A ferramenta 5W2H é usada para simplificar o planejamento de atividades. Empresas de consultoria e de serviços, por exemplo, utilizam a ferramenta no momento de passar do planejamento estratégico para a ação concreta ou durante a gestão de projetos.
A ferramenta 5W2H pode ser aplicada em vários momentos da gestão de negócios e vamos mostrar um exemplo de plano de ação 5W2H na prática e como é fácil aplicá-lo.
As empresas que objetivam crescer de forma organizada e bem planejada, usam o 5W2H para tornar os processos e mudanças mais orientados, facilitando decisões estratégicas.
Quer entender melhor as vantagens dessa ferramenta para a execução de melhores planos de ação? Continue lendo e entenda como funciona a metodologia e um exemplo de plano de ação 5W2H.
O que é o 5W2H?
O método 5W2H é usado na criação de planos de ação, onde são respondidas sete perguntas que equivalem a cada uma das iniciais da sigla. Dessa forma temos:
- What? (o que?);
- Who (quem?);
- When (quando?);
- Where? (onde?);
- Why (por que?)
- How? (como?);
- How much (quanto vai custar?)
Quando um gerente precisa apresentar um plano de ação, ele pode usar o método 5W2H para mostrar quais serão as etapas que levarão ao resultados pretendidos. Assim, as metas traçadas são mais objetivas e menos vagas.
Exemplo de plano de ação 5W2H
Neste exemplo de plano de ação 5W2h, vamos acompanhar uma empresa que precisa modernizar as ferramentas do setor de vendas.
O atendimento ao cliente é uma etapa importante e o gerente de vendas percebeu a necessidade de digitalizar os dados das reuniões e torná-los compartilháveis com toda equipe.
Assim, cada um dos cinco membros da equipe de vendas vai precisar de um tablet, pois este foi o meio mais prático que todos concordaram que seria ideal.
Então, o objetivo com um plano de ação 5W2H é “comprar tablets para os funcionários do time de vendas” e fica definido da seguinte forma:
- What – O que?: Comprar tablets para os funcionários do time de vendas;
- Who – Quem?: João, gerente do setor financeiro;
- When – Quando?: Em duas semanas;
- Where – Onde?: Na internet, com o fornecedor que o gerente de vendas conseguiu um desconto empresarial;
- Why – Por que?: Os tablets dão mais mobilidade aos representantes de vendas e permitem compartilhar e receber informações mais rápido;
- How – Como?: A área de TI vai validar as configurações do aparelho escolhido, João vai alinhar o investimento com o planejamento financeiro e executar a compra no período determinado.
- How much – Quanto vai custar?: O orçamento total da compra será de R$ 5.000.
Com um plano de ação baseado no 5W2H, um objetivo é dividido em etapas e cada setor envolvido pode dar sequência ao trabalho quando chegar sua vez.
Quantos planos de ação da sua empresa já se perderam porque não tinham responsáveis para conduzi-los? Adotar ferramentas simples garante uma execução sem falhas.
Quando usar a metodologia 5W2H
Sua empresa precisa de mais eficiência e agilidade nos processos de tomada de decisão? Como vimos no exemplo de plano de ação 5W2H acima, a ferramenta ajuda a aumentar a produtividade de toda equipe.
Veja alguns exemplos abaixo em que o método 5W2H se encaixa perfeitamente para orientar os planos de ação:
- Organização de plano de manutenção para equipamentos;
- Estruturação de uma nova estratégia de vendas para o negócio;
- Estratégia de redução de custos operacionais;
- Criação de um plano de mídia anual para a empresa.
Como usar o 5W2H
A melhor maneira de aplicar um plano de ação 5W2H é organizar as etapas em uma planilha do Excel.
Você também pode usar o Word e formatar uma tabela com as etapas ou mesmo registrar a mão. Mas o Excel vai permitir configurações mais avançadas como automatizar alguns processos e cálculos, criar fórmulas, etc.
Tenha em mente, assim como no exemplo de plano de ação 5W2h que discutimos acima, que é fundamental ter o objetivo final claro, descrever todas as etapas e os responsáveis por cada uma para tirar o melhor proveito da ferramenta.
Agora que já viu um exemplo de 5W2H, entenda mais como aplicar ele na prática com o vídeo abaixo:
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