Se você está com muitas demandas urgentes, perdendo prazos, reuniões, treinamentos, investimentos, entre outras coisas, sabe como definir o que é prioridade? Não é fácil se organizar, por isso, separamos 7 dicas práticas para você começar e conseguir suprir todas as tarefas!
Para ser um gestor de alta performance é preciso organização, saber delegar tarefas e capacidade analítica. Por esses motivos, além das 7 dicas, ainda trouxemos 3 ferramentas de priorização de projetos para auxiliar você, sua equipe e todas as pessoas interessadas para que se cumpram todos os prazos, confira abaixo!
1. Liste o que precisa ser priorizado
O primeiro passo para começar a se organizar é priorizar tarefas! Faça o levantamento de tudo o que você tem para realizar, como tarefas, projetos, chamadas, reuniões entre outros. A partir de todos esses dados, verifique quais as iniciativas que precisa tomar conforme as reais prioridades de cada tarefa.
Se a demanda é alta, separe por categorias para se organizar melhor. Se os assuntos são diferentes, vale a pena serem vistos separadamente. Uma das prioridades que se pode elencar na empresa, é o treinamento dos colaboradores, afinal, pessoas capacitadas podem participar de decisões importantes e geram resultados melhores.
2. Enumere critérios de seleção
Quando estamos sobrecarregados é comum confundirmos tudo como urgente, mas para se organizar, defina critérios de seleção conforme as demandas como grave, obrigatório, benefício, satisfação do cliente, investimento e mais, personalize conforme suas necessidades.
Separar e categorizar todas as informações, facilitará na organização geral das prioridades.
3. Atribua uma pontuação para cada critério de seleção
Nessa etapa do processo, chame seu time, gestores ou as pessoas interessadas na organização das demandas para te ajudar a tomar as devidas decisões.
Utilize as notas de 1 a 5 para classificação, sendo a 1 para tarefas que possam ser resolvidas depois ou ignoradas e a nota 5 de para demandas de extrema urgência. Já separem exemplos para cada nota, para auxiliar na hora de classificar cada uma das tarefas conforme as prioridades.
4. Monte uma tabela com as informações
Agora que você já tem as listas de prioridades, critérios e pontuações, organize uma tabela de forma visual. Nessa tabela deve constar todas as informações levantadas para que você possa visualizar todas!
Dessa forma, ficará mais fácil seguir os próximos passos para priorizar realmente o que é urgente e o que pode deixar para o final da lista. Assim que todas as prioridades foram definidas, lembre-se de delegar as tarefas conforme a competência de cada colaborador, dessa forma, você não se sobrecarrega.
5. Associe as pontuações de cada demanda
Se na separação das informações, algum dos critérios obteve notas diferentes, o que fazer? Dependerá da ferramenta que você vai utilizar para se organizar.
Existem algumas ferramentas que você vai somar esses valores, em outros você vai multiplicar para chegar em apenas um número e separá-los na lista de prioridades.
Com a sobrecarga de trabalho, é bem provável que sua equipe esteja cansada e desmotivada, confira 5 passos de como motivar sua equipe e conseguir engajá-los.
6. Monte o ranking das demandas
Com os resultados obtidos, faça uma lista de prioridades utilizando os números de forma crescente. Se houver um “empate” verifique os outros critérios para “desempatar”. Existem dois tipos de resultados gerados que são:
- ranking calculado: gerado pelo cálculo dos itens da lista;
- ranking forçado: revisão do cálculo gerado, dessa forma um comitê pode alterar os itens da lista.
Nesse segundo caso, é importante avisar o motivo para todos os envolvidos e interessados desses resultados e deixar a justificativa registrada na matriz.
7. Escolha sua ferramenta de priorização de projetos
Atualmente, existem diversas ferramentas para te auxiliar na priorização de projetos, vamos apresentar as principais para que você escolha a que melhor se adequa as suas necessidades para um resultado de alta performance.
Matriz GUT
A matriz GUT é uma ferramenta de priorização que considera os critérios: gravidade, urgência e tendência. Acrescente todos os dados na ferramenta e separe entre as categorias G, U e T. Ao final, a nota de cada categoria será multiplicada e você obterá a nota final para basear a prioridade.
As notas variam de 1 até 5, nessa ferramenta a nota 1 representa tarefas menos importantes, enquanto a nota 5 representa demandas de extrema urgência. Dessa forma, as notas finais variam de 1 até 125.
Uma categoria altamente importante é a de recursos, afinal os gestores de recursos são grandes interessados em manter o orçamento já previsto de todos os projetos.
Matriz BASICO
Assim como na Matriz GUT, a BASICO utiliza as numerações de 1 até 5, porém ao final, somam-se as notas de todos os critérios para resultar no score de priorização. A Matriz BASICO leva em consideração 6 critérios para as selecionar as prioridades:
- Benefícios e vantagens para a organização: quais as vantagens e benefícios que a empresa vai receber em atender essa demanda?
- Abrangência dos resultados: identifica a quantidade de pessoas ou setores que serão beneficiados com a realização dessa tarefa.
- Satisfação do cliente interno (colaboradores): esse critério identifica se essa demanda impacta positivamente na experiência dos colaboradores da empresa.
- Investimento requerido: qual o orçamento necessário para a realização desse projeto/atividade?
- Cliente externo satisfeito: a realização dessa demanda impacta positivamente na experiência do consumidor? A relação com ele será fortalecida?
- Operacionalidade simples: visa mensurar a dificuldade na execução da tarefa.
Essa matriz é interessante, pois, considera a comunicação empresarial interna e externa. Afinal, nenhuma empresa consegue bons resultados sem colaboradores e clientes!
Matriz 4×4
Na matriz 4×4 são considerados apenas 2 critérios (alto e baixo) e quadrantes que podem ser escolhidos pelo usuário. Os pontos são contabilizados de 1 a 4, sendo o 1 o mais baixo e o 4 o mais alto.
Assim, é possível fazer um gráfico cartesiano e separar quadrantes com os critérios que te auxiliem na escolha das prioridades a serem realizadas. Alguns critérios mais utilizados são: fazer agora, programar para fazer, fazer quando der e ignorar.
Para aprender ainda mais sobre como priorizar todas as demandas que aparecem durante o dia a dia, conheça nosso Curso de Gestão de Projetos. Nele, falamos sobre como montar um cronograma, gestão de risco, gerenciamento do time e mais!
Agora que você já sabe como priorizar todas as tarefas e organizá-las, saiba como evitar a sobrecarga de trabalho a partir de hoje!
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