Como está indo a performance da sua empresa? Você já parou para analisar se é preciso melhorar o desempenho de publicidade e vendas? E quais métricas você usa para encontrar esses pontos de desenvolvimento?
O processo de melhoria contínua serve justamente para você sempre ter uma boa resposta para as perguntas acima. Aprenda como implementar esse conceito de otimização contínua e quais métodos e ferramentas podem ser utilizadas para aumentar o seu sucesso na prática!
O que é a melhoria contínua?
A melhoria contínua é um conjunto de ações e estratégias regulares e ininterruptas que visam otimizar constantemente os processos de uma empresa.
Caso sua empresa não se atualize e não acompanhe as modernizações — não só da área em que atua, mas também todo o ecossistema impactado pela sua atividade —, você pode ter problemas. Essas consequências podem ser:
- Prejuízo financeiro;
- Atraso em relação à concorrência;
- Desorientação tecnológica;
- Má reputação;
- Insatisfação dos clientes;
- Perda de consumidores.
Devido à alta competição do mercado, as empresas têm investido cada vez mais para realizar otimizações contínuas em seus processos.
Mas como se manter atento e atualizado para obter bons resultados? Fique tranquilo! A partir da aplicação de metodologias corretas para melhoria contínua e as ferramentas certas, seu negócio pode melhorar cada vez mais e se manter atual.
Qual é o principal objetivo da melhoria contínua?
O principal objetivo da estratégia de melhoria contínua é ter um profundo e detalhado conhecimento sobre todos os processos, ações e atividades da empresa.
Com o apoio de ferramentas de gestão, ela ajuda a encontrar oportunidades de aprimoramento e soluções para obter resultados melhores e estar sempre alinhado com as exigências do mercado.
Por que é importante implementar um processo de melhoria contínua?
Um processo de melhoria contínua evita a obsolescência dos procedimentos e atividades da empresa e o comodismo por parte dos colaboradores. As ferramentas usadas nesse processo apontam com precisão e clareza questões fundamentais para a evolução e desenvolvimento da empresa.
Palestras, comunicados gerais, treinamentos, dinâmicas e reuniões devem fazer parte da rotina dos colaboradores para que eles estejam sempre a par das mudanças, motivados e cada vez mais especializados em suas funções.
Por isso, implementar essas otimizações é de fundamental importância para que a empresa esteja sempre atualizada e preparada para novos cenários e desafios de mercado.
Benefícios de pensar na melhoria contínua de processos
Quanto melhor estiverem funcionando os processos em uma empresa, melhor será a satisfação de todos os envolvidos.
Os funcionários melhoram o desempenho e a produtividade, os clientes recebem o produto/serviço com mais qualidade e nos prazos programados, e os fornecedores não enfrentam situações problema nas negociações com sua empresa.
Um planejamento que envolva melhoria contínua pode trazer:
- Lucratividade;
- Prevenção de erros;
- Desenvolvimento da empresa;
- Clientes mais satisfeitos;
- Manutenção dos resultados;
- Evolução da comunicação interna;
- Desenvolvimento do trabalho em equipe;
- Repositório de conhecimento interno;
- Diminuição do ato de errar duas vezes da mesma forma;
- Maior conexão e comunicação com os funcionários.
Aqui a participação dos colaboradores é fundamental para o planejamento das estratégias de melhoria de processos. São eles que vivenciam o dia-a-dia da empresa e podem apontar com precisão os pontos que precisam ser melhorados.
Ferramentas de melhoria contínua: quais são elas?
Metodologias como o Lean Manufacturing e a Seis Sigma permitem a análise, medição e acompanhamento constante de processos dentro de sua empresa. A junção das duas metodologias também pode ser um diferencial, já que elas podem ser complementares. Entenda:
Seis Sigma e a melhoria contínua de processos
Em meados da década de 80, a Motorola estava ficando para trás em relação à concorrência, que oferecia produtos de melhor qualidade e mais baratos.
