a empresa precisa cumprir requisitos específicos para garantir que tudo corra da forma adequada.
Por meio da ISO 9001, as organizações conseguem melhorar a prestação de serviços ao cliente, uma vez que a certificação confere maior agilidade no desenvolvimento dos produtos e na própria produção.
Benefícios da ISO 9001
A certificação ISO 9001 confirma que a empresa dispõe de qualidade e segue as normas necessárias para desenvolver e oferecer os melhores produtos e serviços para o cliente. Além disso, há também o aumento da integração entre uma gestão de qualidade e as linhas estratégicas que a empresa segue.
Conquistar essa certificação significa conquistar também um atestado de reconhecimento nacional e internacional da qualidade do trabalho, uma vez que esta norma assegura boas práticas de gestão e relacionamento entre clientes e fornecedores. A ISO 9001 possibilita também desenvolvimento mais intenso dos colaboradores, servindo como alavanca na busca pela qualidade total, otimização dos processos e redução de custos.
Entretanto, vale lembrar que os resultados positivos serão obtidos apenas se estes conhecimentos forem aplicados na rotina de trabalho, de modo que seja gerado valor real à organização. Desta forma, logo serão notadas as melhorias na produtividade do time e um contínuo crescimento de desempenho.
Para alcançar este cenário, é essencial que a organização esteja completamente imersa no processo. Cada colaborador deve saber o que são suas tarefas e os motivos pelos quais ele a realiza, o que exige tempo e investimento em treinamentos e ferramentas.
A ISO 9001 e o Ciclo PDCA
Antes de mais nada, é essencial lembrar que o nome “PDCA” nada mais é do que a abreviação das iniciais de quatro etapas em inglês: “plan”, “do”, “check” e “action”, que significam “planejar”, “fazer”, “checar” e “agir”, respectivamente. O ciclo PDCA tem tudo a ver com a norma ISO 9001, uma vez que essa norma nada mais é do que a adaptação dos processos de uma empresa de forma global, seguindo uma abordagem Plan-Do-Check-Act.
Na prática, isso significa que o método PDCA irá estruturar as etapas da norma, regendo todo o funcionamento deste sistema de gestão da qualidade.
Plan – Planejar
Antes de seguir com qualquer outra ação, a empresa deve fazer bons estudos do contexto organizacional atual, de modo que identifique os riscos e as oportunidades. O item 6 da ISO 9001 diz respeito à concepção do sistema que será implementado. Assim, entender bem o negócio, suas características, questões externas e internas, política de qualidade, planejar um sistema que considere riscos e oportunidades é o primeiro passo para que os objetivos definidos sejam claros e que seja traçado o melhor percurso para a melhoria.
Do – Fazer
Os itens seguintes da norma são o 7 e 8, relacionados ao Apoio e Operação. Estes itens estão relacionados à execução dos processos por meio de suporte e etapas de preparo. Em outras palavras, se a empresa quiser buscar os caminhos da certificação, será necessário prover pessoas, infraestrutura, equipamentos e recursos necessários para que os processos do sistema de gestão funcionem e gerem os resultados esperados.
Check – Checar
Agora, vamos tratar do item 9, que diz respeito à verificação do desempenho obtido pelos processos na realização das atividades que foram planejadas. Aqui, é essencial que a empresa acompanhe, meça e cheque com precisão tudo que foi empregado por meio das auditorias internas, avaliações de desempenho e análises críticas do sistema de gestão via Alta Direção.
Act – Agir
Finalmente, o item 10 soluciona as questões de praticidade nas ações de melhoria. As análises realizadas devem abrir caminho para o registro de eventuais não conformidades e, portanto, as ações corretivas que devem ser tomadas para solucionar os problemas que foram mapeados.
Quais são os requisitos da ISO 9001?
Ao ler as informações referentes à ISO 9001, você vai perceber que aparecem duas frases-chave: “manter informação documentada” e “reter informação documentada”. No caso da primeira, a norma determina que deve haver algum documento – como procedimento, instrução de trabalho, fluxograma, diagrama e até mesmo um projeto – para evidenciar que o requisito em questão foi atendido.
Por ser necessária a retenção da informação documentada, a ISO 9001 demanda a existência de algum registro. Este pode ser um formulário, um relatório, gráficos, planilhas e outros. Basta evidenciar que o requisito foi atendido.
Assim, a equipe deve determinar, elaborar e manter sempre atualizada a documentação que será uma evidência do atendimento à norma ISO 9001. Essa é uma tarefa de longo a médio prazo, que deve ser feita com extrema atenção. Como são estes documentos que irão evidenciar o cumprimento dos requisitos, os colaboradores de T.I. têm função estratégica na manutenção da segurança da informação.
Será necessário que eles utilizam de forma eficiente os mecanismos de bloqueio à intrusão, como firewalls, senhas difíceis de serem quebradas, assinaturas eletrônicas e, claro, tenham uma rotina constante de cópias de segurança das informações documentadas.
Após a implantação da norma ISO 9001, cabe à empresa contratar uma certificadora para a realização da auditoria externa de certificação. Se tudo correr bem, a empresa deverá receber o certificado com validade de três anos. Durante este período, ainda serão feitas mais duas auditorias de manutenção e uma de recertificação.
Para seguir com seus estudos, confira as seguintes leituras:
Como usar o PDCA e o Diagrama Espinha de Peixe?
Ferramenta PDCA: saiba tudo sobre ela
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