Para reduzir os defeitos e custos de produção, a empresa criou a metodologia Seis Sigma.
Após a implementação a empresa pôde alcançar seus objetivos. Em 1988, quando o projeto já estava sendo executado, a organização reduziu o número de aparelhos defeituosos e também diminuiu as variabilidades dentro da produção. Além de gerar menos gastos e obter ganhos de 2,2 bilhões de dólares!
A Seis Sigma é uma metodologia sistemática capaz de medir a variabilidade de processos. Em resumo, ela consegue mensurar e coletar dados que serão interpretados para buscar a melhor forma de otimizar os resultados da empresa.
DMAIC
O DMAIC é um ciclo de operações contínuas nomeadas de: Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar. É considerado uma ferramenta de melhoria contínua exatamente por ser cíclico e permitir um controle dos projetos.
PDCA
Para explicar para você de forma simples e resumida, o ciclo PDCA tem quatro fases:
- Plan (planejar);
- Do (fazer);
- Check (checar);
- Act (agir).
Essa técnica permite que sejam identificados os processos defeituosos e que suas causas sejam analisadas.
Também possibilita que elaborem correções e contramedidas. Então, você consegue desenvolver as novas medidas tomadas para executar o projeto. Logo após, com essa técnica você consegue monitorar os resultados obtidos e definir uma padronização.
Para compreender as diferenças das metodologias PDCA e Six Sigma, assista ao nosso vídeo sobre essas duas ferramentas de melhoria contínua.
Com esse conhecimento, você terá mais facilidade para distinguir qual a abordagem correta para ser aplicada.
Mapa de Raciocínio como ferramenta para melhoria contínua
Essa é outra ferramenta que você deve dominar. O Mapa de Raciocínio é um documento que funciona como um repositório de informações.
Portanto, é possível consultar e estudar casos que ocorreram na sua empresa. Com isso, a possibilidade de aprender com os erros de alguns processos do passado fica evidente.
Essa aprendizagem vai ajudar você a evitar alguns transtornos que possam surgir no dia a dia da sua empresa. Mantenha o Mapa de Raciocínio sempre atualizado conforme as etapas do DMAIC.
Essa é uma das formas de consulta que você precisa usar na sua empresa. Com isso, você vai aumentar a sua experiência e da sua equipe e vai potencializar o conhecimento prático de todos, influenciando diretamente os resultados de melhoria contínua.
Dessa forma, essa documentação progressiva vai auxiliar os gestores a atuarem com as melhores práticas e execuções possíveis para evitar falhas em determinados projetos.
Lean Manufacturing: a filosofia de uma melhoria contínua
A principal característica da metodologia Lean Manufacturing é ajudar você no processo de redução de desperdícios na empresa. Isso porque o método consiste em elaborar uma lista detalhada de tipos de desperdícios que devem ser evitados e qual a importância que isso tem dentro da organização.
Por isso, é necessário que haja um fluxo permanente entre as etapas. Isso faz com que os processos estejam em constante evolução e os desperdícios sejam reduzidos ao máximo.
Lembre-se: uma empresa capaz de produzir conforme a demanda dos consumidores de forma rápida, é uma empresa com serviços e produtos atualizados e processos eficientes. Logo, uma empresa mais próxima do ideal de melhoria contínua.
Outro princípio importante do Lean é envolver todos os setores da empresa em consonância com as metas e objetivos do projeto. Quando bem executada, essa ferramenta pode reduzir o desperdício a zero.
Assim, as pessoas envolvidas no projeto devem ter total conhecimento do processo e dos objetivos do Lean. Esse aprendizado é importante para ajudar na hora de tomar as melhores decisões e buscar a melhor forma de executar os projetos.
Para você entender melhor qual metodologia usar em cada situação, nosso especialista Carlos Sander traz algumas dicas para você. Confira:
INSERIR VIDEO [https://youtu.be/OVKU_S_Y_Xc]
Lean Manufacturing e Seis Sigma: a união das ferramentas
O Lean Manufacturing pode ser associado ao Seis Sigma, o chamado de Lean Seis Sigma. Essa interação é natural porque são estratégias complementares.
O Seis Sigma oferece um método estruturado e profundo para você solucionar problemas que surgirem, isso tudo com ferramentas de apoio estatístico. No que lhe concerne, o no Lean Manufacturing aponta para questões de rapidez, fluidez, comunicação interna entre a equipe e redução dos desperdícios.
Portanto, por meio dela é possível você acompanhar toda a evolução dos seus projetos de forma regular, realizando a análise dos resultados obtidos com mais tranquilidade e assertividade.
Programa de qualidade 5S
Outra ferramenta relacionada à qualidade e melhoria contínua de processos é o 5S. Essa ferramenta surgiu devido à necessidade de incorporação de técnicas utilizadas por donas de casas japonesas.
Essas mulheres criaram hábitos para administração e organização do lar, e essas técnicas influenciaram o desenvolvimento e o cotidiano das empresas no Japão.
O nome 5S faz referência às suas cinco práticas, já que todas iniciam com a letra S. Cada uma dessas técnicas remete a uma ideia própria e todas se complementam de forma cíclica. Veja abaixo.
1) Seiri
Seiri significa utilização: Você deve eliminar tudo o que não tiver utilidade para a melhoria contínua da sua empresa;
2)Seiton
Seiton significa arrumação: É necessário você organizar o local do seu trabalho para que as tarefas continuem ocorrendo de forma eficaz, ou seja, cada coisa deve estar no seu lugar;
3)Seiso
Seiso significa limpeza: Você precisa manter o seu local de trabalho sempre limpo;
4)Seiketsu
Seiketsu significa padronização: Por isso, é recomendável você criar uma cartilha com regras claras para incorporação dos padrões criados para a sua empresa e seus funcionários;
5)Shitsuke
Shitsuke significa disciplina e diz respeito ao comprometimento. Todos os diretores, funcionários e outros membros da sua empresa devem se comprometer e fazer dessas regras um hábito. Mantendo essa padronização e incentivando a melhoria contínua.
Diversos tipos de negócios, como escritórios, fábricas, multinacionais, órgãos públicos e pequenas empresas conseguem implementar a técnica 5S para otimizar a rotina dentro da empresa e gerar resultados mais eficazes.
Nós criamos um conteúdo completo sobre como implantar a 5S em apenas cinco passos. E se você ainda tiver dúvidas sobre a importância da melhoria contínua, continue sua leitura abaixo e conheça a metodologia Kaizen.
Melhoria contínua: objetivos da metodologia Kaizen
A Kaizen é uma metodologia de otimização, seja ela social, profissional ou pessoal. Em resumo, ela tem o objetivo principal de aumentar a produtividade. Portanto, você está sempre passando por um aprimoramento, é um crescimento permanente.
A metodologia Kaizen sugere diminuir toda forma de desperdícios a partir do desenvolvimento individual dos agentes envolvidos em um permanente processo de melhoria.
Devido a este fator, é necessário que todos os colaboradores tenham objetividade e transparência na comunicação, para que todos consigam ter a compreensão da direção que a empresa está indo.
Como já mencionamos nas metodologias acima, é fundamental que todas as pessoas da empresa se comuniquem entre elas.
No método Kaizen também há a necessidade desse diálogo porque é por meio dessa comunicação que acontece a transferência de informações e conhecimentos entre os funcionários.
É essa ligação entre todos os setores que vai gerar desenvolvimento constante para a sua empresa. A metodologia Kaizen está entre as ferramentas que pode ser aplicada em diversas empresas de diversos setores e tamanhos.
Quais são os benefícios e como aplicar a metodologia Kaizen?
O que não vai faltar para você aqui são benefícios. Quando você começar a utilizar o método Kaizen na sua empresa, vai notar como ele favorece a produtividade dentro de um negócio.
Com o aprimoramento contínuo e padronização dos processos, você reduzirá os custos e a necessidade de retrabalhos, tornando o setor de produção mais eficiente, otimizando os resultados.
Essa metodologia também valoriza um ambiente de trabalho limpo, organizado e bem humanizado, gerando melhores condições de trabalho para seus colaboradores.
Você deve seguir a metodologia Kaizen em todos os setores da sua empresa, sem exceção. Invista em treinamentos para os colaboradores para que todos compreendam os rumos do seu negócio. Com isso, você terá a noção correta e um plano de ação para padronizar todas as ações dentro do negócio.
Etapas do evento Kaizen
O evento Kaizen é um intervalo de tempo pré-agendado que um determinado setor ou equipe de funcionários colocará em prática todas as mudanças indicadas para melhorar o projeto. Este evento é feito em três etapas e elas duram no máximo 30 dias. As etapas são: Preparação, Evento e Follow Up.
Para você entender melhor sobre cada uma delas, veja abaixo.
- Preparação: Na parte da preparação você planeja tudo o que será implementado na próxima etapa, que é a fase do Evento. Você vai escolher os membros que irão participar do processo e toda preparação deles. Nessa etapa, você também faz uma pesquisa de todos os dados que serão necessários para realizar as próximas fases.
- Evento: Aqui toda a equipe se dedica exclusivamente para implementação do planejamento, com o objetivo principal de gerar os resultados desejados na empresa. Dessa forma, você deve se organizar para distribuir as tarefas diárias para outros colaboradores que não estejam participando do evento.
- Follow up: Logo após a etapa de implementação, vamos para a etapa da mudança, ou seja, para termos a validação que as mudanças serão mantidas por bastante tempo.
No entanto, você precisa entender que essas modificações requerem esforço e tempo, por isso, é importante que essa fase tenha manutenção e acompanhamento para ter otimizações na sua empresa.
Quais são os pilares da melhoria contínua?
Para que seja possível aplicar o processo de melhoria contínua com eficiência na sua empresa, é fundamental entender os pilares que norteiam as ações e estratégias: continuidade, mudança de cultura e benefícios coletivos. Confira mais sobre eles:
Continuidade
Por ser um processo cíclico, a melhoria em questão deve ser revisto e analisado em intervalos de tempo regulares para alinhamento das estratégias envolvidas e adaptação dos processos.
Mudança de cultura
Para que um processo de melhoria contínua funcione, é necessário que a cultura organizacional da sua empresa seja reavaliada. Todos os colaboradores devem estar engajados com o processo e dispostos a modificar seus procedimentos, atitudes e comportamentos em prol da otimização.
Benefícios Coletivos
Com o tempo, ficará evidente para todos os envolvidos na organização que esse processo de desenvolvimento é benéfico para todos.
Como implementar a melhoria contínua em minha empresa?
Não existe um modelo padrão de implementação de um processo de melhoria contínua para qualquer organização. Cada empresa tem suas particularidades e necessidades, e para facilitar a implementação, alguns passos são importantes para ter um levantamento real da situação atual.
Entender
Encontrar e entender a origem das falhas é o primeiro passo da implementação. Depois disso é possível buscar uma solução para acabar com os erros em seu âmago. Fazer uma análise minuciosa agilizará uma solução precisa para os problemas.
Planejar e realizar
Depois de entender onde estão os problemas, é hora de planejar as ações para resolvê-los. Neste momento, o ciclo PDCA será de grande ajuda. É importante que, se aparecerem pontos falhos durante a implementação, o processo deve ser reavaliado.
Padronizar e estabilizar
Para que a melhoria seja realmente contínua todos os processos que forem sendo implementados devem ser documentados regularmente para posterior consulta, análise e novamente, propor otimizações.
Depois de um período de implementação, os processos estarão padronizados e serão fundamentais para gerar a estabilidade do desenvolvimento e, posteriormente, a sua sustentabilidade.
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